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HS Personalwirtschaft
ELStAM – Informationen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer


Seit 2013 ist der elektronische Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale für alle Arbeitgeber verpflichtend vorgeschrieben. Spätestens die Abrechnung im Dezember 2013 muss mit ELStAM-Werten erfolgen.

Infoblatt ELStAM

Einen Überblick, wie zum Start der elektronischen Lohnsteuerkarte zu verfahren ist, finden Sie im folgenden Abschnitt:

Grundlagen Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
Im Kalenderjahr 2013 hat die Lohnsteuerkarte auf Karton nach über 85 Betriebsjahren mit dem elektronischen Abrufverfahren (ELStAM, auch unter den Namen „ELSTER Lohn II“ und „Elektronische Lohnsteuerkarte“ bekannt) ihren Nachfolger gefunden. Dazu werden die Merkmale, die für den Abzug der Lohnsteuer maßgeblich sind, von der Finanzverwaltung für alle Arbeitnehmer dauerhaft in einer zentralen Datenbank abgespeichert. Arbeitgebern stehen die Lohnsteuerabzugsmerkmale seit dem Kalenderjahr 2013 zum elektronischen Abruf zur Verfügung.

Bei den übermittelten Lohnsteuerabzugsmerkmalen handelt es sich um:

  • Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
  • Geburtsdatum
  • Steuerklasse
  • Faktor bei Steuerklasse IV
  • Kirchensteuermerkmale
  • Zahl der Kinderfreibeträge
  • Summe der Freibeträge
  • Hinzurechnungsbetrag

Lösung von HS - Hamburger Software
Anwender der HS Programme zur Lohnabrechnung (HS Personalwesen und HS Personalabrechnung), können seit Sommer 2013 Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch abrufen.

Über das MeldeCenter werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale automatisch von der ELStAM-Datenbank abgerufen und komfortabel in die Stammdaten der Mitarbeiter übernommen, damit die Lohnsteuer korrekt zum Abzug gebracht wird.

Um den reibungslosen Abruf der ELStAM zu gewährleisten, muss das Dienstprogramm Elektronische Meldungen installiert sein. Hier finden sie die Installationsanleitung.
Für die Korrespondenz mit der ELStAM-Datenbank benötigen Sie zudem ein gültiges ELSTER-Zertifikat.
Nähere Informationen erhalten Sie auf der HS Informationsseite zum ELSTER-Zertifikat und unter https://www.elster.de/arbeitg_elstam.php

Was müssen Sie als Arbeitgeber wissen?
Damit Sie als Arbeitgeber auf den Betrieb von ELStAM vorbereitet sind, bietet HS Ihnen nachfolgend Informationen im FAQ-Format.

Darüber hinaus empfehlen wir zur Klärung von Sachverhalten in der Praxis den
Leitfaden für Lohnbüros“.

  • Was benötigt der Arbeitgeber für den Abruf der ELStAM?
    Für den Datenabruf benötigt der Arbeitgeber von seinem Arbeitnehmer oder Versorgungsbezugsempfänger das Geburtsdatum und die Steuer-Identifikationsnummer.
    Zudem muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber mitteilen, ob er der Hauptarbeitgeber ist.
    Die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte wird in diesem Kontext benötigt, damit festgestellt werden kann, welcher Arbeitgeber für welche Arbeitnehmer die Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerufen hat.
  • Wie ist zu handeln, wenn für einen Mitarbeiter die ELStAM nicht rechtzeitig zur Abrechnung vorliegen?
    Für maximal drei Monate ist es Arbeitgebern gestattet, die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale manuell zu erfassen, sofern die ELStAM des Arbeitnehmers nicht rechtzeitig zur Abrechnung vorliegen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die zum Abruf der ELStAM erforderlichen Informationen bereitgestellt hat. Andernfalls ist Steuerklasse VI anzuwenden (siehe oben).
  • Wie gehe ich als Arbeitgeber damit um, wenn ein Arbeitnehmer mir seine Steuer_ID nicht mitteilt?
    In diesem Fall lassen sich die ELStAM nicht abrufen und der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Steuerklasse VI zu vergeben. Mitarbeiter, deren Steuer-ID nicht mehr auffindbar ist, finden unter
    Steuer-ID-Infocenter des Bundeszentalamtes für Steuern Informationen zur Wiederbeschaffung.
  • Wann muss der Arbeitgeber die ELStAM abrufen bzw. den Arbeitnehmer anmelden?
    Zunächst muss der Arbeitgeber bei Beginn des ELStAM-Verfahrens für alle Arbeitnehmer die Anmeldung über die Steuer-ID und das Geburtsdatum vornehmen und kann anschließend die ELStAM abrufen. Bei Neueintritten von Mitarbeitern müssen diese ebenfalls angemeldet werden bevor der Abruf der ELStAM vollzogen werden kann. Die Anmeldung sollte nach Eintritt eines Mitarbeiters sehr zeitnah erfolgen, z.B. an dessen ersten Arbeitstag, jedoch nicht vorher.

    Die Anmeldung und den Abruf erledigt Ihr HS Programm zur Personalwirtschaft für Sie.
  • Wie lange dauert der erstmalige Abruf der ELStAM?
    Nachdem der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer angemeldet hat, sollen die ELStAM in der Regel binnen ein bis fünf Tagen von der ELStAM-Datenbank bereitgestellt werden.
  • Wieso wird die Steuerklasse meines Mitarbeiters mit I statt mit II geliefert, obwohl er Alleinstehender mit Kind ist?
    Für eine Berücksichtigung der Steuerklasse II ist ein Antrag des Arbeitnehmers beim Finanzamt notwendig. Bei volljährigen Kindern ist dieser Antrag mit Auslaufen der Übergangsregelung zur Lohnsteuerkarte 2010 neu beim Finanzamt zu stellen. Bei noch minderjährigen Kindern ist eine einmalige Anmeldung erforderlich, die automatisch bis zum Ablauf des Monats, in dem das Kind volljährig wird, gültig ist.
  • Müssen die ELStAM auch dann abgerufen werden wenn der Mitarbeiter ohnehin die Steuerklasse VI erhalten soll?
    Ja. Auch wenn der Arbeitnehmer ein Zweitarbeitsverhältnis begründet, sind für ihn die ELStAM abzurufen. Dies hängt damit zusammen, dass über das ELStAM-Verfahren neben der Steuerklasse auch die Konfession und Freibeträge empfangen werden, die auch bei Steuerklasse VI relevant sind.
  • Muss der Arbeitgeber die ELStAM auf Richtigkeit prüfen?
    Nein. Der Arbeitnehmer kontrolliert die Steuerabzugsmerkmale selbst, entweder durch eine Prüfung seiner Entgeltabrechnung oder die Einsicht seiner ELStAM über www.elsteronline.de. Sollte ihm auffallen, dass die ELStAM nicht korrekt sind, muss er den Weg über das Finanzamt gehen. Für den Arbeitgeber sind die empfangenen ELStAM absolut bindend. Sollten Lohnsteuerabzugsmerkmale beim Finanzamt geändert werden, kann es zu Rückrechnungen kommen, da das Wirksamkeitsdatum einer Änderung auch in einem bereits abgerechneten Zeitraum liegen kann.

  • Kann ein Arbeitgeber seinen neuen Mitarbeiter mit dem Kennzeichen Hauptarbeitgeber anmelden, obwohl dessen vorheriger Arbeitgeber ihn noch nicht abgemeldet hat?
    Ja. Der frühere Arbeitgeber wird in diesem Fall automatisch zum Nebenarbeitgeber. Dennoch sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitnehmer nach Austritt abzumelden. Ihr HS Programm zur Personalwirtschaft erledigt sowohl die Anmeldung als auch die Abmeldung von Mitarbeitern bequem und zeitsparend für Sie.

  • Gibt es – wie bisher bei der Lohnsteuerkarte üblich – immer zum Jahreswechsel neue ELStAM?
    Nicht gezwungenermaßen, sondern nur dann wenn es Änderungen bei Mitarbeitern zum 1. Januar des neuen Jahres gibt. So zum Beispiel, wenn die Steuerklasse gewechselt wird, aber auch wenn ein Kinderfreibetrag entfällt oder ein Freibetrag wegen Werbungskosten nicht erneut vom Mitarbeiter beantragt wurde.






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