Die E-Rechnungspflicht ist eine gesetzliche Vorgabe für inländische B2B-Umsätze. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Zudem wird die Ausstellung/Übermittlung von E-Rechnungen ab 2027 stufenweise verpflichtend eingeführt.

Sie gilt grundsätzlich für Unternehmen in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland (B2B) stellen bzw. Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen.

Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen – Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen. Auch Rechnungen ins oder aus dem Ausland fallen nicht unter die Pflicht. Zudem sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrkarten sowie Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 - 29 UStG, darunter Gesundheits- und Sozialleistungen, von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Hinweis: Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen sind sie jedoch befreit.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur noch dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format muss der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen und eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Diese Anforderungen erfüllen beispielsweise Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.x).

Rechnungsbeispiele: 

• Format XRechnung 
• Format ZUGFeRD (hier befindet sich der strukturierte Teil im Anhang des PDF, der z. B. mit dem Adobe Acrobat Reader über die "Büroklammer" zu öffnen ist)

Nein. Ein „einfaches“ PDF ist keine E-Rechnung, weil es nicht das geforderte strukturierte Format für eine automatische Verarbeitung enthält.

Seit dem 1.Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können (bei inländischen B2B-Umsätzen).

Für Umsätze vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können statt E‑Rechnungen weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen (z. B. PDF) genutzt werden; für elektronische Formate ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Ja. Bei einem Vorjahresumsatz (2026) bis 800.000 € verlängert sich die Möglichkeit, sonstige Rechnungen (z. B. PDF) zu verwenden, bis zum 31. Dezember 2027.

Die Verpflichtung zur Ausstellung/Übermittlung wird stufenweise eingeführt:

• 2025–2026: E‑Rechnung kann erstellt und versendet werden, muss aber nicht (sonstige Rechnung möglich).
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz (2026); bei Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € reicht die Übergangsfrist bis Ende 2027.
• Ab 1. Januar 2028: Ablauf aller Übergangsfristen; die Verwendung der E‑Rechnung für inländische B2B-Umsätze ist verpflichtend.

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen dürfen Unternehmen im B2B auch nach 2027 EDI-Rechnungen (z. B. EDIFACT) nutzen.

• EDI, das die Anforderungen an eine E‑Rechnung nicht erfüllt, darf laut BMF nur bis zum Ablauf des Jahres 2027 weiterverwendet werden.
• EDI, das die Anforderungen erfüllt (insbesondere die richtige und vollständige Extraktion der umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben gemäß EN 16931), kann über die Übergangsfristen hinaus zulässig bleiben.

E-Rechnungen müssen elektronisch empfangen werden (z. B. per E-Mail oder über vereinbarte digitale Kanäle).

Tipp: Zentrales Postfach einrichten (z. B. rechnung@unternehmen.de) und Lieferanten informieren.

Der Versandweg ist nicht festgelegt; wichtig ist die elektronische Übermittlung des strukturierten Formats (z. B. per E-Mail). 

Tipp: Kundenstammdaten (E-Mail-Adresse) rechtzeitig aktualisieren.

Ja. Rechnungsbegleitende Dokumente können – abhängig vom verwendeten Format und Übermittlungsweg – als Anlage mitübermittelt bzw. eingebettet werden (z. B. bei ZUGFeRD; bei XRechnung typischerweise als zusätzliche, referenzierte/mitgesendete Dokumente).

Derzeit besteht keine Pflicht zur automatisierten Weiterverarbeitung von E-Rechnungen. Es besteht jedoch die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können und sie ordnungsgemäß (GoBD-konform) aufzubewahren.

Maßgeblich ist der XML-Datensatz. Die PDF-Darstellung ist nur eine Sichtkopie und kann davon abweichen. E-Rechnungen müssen daher immer auf Basis der XML-Datei geprüft werden. 

Empfehlung: Prüfen Sie insbesondere bei der Umstellung Ihrer Ausgangsrechnung auf E-Rechnung konsequent (idealerweise mit einem in der Software integrierten Viewer), dass alle rechnungsrelevanten Informationen vollständig und korrekt im XML-Datensatz enthalten sind.

Weil der XML-Datensatz zusätzliche Pflichtfelder oder Daten enthalten kann, die im klassischen Druck/Export bislang nicht angezeigt oder sogar unterdrückt wurden.

Empfehlung: Software zur Rechnungseingangsverarbeitung nutzen, die eine automatische Validierung von E-Rechnungen vornimmt.

• Weniger manuelle Erfassung, weniger Fehler
• Schnellere Verarbeitung, bessere Transparenz
• Potenzial für Automatisierung im Rechnungseingang
• Einsparungen bei Druck/Versand und bessere Skonto-Nutzung

• Empfang umgehend sicherstellen (Pflicht seit 2025): technischer Kanal + Zuständigkeiten abklären
• Prozesse definieren: Rechnungsprüfung/Freigabe/Archivierung (GoBD)
• Erstellung und Versand rechtzeitig vorbereiten; stufenweise Pflicht ab 2027 beachten
• Stammdatenqualität erhöhen: Pflichtfelder/IDs, E‑Mail-Adressen, USt‑Infos etc.

• Versand (Ausgangsrechnungen): HS Warenwirtschaft oder HS Auftragsbearbeitung für DATEV zur Erstellung und zum Versand von E-Rechnungen
• Empfang & Verarbeitung (Eingangsrechnungen): HS Rechnungseingangsverarbeitung – optional in Kombination mit HS Finanzbuchhaltung oder als Einzellösung (je nach Prozess/Integration) 
• Archivierung: HS Dokumentenmanagement für die revisionssichere Aufbewahrung (GoBD-konform)

Neben einem Digitalisierungsschub und erwarteten Kosteneinsparungen durch Prozessoptimierung schafft die E-Rechnungspflicht die Grundlage für die zukünftige Verpflichtung zur Umsatzmeldung über ein bundesweit einheitliches elektronisches Meldesystem.

In diesem Zusammenhang ist der Blick auf die EU zu richten: Um Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen, hat die Europäische Kommission Ende 2022 die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) gestartet. Ziel von ViDA ist es, das Mehrwertsteuersystem der EU zu modernisieren und die Digitalisierung voranzutreiben.

Eine zentrale Maßnahme von ViDA ist die Einführung einer EU-weiten Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, die eine zeitnahe Meldung von umsatzsteuerpflichtigen Transaktionen ermöglichen soll. Diese Meldepflicht wird voraussichtlich ab 2030 in Kraft treten.