Kundenzeitschrift
HS Anwendungen
|
|
ELENA – Allgemeine Informationen
Eine wichtige Änderung für Arbeitgeber ab dem 01.01.2010 ist ELENA – der elektronische Entgeltnachweis. Wir haben für Sie alle wichtigen Informationen zu diesem umfangreichen Thema zusammengestellt – von einer kurzen Zusammenfassung über Links und Hintergrundinformationen bis zum Lösungsangebot von HS.
 Das Ziel: Bürokratieentlastung für Unternehmen
Die Entlastung der Unternehmen von Bürokratieanforderungen ist erklärtes Ziel der Politik. Das am 1. April 2009 in Kraft getretene Gesetz über den elektronischen Entgeltnachweis (ELENA) gehört zu den Maßnahmen, mit denen dieses Ziel verfolgt wird: Aktuelle und ehemalige Mitarbeiter eines Unternehmens benötigen für verschiedenste Zwecke Bescheinigungen über erhaltene Entgelte. Diese sind bislang – oft mit großem Aufwand – vom Arbeitgeber zu erstellen. Die Unternehmen sollen nun schrittweise von dieser Aufgabe entlastet werden.
Das Vorgehen: Schritt für Schritt
Phase 1: Aufbau der Datenbasis
Um die bisherigen papiermäßigen Bescheinigungen abzuschaffen, muss eine neue Datenbasis geschaffen werden, damit die Informationen im Bedarfsfall den autorisierten Stellen zur Verfügung stehen kann. Das Gesetz über den elektronischen Entgeltnachweis regelt u.a. die Bereitstellung dieser Informationen durch die Arbeitgeber. Das Gesetz sieht vor, dass Arbeitgeber vom 1. Januar 2010 an die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten verschlüsselt an eine Zentrale Speicherstelle (ZSS) bei der Deutschen Rentenversicherung übermitteln. Hierzu ist für jeden Beschäftigten monatlich ein spezifischer Datensatz (Multifunktionaler Verdienstdatensatz – MVDS) an die ZSS zu senden. Dies gilt auch dann, wenn kein Entgelt gezahlt wurde oder es keine Änderung zum Vormonat gibt. Darüber hinaus gibt es auch einmalig zu übermittelnde Daten, zum Beispiel bei Beendigung einer Beschäftigung.
In der ZSS werden die Daten nach der Übermittlung geprüft, verschlüsselt und gespeichert. Die Datenspeicherung und die Verschlüsselung liegen dabei aus Sicherheitsgründen in unterschiedlichen Verantwortlichkeiten. Eine Entschlüsselung ist nur mit den elektronischen Signaturen des betroffenen Arbeitnehmers und des berechtigten Mitarbeiters der Verwaltung möglich.
Da Bescheinigungen teilweise auf die Entgeltdaten der letzten 24 Monate abstellen, werden die Daten zunächst bis Ende 2011 gesammelt.
Phase 2: Anwendung der Datenbasis
Der "Start des Regelbetriebs" soll dann zum 01.01.2012 erfolgen. Ab diesem Datum können die bislang auf den vom Arbeitgeber auf papierhaften Bescheinigungen bestätigten Informationen direkt bei der Beantragung einer Leistung gemeinsam von Behördenmitarbeiter und Leistungsempfänger aus dem Pool abgerufen werden.
Im ersten Schritt soll ELENA ab 2012 folgende papierhafte Bescheinigungen ersetzen:
| 1. | Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III
|
- Diese Bescheinigung wird zur Bearbeitung des Antrages auf Arbeitslosengeld benötigt. Anhand dieser Bescheinigung werden u.a. die Anspruchsvoraussetzungen und die Höhe geprüft.
|
 |
|
| 2. | Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 SGB III
|
- Arbeitslosengeld bei Arbeitslosigkeit: Diese Bescheinigung wird zur Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen, der Überprüfung der Höhe und ggf. Festsetzung eines Anrechnungsbetrages benötigt.
|
- Übergangsgeld: Diese Bescheinigung wird zur Prüfung und ggf. Festsetzung eines Anrechnungsbetrages benötigt.
|
|
| 3. | Auskunft über die Beschäftigung nach § 315 Abs. 3 SGB III
|
- Teilarbeitslosengeld: Diese Bescheinigung wird vom Arbeitgeber des weiterhin bestehenden Beschäftigungsverhältnisses, welches der Versicherungspflicht unterliegt, zur Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen benötigt.
|
- Übergangsgeld/Arbeitslosengeld bei beruflicher Weiterbildung: Diese Bescheinigung wird aufgrund von Arbeitgeber-/Trägerleistungen wegen der Teilnahme des Leistungsbeziehers an einer Weiterbildungsmaßnahme oder aufgrund eines früheren oder bestehenden Arbeitsverhältnisses für die Zeit der Teilnahme des Leistungsbeziehers benötigt.
|
- Berufsbildungsbeihilfe/Ausbildungsgeld: Diese Bescheinigung wird vom Arbeitgeber der Angehörigen (Eltern, Ehegatte, Lebenspartner) des Auszubildenden erstellt. Sie wird benötigt, wenn kein Einkommensteuerbescheid des Angehörigen vorhanden ist und das Einkommen durch sonstige unterlagen (z.B. Gehaltsabrechnungen) nicht nachgewiesen werden kann. Die Angaben beziehen sich auf das Vorjahr.
|
|
|
| 4. | Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag nach § 23 Abs. 2 des Wohngeldgesetzes
|
- Diese Bescheinigung wird zur Beantragung von Wohngeld benötigt, Angaben sind für jeden zur häuslichen Bedarfsgemeinschaft Gehörenden, der über eigenes Einkommen verfügt, erforderlich.
|
|
|
| 5. | Einkommensnachweise nach § 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes
|
- Diese Bescheinigung dient zur Berechnung des Elterngeldes, maßgeblicher Zeitraum sind die letzten 12 Kalendermonate vor dem Monat der Geburt des Kindes.
|
|
|
| Sobald sich das Verfahren in der Praxis etabliert hat, sollen weitere Bescheinigungen in das Verfahren einbezogen werden. Ziel der Bundesregierung ist es, alle Bescheinigungen im Bereich des Sozialgesetzbuches (SGB I bis XIII) zu erfassen. |
Der Nutzen: Alle Seiten profitieren
Derzeit müssen Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Papierbescheinigungen aushändigen, die bei den Behörden vorlegt werden müssen, um Leistungen wie z.B. Arbeitslosengeld I, Bundeserziehungsgeld oder Wohngeld zu erhalten. Das gehört bald der Vergangenheit an: Ab 1. Januar 2012 ersetzt der elektronische Entgeltnachweis (ELENA) die ersten Papierformulare.
Wirtschaft
- Mehr Effizienz: weniger Papier – mehr elektronischer Datenaustausch
- Geringere Fehleranfälligkeit: weniger manuelle Eingaben, Medienbrüche etc.
- Erhebliche Kostenersparnis: Allein durch die Abschaffung der ersten Bescheinigungen erwartet die Regierung eine Einsparung bei der Wirtschaft von rund 85,6 Millionen Euro im Jahr. Jede weitere Bescheinigung soll die jährlichen Kosten noch einmal jeweils um fünf Millionen Euro senken.
Antragsteller
- Ansprüche auf Sozialleistungen können schneller berechnet werden
- Elektronische Signatur schafft Rechtssicherheit
- Die persönliche Situation des Antragstellenden bleibt privat: Bei (ehemaligen) Arbeitgebern müssen keine Bescheinigungen erbeten werden und Arbeitgeber erfahren nicht vom Bezug von Sozialleistungen.
- Verbesserter Datenschutz: Missbrauch ist nahezu ausgeschlossen
Behörden
- Einfachere und schnellere Bearbeitung von Anträgen
- Kostenersparnis in Personal und Verwaltung
- Elektronische Signatur schafft Rechtssicherheit
Weitere Informationen
Die Deutsche Rentenversicherung stellt zusätzliche Informationen bereit:
- Auf der offiziellen ELENA-Website http://www.das-elena-verfahren.de finden Sie Informationen und einen laufend aktualisierten Fragenkatalog.
- Telefonische Auskunft bekommen Sie von der "ELENA Hotline Arbeitgeber" der Deutschen Rentenversicherung unter (0180 5) 353 62-0 (Kosten: Festnetz 14 Ct./Min., Mobilnetze teurer).
|