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HS Auftragsbearbeitung

Dokumentenmanagementlösung:
Dokumente und Informationen schnell archivieren und finden

Ebenso wie mit der Archivlösung reduzieren Sie auch mit der Dokumentenmanagementlösung Ihre Papierberge und Ablagearbeiten im Umfeld der HS Auftragsbearbeitung. Darüber hinaus können Sie jedoch mit der Dokumentenmanagementlösung auch Dokumente und Informationen verarbeiten, die Sie z.B. von Ihren Kunden und Lieferanten erhalten haben oder mit Fremdapplikationen erzeugt wurden.

Wie viele Ordner füllen Sie jährlich mit Ihren Verkaufs- und Einkaufsbelegen, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen? Je nach Unternehmensgröße sind es leicht 20 bis 50 Ordner, um die das Papierarchiv pro Jahr wächst. Bereits bei 20 Ordnern à ca. 500 Blatt kommen rund 10.000 Blatt Papier zusammen, die es zu bedrucken und richtig abzulegen gilt.

Mithilfe der Dokumentenmanagementlösung werden Ihre wichtigen Dokumente, die Sie mit der HS Auftragsbearbeitung erzeugen, beim Drucken oder e- mail- Versand automatisch verschlagwortet und sicher im HS Dokumentenmanagement archiviert. Sie sparen somit Material, wertvolle Arbeitszeit und verringern Ihre Lagerkosten.

Darüber hinaus verschlagworten Sie auch Dokumente und Informationen, die mit Fremdapplikationen erstellt wurden, komfortabel über die Benutzeroberfläche der HS Auftragsbearbeitung und legen sie im HS Dokumentenmanagement ab. Im Rahmen Ihrer täglichen Arbeit können Sie in diversen Arbeitsgebieten der HS Auftragsbearbeitung gezielt auf die Dokumente und Informationen zu Artikeln, Kunden, Lieferanten etc. schnell und gezielt zugreifen.

Nutzen & Vorteile

Einfach effizient
Sie definieren einmalig, ob und wann Ihre Dokumente, die Sie mit der HS Auftragsbearbeitung erzeugen (z.B. Verkaufs- und Einkaufsbelege, Fertigungsbelege, Nachweise zum Buchungsabschluss), automatisch beim Drucken oder Versand per e-mail archiviert werden sollen. Alle weiteren notwendigen Angaben zur elektronischen Archivierung im integrierten HS Dokumentenmanagement werden als Vorbesetzung mitgeliefert, die Sie bei Bedarf anpassen können.

Rechnungen per e-mail versenden
Verbessern Sie Ihre Liquidität und versenden Sie Ihre Rechnungen per e-mail z.B. im ZUGFeRD-Format. Mithilfe der Dokumentenmanagementlösung können Sie Ihre elektronischen Ausgangsrechnungen per Mausklick beim Versand automatisch gemäß den Anforderungen der GoBD digital im HS Dokumentenmanagement archivieren.

Sie erhalten bereits elektronische Rechnungen von Ihren Lieferanten? Die Dokumentenmanagementlösung ermöglicht Ihnen auch diese im Sinne der GoBD revisionssicher im HS Dokumentenmanagement zu archivieren.

Zeitgewinn
Wie viel Zeit verbringen Sie mit dem Druck und der Ablage der aufbewahrungspflichtigen Dokumente im Bereich Ihrer Warenwirtschaft? Zeit, die Ihnen für wichtigere Themen fehlt. Die Dokumentenmanagementlösung übernimmt für Sie die lästige Ablagetätigkeit und ermöglicht Ihnen die revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente.

Wie häufig suchen Sie nach alten Bestellungen Ihrer Kunden und Rechnungen Ihrer Lieferanten? Dank der Dokumentenmanagementlösung haben Sie per Mausklick in der HS Auftragsbearbeitung Zugriff auf die im HS Dokumentenmanagement abgelegten Dokumenteund können sie komfortabel per Volltext durchsuchen.. Bei Änderungen werden die Dokumente automatisch versioniert. Die entsprechendeÄnderungshistorie z.B. einer Auftragsbestätigung lässt sich direkt an Ihrem Arbeitsplatz anzeigen.

Sie steigern Ihre Reaktionszeit bei Rückfragen von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern, da die langwierige Suche in Ihrer Papierablage entfällt.

Synergieeffekte
Wenn Sie die Archiv- oder Dokumentenmanagementlösung zu einem HS Programm zur Finanzbuchhaltung einsetzen, profitieren Sie doppelt. Selbst ohne Buchungsübergabe haben Sie die Möglichkeit, sich die archivierten Belege aus der HS Auftragsbearbeitung (z.B. Lieferscheine, Ausgangsrechnungen) in der Finanzbuchhaltung anzeigen zu lassen. Nach dem Buchungsabschluss steht Ihnen das Belegbild der Ausgangsrechnung darüber hinaus beim Buchen zur Verfügung.

Selbstverständlich können die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung auch auf extern erzeugte Dokumente zugreifen (z.B. Eingangsrechnungen), die Sie über die HS Auftragsbearbeitung im HS Dokumentenmanagement abgelegt haben. Umgekehrt werden Ihnen in Ihrer HS Auftragsbearbeitung auch die Mahnungen, die mit Hilfe der HS Programme zur Finanzbuchhaltung verschickt wurden, angezeigt. Ohne Rückfragen in der Buchhaltung haben Sie somit stets einen Überblick über die Zahlungsmoral Ihrer Kunden.
Mehr Details zur Dokumentenmanagementlösung für die Finanzbuchhaltung.

Optionen

Sie wollen auch weiteren Mitarbeitern, die nicht direkt mit der HS Auftragsbearbeitung arbeiten, den Zugriff auf die im HS Dokumentenmanagement abgelegten Dokumente und Informationen ermöglichen? Dann informieren Sie sich im Bereich Archiv & DMS, wie Sie z.B. Ihrem Außendienst über Tablets Ihre archivierten Angebote und Rechnungen digital zur Verfügung stellen.
Mehr Details zum HS Dokumentenmanagement

Broschüre zum HS Dokumentenmanagement

Service bei HS

Viele glauben, die Basis der digitalen Welt seien 0 und 1. Bei HS wissen wir: Die Basis der digitalen Welt sind Menschen - 0 und 1 bzw. die Software sind nur Werkzeuge.

Software ...

Es geht um Menschen, die Aufgaben erledigen wollen. Dabei soll es besonders schnell, einfach, sicher, komfortabel, zuverlässig oder verständlich zugehen. Software ist nur ein Mittel für diesen Zweck. Gute Software wird von Menschen gemacht, die sich in die Nutzer hineinversetzen. Sie fragen sich, welche Aufgaben und Wünsche die Nutzer haben und programmieren dann eine Software dafür. Dazu braucht es Praxiswissen, Fachkompetenz, Empathie und Erfahrung.

... & Service

Doch selbst gute Software ist nur der eine Teil: So verschieden wie Menschen sind, so verschieden sind ihre Anforderungen, wenn es um die Unterstützung beim Einsatz der Software geht. HS bietet daher ein breites Spektrum an Serviceleistungen an, die sich zum passgenauen Paket für die individuellen Anforderungen zusammenstellen lassen. Dabei schöpfen wir aus den Erfahrungen unserer langjährigen Firmengeschichte sowie aus dem reichen Schatz an Erfahrungen und Fähigkeiten der Menschen bei HS.

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Schaubild Software & Service bei HS

Interesse an der Dokumentenmanagementlösung?

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