7 Fragen zur Anlagenbuchhaltung – einfach erklärt
Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Doch welchem Zweck dient sie eigentlich und wie funktioniert sie? Dieser Blogbeitrag erklärt es in kompakter Form.
Anlagenbuchhaltung ist keine Raketenwissenschaft. Trotzdem ist sie für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ein “Angstgegner”. Die Bewertung und Verwaltung des Anlagevermögens, Abschreibungen und Bilanzausweis scheinen auf den ersten Blick komplex zu sein. Dieser Blogartikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um die Buchung und Bewertung Ihres Anlagevermögens und erklärt, warum der Einsatz spezieller Software gerade in diesem Bereich empfehlenswert und nützlich ist.
1. Was ist Anlagenbuchhaltung?
Das Anlagenbuch ist ein Nebenbuch der Finanzbuchhaltung. In der Anlagenbuchhaltung erfassen Sie Ihre Anlagegüter von der Anschaffung bis zur Veräußerung oder vollständigen Abschreibung. Diese Güter sind Vermögensgegenstände, meist Sachanlagen, die im Produktionsprozess nicht verbraucht oder wiederverkauft, sondern im Unternehmen langfristig genutzt werden.
Im Laufe ihrer Nutzungsdauer verlieren diese Güter an Wert, wie zum Beispiel Ihr Dienstwagen, dessen Wiederverkauf von Jahr zu Jahr weniger einbringen würde. In der Anlagenbuchhaltung erfassen Sie diese Wertminderungen als Abschreibungen.
2. Welchem Zweck dient die Anlagenbuchhaltung?
Die Anlagenbuchhaltung gehört zu den gesetzlich vorgeschriebenen Finanzberichten.
- Sie dokumentiert und belegt die Bewertung und Wertentwicklung der Sachanlagen im Unternehmen. Besonders dient sie der Ermittlung und Buchung der Abschreibungen oder AfA (Absetzung für Abnutzung).
- Sie ist die Grundlage für den Inventarwert und den Bilanzausweis des Anlagevermögens.
- Sie ist eine Informationsquelle für das Management sowie für Geldgeber, Finanzbehörden und die Öffentlichkeit. Der Ausweis des Anlagevermögens in der Bilanz (gemäß HGB §§ 247 und 253) hat großen Einfluss auf die Eigenkapitalausstattung des Unternehmens und damit auf seine Bonität und wirtschaftliche Substanz. Eine ordnungsmäßige Anlagenbuchhaltung macht die Vorgänge rund um Bewertung und Abschreibung von Sachanlagen transparent.
- Da für die Gegenstände des Anlagevermögens separate Anlagekarten geführt werden, haben Sie als Unternehmer den Überblick, welche Maschinen und Anlagen wie lange im Unternehmen sind und können Ersatzinvestitionen rechtzeitig planen.
3. Was sind Anlagegüter?
Das Anlagevermögen bildet die Grundlage für den betrieblichen Leistungsprozess. Maschinen und Werkshallen stehen dem Unternehmen langfristig zur Verfügung; sie sind sein Produktivkapital.
Zu den Sachanlagen gehören:
- Grundstücke und Gebäude
- Maschinen und Anlagen
- Kraftfahrzeuge
- Computer und Büromöbel
… soweit diese die Herstellungs- und Anschaffungskosten (HAK) von 800 Euro netto übersteigen.
Als Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) gelten Betriebs- und Geschäftsausstattungen, deren Herstellungs- und Anschaffungskosten zwischen 250,01 und 800 Euro liegen. Für sie wird keine Anlagenkarte geführt und sie unterliegen einer Pool-Abschreibung über einen Zeitraum von fünf Jahren. Gegenstände bis 250 Euro HAK sind keine Anlagen und können direkt abgeschrieben werden.
Auch Gegenstände, die nicht im Betrieb eingesetzt werden, sondern angeschafft und schnell wieder verkauft werden, gehören nicht zu den Sachanlagen. Neben Sachanlagen gibt es noch Finanzanlagen und immaterielle Güter, wie zum Beispiel Software und Lizenzen. Diese sind nicht Gegenstand dieses Artikels.
4. Wie bewerten Sie Anlagen richtig?
Bei der Anschaffung bewerten Sie Anlagen im Verhältnis zu ihren Herstellung- oder Anschaffungskosten. Mit diesem Wert werden sie im Rahmen der Anlagenbuchhaltung in das Anlagevermögen eingebucht. Danach unterliegen diese Gegenstände einem Wertverzehr. Sie altern, nutzen ab und müssen irgendwann ersetzt werden. Die Wertminderung wird durch Abschreibungen widergespiegelt, die als Kosten gebucht werden und den Gewinn des Unternehmens mindern. Der Restwert des Anlageguts ist die Differenz zwischen den HAK und den Abschreibungen. Irgendwann ist eine Sachanlage vollständig abgeschrieben; ihr Buchwert sinkt auf null.
5. Wie funktionieren Abschreibungen?
Abschreibungen sind im deutschen Einkommensteuergesetz geregelt. Sie orientieren sich an der Art des Anlageguts, der gewöhnlichen Nutzungsdauer und dem Zustand des Anlageguts.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht regelmäßig AfA-Tabellen (AfA steht für “Absetzung für Abnutzungen”, umgangssprachlich Abschreibung) – sowohl für allgemein verwendbare Wirtschaftsgüter (AfA-Tabelle AV) als auch für branchenspezifische nach Wirtschaftszweigen. Darin steht für jedes Anlagegut, über welchen Zeitraum es abzuschreiben ist.
6. Welche Abschreibungsarten gibt es?
- Die lineare Abschreibung ist mittlerweile die einzige reguläre Abschreibungsart. Dabei wird ein Gegenstand über seine Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle in jährlich gleichbleibenden Beträgen abgeschrieben, nach der Formel: HAK geteilt durch Nutzungsdauer in Jahren. Manchmal wird auch der Begriff Teilwertabschreibung verwendet: Sie schreiben einen Teil des Wertes eines Gegenstands ab.
- Die degressive Abschreibung jährlich sinkender Beträge ist seit 2011 nicht mehr zulässig.
- Nimmt ein Wirtschaftsgut Schaden, zum Beispiel, wenn ein Dienstwagen einen Unfall hat, müssen Sie eine Sonderabschreibung vornehmen, die den unvorhergesehenen Wertverlust widerspiegelt. Bei einem Totalschaden würden Sie den kompletten Restwert des Fahrzeugs absetzen.
- Die bisher geschilderten Methoden betreffen die handelsrechtliche Abschreibung, die vom Gesetzgeber festgelegt ist. Daneben können Sie für Ihr Controlling intern auch eine kalkulatorische Abschreibung durchführen, bei der Sie vom Wiederbeschaffungswert des Anlageguts ausgehen statt vom buchhalterischen Restwert.
7. Warum sollten Sie Software für die Anlagenbuchhaltung verwenden?
Software für Anlagenbuchhaltung nimmt Ihnen viel Arbeit ab, zum Beispiel bei der:
- Verwaltung von Sachanlagen
- Ermittlung und Buchung von Abschreibungen
- Abstimmung zwischen Anlagen- und Finanzbuchhaltung
- Bilanzierung des Anlagevermögens
- Aufstellung des Anlagengitters
- Controlling bzw. Investitionsplanung
In einer Anlagenbuchhaltungssoftware pflegen Sie Anlagekarten für Ihre Sachanlagen, sodass Sie alle Details permanent im Blick haben, einschließlich des aktuellen Buchwerts und eventueller Dokumente und Verträge rund um die Anschaffung und Nutzung Ihrer Sachanlagen.
Automatisierte Abschreibungsläufe
Die Software berechnet automatisch die Abschreibungen und erstellt jährlich auf Knopfdruck einen Abschreibungslauf, mit dem diese gebucht werden. Gute Softwareprodukte greifen dabei auf die aktuellen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums zu, sodass Sie nicht manuell nachschauen müssen. Auch andere gesetzgeberische Vorschriften über die Anlagenbuchführung werden vom Softwarehersteller immer aktuell gehalten. Dadurch entfällt für Sie eine große Fehlerquelle.
Eine digitale Anlagenbuchhaltung bewältigt auch Pool-Abschreibungen geringwertiger Wirtschaftsgüter automatisch. Sie müssen lediglich die betreffenden Gegenstände korrekt mit ihrem Herstellungs- oder Anschaffungswert einbuchen, den Rest erledigt das Programm.
Erleichterung beim Jahresabschluss
Die Software für Anlagenbuchhaltung ist in der Regel ein Erweiterungsmodul zur Finanzbuchhaltungssoftware. Beide Softwareprodukte arbeiten also Hand in Hand. Die Abstimmung der Anlagenbuchhaltung mit der Finanzbuchhaltung wird dadurch zum Kinderspiel. Die Software erstellt für Sie auch ein Anlagengitter. Dieses Verzeichnis aller Sachanlagen ist bei Kapitalgesellschaften Bestandteil des Lageberichts und gehört zwingend mit zum Jahresabschluss.
Fazit
Die Anlagenbuchhaltung ist ein wichtiger, gesetzlich geregelter Bestandteil Ihrer Buchführung. Sachanlagen müssen immer mit dem korrekten Wert in Ihrer Bilanz stehen. Dieser berechnet sich aus den Herstellungs- oder Anschaffungskosten minus Abschreibungen gemäß der offiziellen AfA-Tabelle. Um die mit der Anlagenverwaltung verbundenen Aufgaben effizient zu erledigen, ist es empfehlenswert, eine Software für Anlagenbuchhaltung zu verwenden. Diese erleichtert Ihnen die Verwaltung und Abschreibung Ihrer Sachanlagen sowie die Buchhaltung und Bilanzierung Ihres Anlagevermögens. Die Software gibt zudem einen Überblick über die Vermögenswerte und erleichtert den Jahresabschluss. Damit ist sie eine unverzichtbare Hilfe für Ihre Buchführung.
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Dorothea Heymann-Reder schreibt Blogbeiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper für Software- und Beratungsfirmen. Ihre Fachartikel behandeln unter anderem Unternehmenssoftware, Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsabläufen sowie Compliance-Themen.