GoBD in der Praxis: Steuerexperte erklärt Anforderungen und Chancen
Manches Unternehmen empfindet die GoBD als eine zusätzliche bürokratische Hürde. Ist dies gerechtfertigt?
Stefan Groß: Zunächst einmal: Die GoBD sind keine isolierte Sichtweise der Finanzverwaltung. Sie erfinden das Rad auch nicht neu, sondern geben im Wesentlichen die bestehende Rechtslage wieder. Die wesentlichen Vorgaben gelten bereits seit dem Inkrafttreten der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Ende 1995 und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) im Jahr 2002.
Mit den GoBD hat die Finanzverwaltung die bestehenden Regelungen zusammengefasst und folgerichtig weiterentwickelt, etwa im Hinblick auf Sonderthemen wie den Umgang mit elektronischen Rechnungen. Damit rücken Anforderungen in den Vordergrund, die bisher nicht immer im Fokus der Unternehmen standen, die aber jedes Unternehmen ohnehin beachten sollte, wie zum Beispiel das innerbetriebliche Kontrollsystem, die Verfahrensdokumentation oder die Unveränderbarkeit archivierter Daten.
Stefan Groß ist Steuerberater und Certified Information Systems Auditor (CISA). Der Diplom-Kaufmann verfügt über umfangreiche Expertise und Projekterfahrung an der Schnittstelle zwischen Steuerrecht und IT. Zu seinen Schwerpunkten zählen die Themen GoBD und E-Invoicing. Er ist unter anderem Mitverfasser des Leitfadens Die GoBD in der Praxis. Stefan Groß ist Partner der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner in München.
Über die Praktikabilität mancher Regelung der GoBD lässt sich durchaus streiten. Ein Beispiel hierfür ist die Vorgabe, dass Unternehmen die maschinelle Auswertbarkeit steuerrelevanter Daten bis zu zehn Jahre gewährleisten müssen und zwar unabhängig von Veränderungen im Hard- oder Softwareumfeld. Große neue bürokratische Hürden sehe ich jedoch nicht. Allerdings nehmen die GoBD mehr noch als bisher die IT-gestützten Prozesse in Unternehmen in den Blick – und das verlangt Unternehmensverantwortlichen ab, die internen Abläufe zu prüfen und erforderlichenfalls anzupassen.
Welche zentralen Anforderungen lassen sich in der Gesamtschau der GoBD erkennen?
Stefan Groß: Die GoBD stellen letztlich vier zentrale Anforderungen an die Ausgestaltung der Unternehmens-IT und der damit verbundenen Prozesse: Erstens muss ein angemessenes Kontroll- und Protokollumfeld vorhanden sein. Zweitens sind die relevanten Geschäftsprozesse zu dokumentieren. Drittens muss die Integrität von Stamm-, Bewegungs- und Metadaten gewährleistet sein. Und viertens muss dies alles für die Dauer der Aufbewahrungsfrist migrationsfest, d. h. unabhängig von Veränderungen der Fachprozesse und der IT-Technologie, gewährleistet sein. Diese vier zentralen Anforderungen ziehen sich wie ein roter Faden durch die GoBD. Und auch wenn sie für sich genommen nichts Neues sind, so stellen sie in ihrer Kombination insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eine Herausforderung dar.
Welche Vorteile ergeben sich aus dem Regelwerk für die Unternehmen?
Stefan Groß: Die GoBD schaffen an verschiedenen Stellen mehr Klarheit und Rechtssicherheit für die Unternehmen. Beispielsweise werden elektronische Rechnungen und Papierrechnungen nun steuerlich gleichbehandelt. Vorteile ergeben sich dabei etwa daraus, dass Papierbelege gescannt und unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden dürfen. Das eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ihre alten Papierarchive ad acta zu legen und sich ganz auf die deutlich effizientere digitale Archivierung zu konzentrieren. Eine erwünschte Nebenwirkung der GoBD ist sicherlich, dass die Unternehmen sich Gedanken über ihre IT-gestützten Prozesse machen und diese entsprechend systematisieren.
Welche Rolle spielt die geforderte Verfahrensdokumentation bei der Umsetzung GoBD-konformer Prozesse?
Stefan Groß: Richtigerweise machen die GoBD angesichts der kurzen Halbwertszeiten der IT keine technologischen Vorgaben, sondern bleiben hier neutral. Was das Regelwerk hingegen explizit fordert, ist eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen. Diese spielt als Bestandteil des internen Kontrollsystems eine zentrale Rolle. Inhaltlich beschreibt sie die tatsächlich eingesetzte IT-Lösung einschließlich der Prozesse, Organisation und Nutzung – und zwar sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist. In der Vergangenheit fragten die Finanzbehörden bei Außenprüfungen eher selten danach. Dies ändert sich zurzeit. Der Trend geht dahin, dass Betriebsprüfer standardmäßig eine Verfahrensdokumentation von den Unternehmen verlangen.
Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann dies zu Nachteilen für den Steuerpflichtigen führen. Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Die Buchhaltung hat sich bei der Umsatzsteuer verrechnet und korrigiert nachträglich die bereits übermittelte Umsatzsteuervoranmeldung. Wenn später bei einer Betriebsprüfung wegen fehlender oder unzureichender Dokumentation nicht nachgewiesen werden kann, dass hier alles seine Richtigkeit hatte, dass letztlich ein wirksames internes Kontrollsystem für Steuern eingerichtet war, wird aus einer einfachen Korrektur schnell der Verdacht der Steuerhinterziehung nach § 370 AO. Eine lückenlose und aussagekräftige Verfahrensdokumentation kann sich zugunsten des Steuerpflichtigen auswirken und ihm helfen, den Vorwurf des Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit zu entkräften.
Die Erstellung einer solchen Dokumentation kann je nach Komplexität des eingesetzten IT-Systems sehr aufwändig sein und ist nicht auf die Schnelle zu erledigen. Ich empfehle daher allen Unternehmen, die hier noch Defizite haben, jetzt zu handeln und zumindest eine schlanke Verfahrensdokumentation nach den Vorgaben der GoBD zu erstellen.
Was empfehlen Sie Unternehmen, die noch mit Aktenordnern hantieren, also papierbasiert arbeiten?
Stefan Groß: Der Anteil der originär elektronischen Belege am gesamten Belegaufkommen wird in den kommenden Jahren weiter zunehmen. Beispielsweise wird es immer mehr elektronische Rechnungen geben. Deshalb empfiehlt es sich schon im Interesse einer effizienten Verarbeitung, den Belegeingang und die Aufbewahrung vollständig zu digitalisieren.
Insbesondere für die Archivierung stellen die GoBD klare Anforderungen an die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Um diese zu erfüllen, muss man nicht zwingend ein elektronisches Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem einsetzen, in vielen Fällen dürfte dies aber die einfachste Lösung sein. Denn es reicht nicht aus, Dokumente nur im Dateisystem abzulegen, sondern das Unternehmen muss zusätzlich zum Beispiel Maßnahmen zum Zugriffsschutz und zur Unveränderbarkeit der Daten treffen und dokumentieren.
Ein Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem verfügt über eigene Sicherheitsmechanismen, die die Umsetzung der GoBD-Anforderungen unterstützen. Bei der Auswahl einer Lösung sollte darauf geachtet werden, dass diese von unabhängiger Seite geprüft wurde und den einschlägigen Standards wie beispielsweise dem IDW RS FAIT 3 entspricht.
Unter welchen Voraussetzungen dürfen Papierdokumente nach der elektronischen Erfassung vernichtet werden?
Stefan Groß: Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und anschließend elektronisch erfasst, also gescannt, ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Zudem muss das Scanverfahren in einer Organisationsanweisung dokumentiert werden, die insbesondere auch das entsprechende Kontrollumfeld beschreibt.
Nach dem Scannen können die Papierdokumente grundsätzlich vernichtet werden, sofern dem keine steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften dagegen sprechen. Der Steuerpflichtige hat zu entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei einer ausschließlich elektronischen Aufbewahrung nicht erhalten bleibt, zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft zum Beispiel notarielle Urkunden oder Wertpapiere. In jedem Fall darf der Verzicht auf einen Papierbeleg die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit nicht beeinträchtigen.
Bildquellen: fotofabrika - Fotolia.com, Kanzlei Peters, Schönberger & Partner (Porträt)
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