Aufbewahrungspflichten für Personalakten

Aufbewahrungspflichten für Personalakten – Fristen im Überblick

Arbeitgeber unterliegen zahlreichen Pflichten – eine davon ist die Aufbewahrung von Personalakten über das Ende eines Beschäftigungsverhältnisses hinaus. Was es hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten für Personalakten zu beachten gilt.

Die Personalakte spielt im Personalwesen eine wichtige Rolle. In ihr halten Arbeitgeber Informationen zum Beschäftigungsverhältnis schriftlich fest. Neben personenbezogenen Dokumenten und Verträgen enthält die Personalakte meist auch Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen sowie die Kopien amtlicher Urkunden. Die Aufbewahrung dient dem Zweck, Arbeitgeber und Arbeitnehmer während des bestehenden Arbeitsverhältnisses abzusichern. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, muss der Arbeitgeber die Daten datenschutzkonform archivieren – doch für wie lange eigentlich? Dieser Beitrag fasst zusammen, welche Aufbewahrungspflichten für Personalakten gelten und welche Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind.

Aufbewahrungspflichten bei Personalakten

Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese beginnt mit Ablauf des 31. Dezember des Jahres, in welchem der Arbeitsvertrag endet.

Innerhalb der Dreijahresfrist können Ex-Mitarbeiter beispielsweise noch ein Arbeitszeugnis einfordern oder Schadenersatzansprüche stellen. Dementsprechend sollten Arbeitgeber die entsprechenden Dokumente in den Personalakten ehemaliger Beschäftigter nach deren Austritt drei Jahre lang aufbewahren.

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche Unterlagen einer Personalakte gibt es jedoch nicht. Wie lange eine Personalakte aufbewahrt werden muss, hängt somit davon ab, welcher Art die darin enthaltenen Dokumente sind.

Die Aufbewahrungsfristen für bestimmte lohnsteuerrechtlich oder sozialversicherungsrechtlich relevante Dokumente einer Personalakte gehen deutlich über die dreijährige Regelverjährung hinaus.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente der Personalakte

Laut Einkommensteuergesetz (EStG) müssen Arbeitgeber dem Finanzamt bei Lohnsteuer-Außenprüfungen Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalakten ermöglichen. Hierzu sind im Steuerrecht Aufbewahrungspflichten für Personalakten festgehalten (§ 41 EStG):

  • Verdienstabrechnungen sowie die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Dies gilt zum Beispiel für Lohnlisten, Lohnsteuerdokumente und Jahresabschlüsse.

Vor der Entsorgung einer Personalakte sollte daher immer geprüft werden, ob sie steuerrechtlich relevante Lohnunterlagen enthält.

Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Auch im Sozialversicherungsrecht finden sich Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente einer Personalakte:

  • Nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) müssen Arbeitgeber Lohnnachweise über die Arbeitsstunden und das an den Arbeitnehmer geleistete Entgelt fünf Jahre lang aufbewahren (§ 165 SGB VII).
  • Unterlagen, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge relevant sind, müssen sechs Jahre lang zugänglich sein. Diese Sechsjahresfrist gilt, wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer während des aktiven Arbeitsverhältnisses eintritt oder bis spätestens sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung. Nimmt der Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge erst nach Ablauf dieses Zeitraums in Anspruch, müssen die Dokumente bis dahin aufbewahrt werden. Diese verlängerte Frist kann bis zu 30 Jahre betragen.

Bei der Aufbewahrung und Entsorgung von Personalakten den Datenschutz beachten

Unternehmen müssen die Personalakten ihrer Beschäftigten nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sorgfältig aufbewahren und personenbezogene Informationen vor unerlaubtem Zugriff schützen. Die DSGVO verpflichtet Arbeitgeber außerdem dazu, bei der Erhebung personenbezogener Daten den Grundsatz der Datensparsamkeit und -vermeidung zu beachten. Das bedeutet:

Werden personenbezogene Daten für den ursprünglichen Zweck der Datenerhebung nicht mehr gebraucht, muss der Arbeitgeber sie löschen. Das betrifft nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters alle Personaldaten, die nicht aufgrund gesetzlich festgelegter Aufbewahrungsfristen vorzuhalten sind.

Bei der Vernichtung von Personaldaten sollten Arbeitgeber nach der DIN 66399 vorgehen. Sie enthält Richtlinien für die zuverlässige Vernichtung von vertraulichen Daten in Papierform und auf digitalen Speichermedien.
 

Digitale Personalakte – alle Aufbewahrungsfristen im Blick behalten

Arbeitgeber, die Personalakten noch in Papierform aufbewahren, müssen den Ablauf von Aufbewahrungsfristen allein aufgrund der begrenzten räumlichen Kapazitäten regelmäßig kontrollieren – andernfalls würde das Archiv aus allen Nähten platzen.

Ein manueller Check der unterschiedlichen Fristen für Papierdokumente in der Personalakte erfordert jedoch viel Zeit und Geduld: Schadenersatzansprüche, Steuerprüfungen, Versorgungsansprüche – zur Prüfung der Aufbewahrungsfrist ist jedes Dokument aus dem Archiv zu holen und jeder Sachverhalt zu betrachten.

Der Einsatz einer digitalen Personalakte senkt den Verwaltungsaufwand. Mit der elektronischen Lösung lassen sich aufbewahrungspflichtige Personalunterlagen effizient archivieren und übersichtlich anzeigen. Dies erleichtert es den Benutzern, die verschiedenen Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten. Zudem benötigt eine digitale Personalakte keine Archivstellfläche.


 
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