Checkliste: Digitale Personalakte einführen

Die meisten Unternehmen betreten Neuland, wenn sie eine digitale Personalakte einführen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick, welche Aufgaben zu erledigen und welche Entscheidungen im Vorwege zu treffen sind – mit kostenloser Checkliste zum Download.

Sie beabsichtigen, ihre bislang papiergebundene Personalverwaltung zu digitalisieren? Doch Sie wissen noch nicht so recht, wie Sie Ihr Digitalisierungsprojekt am besten angehen? Dann gehen Sie doch einfach strukturiert nach Checkliste vor. Die folgenden Hinweise und Tipps helfen Ihnen, die Einführung einer digitalen Personalakte systematisch vorzubereiten.

1. Die Belege in den Personalakten kategorisieren

Bevor Sie die digitale Personalakte einführen, listen Sie zuerst alle Dokumente in den bestehenden Akten auf. Um sich von Altlasten zu trennen, erstellen Sie eine Negativliste mit den Dokumenten, die entbehrlich sind bzw. die aus Datenschutzgründen entfernt werden müssen.

Legen Sie anschließend fest, in welchen (digitalen) Ordnern künftig welche Dokumente archiviert werden sollen. Berücksichtigen Sie dabei die Aufbewahrungsfristen der Dokumente. Am Ende der Beleg-Kategorisierung können Sie zumindest grob abschätzen, wie viele Blätter insgesamt zu scannen sein werden.

2. Die Rechtestruktur für den Zugriff auf die Personalakten definieren

Im nächsten Schritt geht es darum, festzulegen, welchen Mitarbeitern im Unternehmen welche rollenspezifischen Zugriffsrechte auf die digitale Personalakte eingeräumt werden (Entgeltabrechner, Personalreferenten, Führungskräfte usw.). Bestimmen Sie eindeutig, wer welche Dokumente bearbeiten bzw. nur einsehen darf. Klären Sie auch, wer für das Scannen der Dokumente zuständig ist – sowohl während der Einführungsphase als auch später im laufenden Betrieb.

3. Eine geeignete Verschlagwortung der Dokumente festlegen

Je nach Unternehmensgröße enthält eine digitale Personalakte viele Tausend Belege – und laufend kommen neue hinzu. Um das elektronische Archiv schnell und zielgerichtet durchsuchen zu können, wird jedes Dokument verschlagwortet. Von der Qualität dieser Verschlagwortung – oder auch Indexierung – hängt es ein Stück weit ab, wie effizient man letztlich mit einer digitalen Personalakte arbeitet. Deshalb sollten Sie sich genau überlegen, welche Schlagwörter Sie benötigen, um Dokumente so zu archivieren, dass sie schnell gefunden werden. Typische Schlagwörter (sogenannte Deskriptoren) sind zum Beispiel die Personalnummer, der Name des Mitarbeiters, das Erstelldatum des Dokuments oder das Datum der Unterschrift auf dem Dokument.

4. Die technischen Rahmenbedingungen schaffen

Manche Belege, die in die digitale Personalakte gehören, liegen bereits im Original in elektronischer Form vor, etwa die Verdienstabrechnungen aus der Lohnsoftware. Viele Dokumente – und zwar keineswegs nur die Bestandsakten – müssen später im laufenden Betrieb jedoch erst einmal gescannt werden. Prüfen Sie daher, ob im Unternehmen möglicherweise bereits geeignete Scanner mit OCR-Verarbeitung vorhanden sind oder ob Geräte angeschafft werden müssen. Bei der Auswahl eines Scanners sollten Sie insbesondere berücksichtigen: Wie viele Belege müssen im Schnitt pro Tag gescannt werden? Welche Papierformate sind zu verarbeiten? Und soll das Gerät auch farbig scannen?

5. Die bestehenden Personalakten scannen

Nun ist es an der Zeit, zu bestimmen, wer die Bestandsakten fürs Scannen vorbereitet und sie dann digitalisiert:

• Wollen Sie die Belege selbst scannen – oder soll hiermit ein spezialisierter Scandienstleister beauftragt werden?
• Übernehmen Sie die Vorkategorisierung der Personalakten mithilfe von Barcodes selbst – oder erledigt das ein Dienstleister?
• Bereiten Sie die Papierdokumente inhouse vor (Büroklammern, Heftungen etc. entfernen) – oder geschieht dies extern?

Eine pauschale Empfehlung lässt sich hier nicht aussprechen. In den meisten Fällen dürfte die Entscheidung von den Kosten abhängen. Lassen Sie sich daher am besten Angebote von verschiedenen Dienstleistern vorlegen und stellen Sie die zu erwartenden externen Kosten dem finanziellen Aufwand bei der Do-it-yourself-Methode gegenüber. Bedenken Sie dabei auch, dass ein Dienstleister die Bestandsakten in der Regel schneller digitalisiert hat, als wenn Mitarbeiter Ihres Unternehmens – oft über Wochen – mit dem Scannen der Bestandsakten beschäftigt sind.

6. Die künftigen täglichen Arbeitsprozesse gestalten

Auch nach dem Scannen der bestehenden Personalakten werden im Tagesgeschäft Dokumente zu digitalisieren sein. Die technischen Voraussetzungen hierfür – sprich: geeignete Scanner – sind inzwischen gegeben (s. Schritt 4). Jetzt brauchen Sie bloß noch die entsprechenden Arbeitsprozesse rund ums digitale Archivieren von Dokumenten zu gestalten. Dabei haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

• Spätes Archivieren – halbautomatisiert durch Barcodes oder/und nach manueller Bearbeitung des Dokuments
• Frühes Archivieren – Scannen und manuelle Zuordnung durch den Mitarbeiter vor der Bearbeitung
• Archivierung während der Bearbeitung – automatische Abfrage nach Ablageort, Zuordnung durch den Mitarbeiter

Bevor Sie die digitale Personalakte einführen, sollten Sie zudem festlegen, wer zu welchem Zeitpunkt Datensicherungen erstellt und wann gescannte Papierbelege zu vernichten sind.

7. Eine Verfahrensdokumentation erstellen

Als ein sogenanntes Nebensystem der Buchführung fällt die digitale Personalakte unter den Regelungsbereich der GoBD. Daher ist es unerlässlich, dass Sie die Funktionsweise und die Nutzung des Systems in einer Verfahrensdokumentation beschreiben. Darin ist in inhaltlicher und technischer Hinsicht nachvollziehbar zu erfassen, wie die elektronische Archivierung von Personaldaten in Ihrem Unternehmen vonstattengeht. Mit einer solchen Verfahrensdokumentation schaffen Sie zugleich eine wesentliche Voraussetzung für die Revisionssicherheit der digitalen Archivierung.

Für die digitale Aufbewahrung von personenbezogenen Daten gelten zudem nicht erst seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hohe rechtliche Anforderungen an die Vertraulichkeit der Daten. Beschreiben Sie daher in der Verfahrensdokumentation Ihr Berechtigungskonzept für den Zugriff auf die Personalakten.

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