Personalakten digitalisieren: Wie Sie Schritt für Schritt vorgehen

 
Sie möchten Ihre Personalakten digitalisieren und fragen sich, wie Sie am besten vorgehen? Dieser Beitrag erläutert die wesentlichen Schritte zur Einführung einer digitalen Personalakte. Außerdem erfahren Sie, welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Der digitalen Personalakte liegt an und für sich ein simples Konzept zugrunde: Die Papierakten werden gescannt und in verschiedenen Kategorien elektronisch archiviert. Anschließend stehen die digitalisierten Personalakten allen autorisierten Benutzern orts- und zeitunabhängig zur Verfügung – falls erforderlich sogar im Homeoffice. Dies beschleunigt den Zugriff auf Informationen und erleichtert die Personalverwaltung. Durch effizientere Workflows sinken zudem die Prozesskosten. Doch die Einführung der elektronischen Akten will gut vorbereitet sein. Lesen Sie in der folgenden Schritt-für-Schritt-Checkliste, wie Sie Ihre Personalakten digitalisieren und dabei mögliche Fallstricke umgehen.

1. Die Belege in den Personalakten kategorisieren

Bevor Sie die digitale Personalakte einführen, listen Sie zuerst alle Dokumente in den bestehenden Akten auf. Um sich von Altlasten zu trennen, erstellen Sie eine Negativliste mit den Dokumenten, die entbehrlich sind bzw. die aus Datenschutzgründen entfernt werden müssen. Legen Sie anschließend fest, in welchen (digitalen) Ordnern künftig welche Dokumente archiviert werden sollen. Berücksichtigen Sie dabei die Aufbewahrungsfristen der Dokumente. Am Ende der Beleg-Kategorisierung können Sie zumindest grob abschätzen, wie viele Blätter insgesamt zu scannen sein werden.

2. Die Rechtestruktur für den Zugriff auf die digitalen Personalakten definieren

Im nächsten Schritt geht es darum, festzulegen, wem im Unternehmen welche rollenspezifischen Zugriffsrechte auf die digitale Personalakte eingeräumt werden (Entgeltabrechner, Personalreferenten, Führungskräfte usw.). Bestimmen Sie eindeutig, wer welche Personaldokumente bearbeiten bzw. nur einsehen darf. Klären Sie auch, wer für das Scannen der Dokumente zuständig ist – sowohl während der Einführungsphase als auch später im laufenden Betrieb.

3. Eine geeignete Verschlagwortung der Dokumente festlegen

Je nach Unternehmensgröße enthält eine digitale Personalakte viele tausend Belege – und laufend kommen neue hinzu. Um das elektronische Archiv schnell und zielgerichtet durchsuchen zu können, wird jedes Dokument verschlagwortet. Von der Qualität dieser Verschlagwortung – oder auch Indexierung – hängt es ein Stück weit ab, wie effizient Sie letztlich mit einer digitalen Personalakte arbeiten können. Deshalb sollten Sie sich genau überlegen, welche Schlagwörter Sie benötigen, um Dokumente so zu archivieren, dass sie schnell gefunden werden. Typische Schlagwörter (sogenannte Deskriptoren) sind zum Beispiel die Personalnummer, der Name des Mitarbeiters, das Erstelldatum des Dokuments oder das Datum der Unterschrift auf dem Dokument.
 

4. Die technischen Rahmenbedingungen für die Einführung der elektronischen Personalakte schaffen

Manche Belege, die in die digitale Personalakte gehören, liegen bereits im Original in elektronischer Form vor, etwa die Verdienstabrechnungen der Arbeitnehmer aus der Lohnsoftware. Andere Dokumente – und zwar keineswegs nur die Bestandsakten – müssen später im laufenden Betrieb jedoch erst einmal gescannt werden. Prüfen Sie daher, ob im Unternehmen möglicherweise bereits geeignete Scanner mit OCR-Verarbeitung vorhanden sind oder ob Geräte angeschafft werden müssen. Bei der Auswahl eines Scanners sollten Sie insbesondere berücksichtigen: Wie viele Belege müssen im Schnitt pro Tag gescannt werden? Welche Papierformate sind zu verarbeiten? Und soll das Gerät auch farbig scannen? Kurzum: Sie klären den Aufwand, der Ihnen entsteht, um die Personalakten zu digitalisieren.

5. Die bestehenden Personalakten scannen

Nun ist es an der Zeit, zu bestimmen, wer die Bestandsakten fürs Scannen vorbereitet und sie dann digitalisiert:

• Wollen Sie die Belege selbst scannen – oder soll hiermit ein spezialisierter Scandienstleister beauftragt werden?
• Übernehmen Sie die Vorkategorisierung der Personalakten mithilfe von Barcodes selbst – oder erledigt das ein Dienstleister?
• Bereiten Sie die Papierdokumente inhouse vor (Büroklammern, Heftungen etc. entfernen) – oder geschieht dies extern?

Eine pauschale Empfehlung lässt sich hier nicht aussprechen. In den meisten Fällen dürfte die Entscheidung von den Kosten abhängen. Lassen Sie sich daher am besten Angebote von verschiedenen Dienstleistern vorlegen und stellen Sie die zu erwartenden externen Kosten dem finanziellen Aufwand bei der Do-it-yourself-Methode gegenüber. Bedenken Sie dabei auch, dass ein Dienstleister die Bestandsakten in der Regel schneller digitalisiert als Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die – oft über Wochen – mit dem Scannen der Bestandsakten beschäftigt wären.

6. Die künftigen täglichen Arbeitsprozesse gestalten

Auch nach dem Scannen der bestehenden Personalakten werden im Tagesgeschäft Dokumente zu digitalisieren sein. Die technischen Voraussetzungen hierfür – sprich: geeignete Scanner – sind inzwischen gegeben (siehe Schritt 4). Jetzt brauchen Sie bloß noch die entsprechenden Arbeitsprozesse rund ums digitale Archivieren von Dokumenten zu gestalten. Dabei haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

• Spätes Archivieren – halbautomatisiert durch Barcodes oder/und nach manueller Bearbeitung des Dokuments
• Frühes Archivieren – Scannen und manuelle Zuordnung durch den Mitarbeiter vor der Bearbeitung
• Archivierung während der Bearbeitung – automatische Abfrage nach Ablageort, Zuordnung durch den Mitarbeiter

Bevor Sie die digitale Personalakte einführen, sollten Sie zudem festlegen, wer zu welchem Zeitpunkt Datensicherungen erstellt und wann gescannte Papierbelege vernichtet werden können.

7. Eine Verfahrensdokumentation erstellen

Als ein sogenanntes Nebensystem der Buchführung fällt die digitale Personalakte unter den Regelungsbereich der GoBD. Daher ist es unerlässlich, dass Sie die Funktionsweise und die Nutzung des Systems in einer Verfahrensdokumentation beschreiben. Darin ist in inhaltlicher und technischer Hinsicht nachvollziehbar zu erfassen, wie die elektronische Archivierung von Personaldaten in Ihrem Unternehmen vonstattengeht. Mit einer solchen Verfahrensdokumentation schaffen Sie zugleich eine wesentliche Voraussetzung für die Revisionssicherheit der digitalen Archivierung.

Für die digitale Aufbewahrung von personenbezogenen Daten gelten zudem nicht erst seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hohe rechtliche Anforderungen an die Vertraulichkeit der Daten. Beschreiben Sie daher in der Verfahrensdokumentation Ihr Berechtigungskonzept für den Zugriff auf die digitalen Personalakten im Detail.

Was Sie sonst noch für eine erfolgreiche Digitalisierung von Personalakten brauchen

Doch auch, wenn Sie streng nach Checkliste vorgehen: Bedenken Sie, dass die Einführung einer digitalen Personalakte darüber hinaus gutes Projektmanagement und Know-how hinsichtlich der rechtlichen und der technischen Anforderungen erfordert. Schließlich geht es um sensible personenbezogene Daten, die nicht erst seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) besonders zu schützen sind. Doch das ist nicht die einzige Herausforderung, mit der Sie sich besser vorab beschäftigen, wenn Sie Ihre Personalakten digitalisieren wollen.

Brauchen Sie noch etwas, um Ihre Personalakten zu digitalisieren?

Sie wissen nun, wie Sie Ihre Personalakten digitalisieren können und welche Herausforderungen Sie dabei besser stets im Blick behalten. Aber vielleicht wünschen Sie sich trotzdem einen kompetenten Partner mit innovativen Software-Lösungen an Ihrer Seite, um die Digitalisierung von Personalakten bei Ihnen im Unternehmen zu einem vollen Erfolg zu machen? Dann stehen wir für Sie bereit – nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt zu uns auf. Wir haben alle Fallstricke im Blick und liefern Ihnen die Software, die Ihnen bei der Verwaltung und Digitalisierung Ihrer Personalakten viel Zeit und Kosten spart.

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