DEÜV Meldungen

DEÜV Meldungen: 10 Fragen und Antworten zum DEÜV-Meldeverfahren

Kranken- und Pflegekassen, Rentenversicherungen, Unfallversicherungen, Bundesagentur für Arbeit – sie alle benötigen zur Erfüllung ihrer Aufgaben Informationen über beschäftigte Arbeitnehmer. Deswegen müssen Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter sogenannte DEÜV Meldungen an die Sozialversicherungsträger erstatten. Dieser Beitrag fasst zusammen, was Arbeitgeber über das Meldeverfahren nach der DEÜV wissen sollten.

Arbeitgeber müssen Meldungen zur Sozialversicherung (SV-Meldungen) sowie Beitragsnachweise auf elektronischem Weg an die Sozialversicherungsträger übermitteln. Das dazugehörige Meldeverfahren nach der DEÜV gilt auch für kleine Betriebe und mittelständische Unternehmen. Im Zusammenhang mit DEÜV-Meldungen ergeben sich für Arbeitgeber häufig Fragen – dieser Blogartikel beantwortet einige davon.

1. Was ist die DEÜV?

DEÜV ist die Abkürzung für Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung. Es handelt sich um jene Vorschriften, die die elektronische Meldung von eindeutig festgelegten Mitarbeiterdaten durch den Arbeitgeber an die Sozialversicherungsträger (SV-Träger) regeln.

Bei der DEÜV geht es aus Arbeitgebersicht um die digitale Kommunikation mit Krankenkassen, Rentenversicherungsträgern, der Bundesagentur für Arbeit (BA) und Unfallversicherungsträgern (Berufsgenossenschaft und Unfallkasse). Mit anderen Worten: Die DEÜV bezeichnet ein elektronisches Kommunikationssystem zwischen Arbeitgeber und SV-Trägern. Die dazugehörige Verordnung erlässt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales mit dem Bundesgesundheitsministerium.

2. Was regelt die DEÜV?

Die DEÜV regelt die Verpflichtung von Arbeitgebern, die Sozialversicherungsdaten der Mitarbeiter weiterzuleiten. Demnach sind alle Arbeitgeber rechtlich dazu verpflichtet, die Beitragsnachweise zum Arbeitsentgelt der Beschäftigten elektronisch an die gesetzlichen Krankenkassen sowie an die Rentenversicherung und gesetzliche Unfallversicherung weiterzugeben. Auf der Grundlage dieser Beitragsnachweise berechnet insbesondere die gesetzliche Unfallversicherung die Beiträge, die Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter zahlen müssen. Die Bundesagentur für Arbeit greift ebenfalls auf Daten aus den DEÜV-Meldungen zu, um sie behördenintern zu nutzen.

Die Art der Datenübermittlung ist klar geregelt: Sie erfolgt verschlüsselt über zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme. Die digitalen SV-Meldungen sollen die Ansprüche der Arbeitnehmer auf Leistungen gegenüber den SV-Trägern sichern.
 

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3. Wie funktioniert das DEÜV-Meldeverfahren?

Die Teilnahme am DEÜV-Meldeverfahren erfordert ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm. Kleinunternehmen und mittelständische Betriebe können als Alternative dazu auf maschinelle Ausfüllhilfen zugreifen. Eine solche ist über ein kostenloses Programm auf sv.net abrufbar. Mit dieser Ausfüllhilfe können Arbeitgeber Beitragsnachweise einreichen oder andere Meldungen wie eine Jahresmeldung übermitteln. Es handelt sich um eine kostenlose Software. Mit der Basisversion kann ein Unternehmen einen Benutzer registrieren und bis zu 100 Meldungen pro Jahr für eine Betriebsnummer abgeben. Bei der kostenpflichtigen Premiumversion (Kosten: 60 Euro pro Jahr) ist die Abgabe von mehr als 100 Meldungen möglich. Außerdem kann das Unternehmen mehrere Benutzer registrieren.

4. Wer muss DEÜV-Meldungen erstellen?

Die Meldepflichtigen sind in § 2 DEÜV genannt. Demnach müssen die folgenden Personen und Einrichtungen Meldungen erstellen:

  • Arbeitgeber
  • Personen, die ebenso wie ein Arbeitgeber Beiträge auf der Grundlage gesetzlicher Regelungen entrichten
  • Zahlstellen
  • Bundesministerium für Verteidigung oder die von ihm festgelegten Stellen
  • Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
  • Leistungsträger

5. Wann müssen welche DEÜV-Meldungen erstellt werden?

Wann DEÜV-Meldungen zu erstellen sind, hängt davon ob, welcher Meldeanlass vorliegt. Es gelten diese Meldefristen:

MELDEANLASSMELDEFRIST
Anmeldung (Beginn) einer versicherungspflichtigen Beschäftigung, Berufsausbildung oder AltersteilzeitErste Gehaltsabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn des Meldeanlasses
Abmeldung (Ende) einer versicherungspflichtigen Beschäftigung, Berufsausbildung oder AltersteilzeitLetzte Gehaltsabrechnung, jedenfalls aber binnen sechs Wochen nach dem Ende
Geringfügige BeschäftigungBinnen sechs Wochen nach Beginn und Ende der Beschäftigung
Unterbrechung der Arbeit für mindestens einen vollen Kalendermonat wegen Krankheit, Elternzeit oder Wehrdienst/ZivildienstBinnen zwei Wochen nach dem Ende des ersten vollen Monats nach der Unterbrechung
Jahresmeldung für jeden am 31. Dezember eines Jahres beschäftigten versicherungspflichtigen MitarbeiterNächste Gehalts- oder Lohnabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar des nachfolgenden Kalenderjahres
Sofortmeldung für bestimmte Wirtschaftszweige wie Bau, Gastronomie, Personenbeförderung, Schausteller und MessebauSpätestens bei Beschäftigungsaufnahme
Sondermeldung für einmalig gezahltes GehaltSechs Wochen nach der Gehaltsauszahlung
GKV-Meldungen: GKV-Monatsmeldung bei MehrfachbeschäftigungNach Anforderung
Änderung bei Personen- oder Beitragsgruppenschlüssel, Krankenkasse oder BetriebsstätteBinnen sechs Wochen
Stornierung einer MeldungUnverzüglich

 

Falls die Meldefrist an einem Wochenende oder Feiertag endet, verlängert sich die Meldefrist bis auf den nächsten Werktag. Bei Arbeitnehmern mit Mehrfachbeschäftigung müssen alle betroffenen Arbeitgeber GKV-Meldungen in Form von GKV-Monatsmeldungen abgeben.

6. Welche Meldeanlässe gibt es?

Die DEÜV sieht verschiedene Meldeanlässe vor:

  • Anmeldung
  • Abmeldung
  • Jahresmeldung
  • Unterbrechungsmeldung
  • Entgeltmeldungen (einmal gezahltes Arbeitsentgelt, flexible Arbeitszeitregeln, GKV-Meldungen bei Mehrfachbeschäftigung)
  • Änderungsmeldungen: Personen- oder Beitragsgruppenschlüssel; Krankenkasse oder Betriebsstätte
  • Sofortmeldung in bestimmten Wirtschaftszweigen
  • Eintritt eines Insolvenzereignisses
  • Meldungen für geringfügig Beschäftigte

7. Welche Voraussetzungen müssen Entgeltabrechnungsprogramme erfüllen?

Es braucht Softwareprogramme, eine Verschlüsselungsmethode und digitale Daten bezüglich Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte. Auf Basis der maschinell aufbereiteten Daten erfolgt eine Berechnung der SV-Beiträge. Alle Daten aus den DEÜV-Meldungen werden maschinell gelesen und verarbeitet. Dies stellt die umgehende Abwicklung der Daten durch die Sozialversicherungsträger sicher.

Entgeltabrechnungsprogramme müssen einige Voraussetzungen erfüllen, damit eine Datenübertragung per DEÜV-Meldeverfahren möglich ist:

  • Das Programm prüft bei der Datenerfassung und Abrechnung maschinell, ob die Daten zuverlässig, richtig und vollständig sind.
  • Darüber hinaus dokumentiert es fehlerhafte Daten.
  • Das Programm verwaltet die folgenden Daten maschinell:
    • Persönliche, melderelevante Daten
    • Fehlzeiten
    • SV-Unterbrechungen
    • Sozialversicherungsbeiträge

Darüber hinaus muss ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm Meldeanlässe erkennen, den elektronischen Lohnnachweis und die Jahresmeldung melden sowie eingehende Meldungen dokumentieren.

8. Welche Voraussetzungen gelten bei DEÜV-Meldungen?

Die Meldung findet über ein digitales Entgeltabrechnungsprogramm statt, das die Anforderungen der DEÜV und jene des SGB IV erfüllen muss (Meldeverfahren). DEÜV-Meldungen erfolgen über eine Softwareanwendung oder Ausfüllhilfe. Für alle SV-Meldungen ist nach der DEÜV ein nummerischer Schlüssel (Beitragsgruppenschlüssel/SV-Schlüssel) anzuführen, wobei für jeden Mitarbeiter zu Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung die jeweils passende Ziffer anzugeben ist. Des Weiteren sind diese Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Die Rentenversicherungsnummer des Beschäftigten fungiert als Ordnungsmerkmal.
  • Die persönlichen Mitarbeiterdaten (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und Adresse) müssen bei allen Meldungen vorhanden sein.
  • Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt ist vollständig und kaufmännisch gerundet zu melden.

9. Für welche Personen sind DEÜV-Meldungen zu erstellen?

Arbeitgeber müssen gemäß § 3 DEÜV für diese Personen Meldungen erstatten:

  • Beschäftigte, die einer Versicherungspflicht in Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung unterliegen oder nach dem Recht der Arbeitsförderung versicherungspflichtig sind
  • Beschäftigte, für die Beiträge zur Rentenversicherung oder gemäß dem Recht der Arbeitsförderung zu entrichten sind
  • Personen mit geringfügiger Beschäftigung
  • Leiharbeitskräfte
  • Personen, die Entgeltersatzleistungen oder Arbeitslosengeld II beziehen
  • Wehr- und Zivildienstleistende

10. Wo ist die DEÜV zu finden?

Die DEÜV, mit vollem Wortlaut: Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (DEÜV), ist in der aktuellen Fassung auf der Website des Bundesjustizministeriums zu finden.

Ausführliche Erläuterungen zum Meldeverfahren zur Sozialversicherung enthält ein gemeinsames Rundschreiben der SV-Träger.
 
Lesen Sie auch:
>> Die wichtigsten Meldungen zur Sozialversicherung
>> Sondermeldung 57 an die DRV – vor Rentenbeginn und bei Scheidungen erforderlich
 

Sabine Hutter
Autorin dieses Beitrags
Sabine Hutter ist freie Texterin aus dem bayerischen Waidhofen. Die Betriebswirtin und ehemalige Personalreferentin schreibt in diesem Blog Beiträge zu HR-Themen.
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Bildquellen: Ralf Geithe – stock.adobe.com (Beitragsbild), Sabine Hutter (Porträt)