Digital archivieren – warum das Papierarchiv ein Auslaufmodell ist

In den Büros und Archiven vieler Mittelständler füllen nach wie vor Aktenordner die Schränke. Doch die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papierform hat zunehmend ausgedient. Wer heute und morgen wettbewerbsfähig arbeiten will, muss digital archivieren. Und das erfordert ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Im privaten Umfeld ist die Digitalisierung häufig weiter vorangeschritten als in vielen Unternehmen in Deutschland. Kaum jemand verschickt noch Postkarten aus dem Urlaub – stattdessen versendet man über Messenger-Apps digitale Bilder mit Urlaubsgrüßen. In immer weniger Wohnzimmern stehen noch Bücher und DVDs herum. Dafür werden E-Books gelesen und Filme oder Musik “gestreamt”.

Viele Unternehmen drucken hingegen noch immer Dokumente aus und bewahren sie in Papierform auf. Das ist bemerkenswert, denn längst empfangen und versenden die meisten Firmen täglich geschäftliche Korrespondenz per E-Mail. Laut Bitkom Digital Office Index 2018 liegt die E-Mail auf der Skala der beliebtesten Kommunikationskanäle in deutschen Büros deutlich vor der Briefpost.

Mitarbeiter entwickeln häufig individuelle Ablagestrategien

Auch innerhalb der Unternehmen werden Informationen zunehmend digital ausgetauscht. Laut einer Befragung im Auftrag von Kyocera Document Solution Deutschland nutzen 71 Prozent der Befragten das Medium E-Mail und 22 Prozent Netzlaufwerke für den Informationsaustausch. Hier zeigt sich, dass Arbeitnehmer Erfahrungen, die sie im privaten Umfeld mit der Digitalisierung sammeln, zunehmend in die Unternehmenspraxis übertragen. Zudem arbeiten Angestellte vermehrt ganz oder tageweise im Home-Office. Da ist es hinderlich, wichtige Informationen und Dokumente nur in Papierakten in der Unternehmenszentrale aufzubewahren, auf die die Mitarbeiter von außerhalb nicht zugreifen können.

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen behelfen sich die Beschäftigten, indem sie wichtige Informationen in ihrem E-Mail-System digital archivieren. Darüber hinaus versucht man oft, mithilfe ausgeklügelter Ablagestrukturen im Dateisystem einen Informationsaustausch untereinander zu gewährleisten.

Digital archivieren in Eigenregie erschwert die Übersicht und effizientes Arbeiten

Für Unternehmen hat es gravierende Nachteile, wenn ihre Mitarbeiter Geschäftsdokumente mithilfe eigener Ablagemethoden digital archivieren:

• Oft frisst die Informationssuche viel Zeit, weil die gewünschten Dokumente nicht im erwarteten Dateiordner oder unter einer falschen Bezeichnung abgelegt wurden. Laut Studien verbringt die Hälfte der Mitarbeiter eines Unternehmens täglich bis zu 60 Minuten nur damit, nach Informationen zu suchen. Es gibt auch Firmen, in denen die Angestellten mehr als zwei Stunden pro Tag in die Suche investieren. In bis zu 70 Prozent der Fälle ist die Suche nicht erfolgreich und Dokumente werden erneut erstellt. Häufig wissen die Mitarbeiter nicht, ob sie mit der aktuellen Version eines Dokuments arbeiten oder ob ein Kollege zum Beispiel ein Angebot bereits überarbeitet und erneut verschickt hat.
• Bei einer Dokumentenablage im E-Mail-System gibt es das Problem, dass Angestellte in der Regel keinen Zugriff auf die Postfächer ihrer Kollegen haben. Damit können sie Informationen, die sie zeitnah benötigen, nicht nutzen. Scheiden Mitarbeiter aus einem Unternehmen aus, besteht bei der Aufbewahrung im E-Mail-System die Gefahr, dass geschäftsrelevantes Wissen verloren geht.
• Bei vielen E-Mails handelt es sich zudem um aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe nach Paragraph 257 Handelsgesetzbuch (HGB), Paragraph 147 Abgabenordnung (AO) und Paragraph 14b Umsatzsteuergesetz (UStG). Diese müssen laut den GoBD elektronisch archiviert werden – wobei die Aufbewahrung im Mailsystem oder Dateisystem ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen nicht der von den GoBD geforderten Unveränderbarkeit entspricht.

Hat die besten Zeiten hinter sich: Die Ablage in Papierform ist den Anforderungen der zunehmenden Digitalisierung nicht gewachsen.

Fünf Gründe, weshalb Unternehmen in einem DMS digital archivieren sollten

1. Die digitale Datenflut lässt sich mit Methoden von gestern nicht bewältigen.

Laut einer Studie des IT-Marktforschungsinstituts IDC und des Herstellers Seagate wird das weltweite Datenvolumen bis zum Jahr 2025 auf 175 Zetabytes anwachsen. Dies wäre achtmal so viel wie im Jahr 2017. Würde man diese Datenmenge auf DVDs speichern, überträfe der Stapel mit Datenträgern 23-mal die Entfernung zwischen Erde und Mond.

Um die Flut der Informationen im eigenen Unternehmen zu kanalisieren und Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen in einer zentralen digitalen Akte übersichtlich zusammenzuführen, ist elektronisches Dokumentenmanagement unverzichtbar. Unternehmen, die auch in den kommenden Jahren erfolgreich am Markt agieren und als moderner Arbeitgeber für neue und bestehende Mitarbeiter attraktiv sein wollen, sollten sich daher von ihrem Papierarchiv verabschieden. Erfahrungsgemäß verzeichnen jene kleinen und mittleren Unternehmen ein Umsatzwachstum, die beim Thema Digitalisierung gut oder sehr gut aufgestellt sind.

2. Die rechtlichen Vorgaben lassen sich ohne DMS nur schwer erfüllen.

Eine zusätzliche Herausforderung für Unternehmen sind die regulatorischen Anforderungen. Rechtliche Vorgaben zum Umgang mit Daten finden sich in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen. Hierzu zählen insbesondere: BGB, HGB, Umsatzsteuergesetz, Abgabenordnung sowie die GoBD und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Bei Verstößen gegen geltendes Recht drohen zum einen Bußgelder, Importverbote und strafrechtliche Sanktionen. Zum anderen müssen Unternehmen mit Reputationsverlust, negativen Kundenreaktionen und Umsatzeinbußen rechnen.

Ein DMS unterstützt Unternehmen dabei, die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Ausgeklügelte Berechtigungsstrukturen und Funktionen wie die automatische Versionierung schaffen die Grundlagen für eine GoBD-konforme Aufbewahrung von Dokumenten. Dies ist bei einer Ablage im Dateisystem oder E-Mail-System ohne weitere Sicherungsmaßnahmen nicht gegeben.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann die Mitarbeiter bereits bei der Dokumentenablage entlasten – insbesondere dann, wenn es in das ERP-System des Unternehmens integriert ist. Bei der Auswahl einer DMS-Lösung sollte daher auch darauf geachtet werden, dass der ERP-Anbieter von sich aus eine Integration der Systeme anbietet. Dies stellt sicher, dass ERP und DMS optimal aufeinander abgestimmt sind und Daten effizient genutzt werden. Beim Versand von Rechnungen oder Mahnungen per E-Mail können die ERP-Daten beispielsweise für die Verschlagwortung und automatische Ablage im DMS genutzt werden. Überhaupt ist es von Vorteil, wenn sich das DMS elegant in die für die Mitarbeiter vertrauten Applikationen, wie zum Beispiel Microsoft-Office-Anwendungen oder den Windows Explorer, integrieren lässt.

4. Dokumente sind in einem DMS jederzeit schnell auffindbar.

DMS-Lösungen bieten die Möglichkeit, Dokumente aus verschiedensten Applikationen in Sekunden zu finden. Ist ein Dokument bzw. Informationsobjekt (Bild, Zeichnung, Film etc.) entsprechend verschlagwortet, steht den Fachabteilungen unternehmensweit ein und dasselbe Objekt zur Verfügung. Es bedarf also keiner Mehrfachablage auf verschiedenen Gruppenlaufwerken. Dies senkt den Speicherplatzbedarf und spart den Mitarbeitern Arbeitszeit, die sie ohne ein DMS für die Dokumentensuche bzw. -neuerstellung aufwenden müssten.

5. Mit einem DMS kann man zeit- und ortsunabhängig auf Informationen zugreifen.

DMS-Nutzer schätzen es sehr, dass sie jederzeit und an jedem Ort – ob im Home-Office, auf Geschäftsreise oder am Büroarbeitsplatz – auf aktuelle Informationen zugreifen können. Ohne dafür erst Rücksprache mit Kollegen halten zu müssen, weil diese die benötigten Dokumente in ihren Aktenschränken unter Verschluss halten. Zudem erübrigt sich beim Einsatz eines DMS der Aufwand für die häufig praktizierte “Schattenablage” auf privaten Laufwerken.

Autorin dieses Beitrags
Andrea Haudel leitet das Produktmanagement bei HS – Hamburger Software. Sie beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit Lösungen für die Themenbereiche Dokumentenmanagement und Archivierung.

Bildquellen: Maren Heuer (2x), Elfriede Liebenow (Porträt)