Digitale Lohnabrechnung: Rechtliche Lage und Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt hat am 28. Januar 2025 entschieden, dass Unternehmen ihren Beschäftigten die Lohnabrechnung elektronisch zur Verfügung stellen dürfen. Doch was bedeutet das genau? Welche rechtlichen Grundlagen gelten, und warum sollten Unternehmen jetzt auf die digitale Lohnabrechnung umstellen?

Rechtslage: Sind digitale Lohnabrechnungen erlaubt?

Das höchste deutsche Arbeitsgericht hat festgelegt, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten die Gehalts- oder Lohnabrechnung digital zukommen lassen dürfen – eine Papierform ist nicht zwingend erforderlich.

Die wichtigsten Punkte des BAG-Urteils:

✅ Holschuld-Prinzip: Arbeitnehmer müssen ihre elektronische Gehaltsabrechnung selbst abrufen.
✅ Bereitstellungspflicht des Arbeitgebers: Unternehmen müssen die digitale Lohnabrechnung sicher zugänglich machen – zum Beispiel können sie die Verdienstabrechnungen per E-Mail versenden.
✅ Zugänglichkeit sicherstellen: Bei Bedarf muss eine Einsichtnahme oder ein Ausdruck vor Ort im Betrieb möglich sein.

Mit diesem Urteil ist klar: Die papierlose Lohnabrechnung ist rechtskonform – Arbeitgeber können jetzt effizienter und nachhaltiger abrechnen.

Vorteile der digitalen Lohnabrechnung für Arbeitgeber

Die Umstellung auf digitale Gehaltsabrechnungen bringt für Unternehmen erhebliche Vorteile mit sich:

1. Weniger Bürokratie und Kosten: Die elektronische Lohnabrechnung reduziert den Aufwand für Druck, Kuvertierung und Versand. Unternehmen sparen Papier-, Druck- und Portokosten.

2. Schnellere Bereitstellung und höhere Effizienz: Lohnabrechnungen können per E-Mail oder über ein sicheres Mitarbeiterportal sofort bereitgestellt werden. Das vermeidet Verzögerungen und reduziert Fehlerquellen.

3. Umweltfreundlich und nachhaltig: Die papierlose Gehaltsabrechnung spart Ressourcen und reduziert den CO₂-Fußabdruck – ein wichtiger Schritt in Richtung nachhaltiges Personalmanagement.

4. Erhöhte Sicherheit und Datenschutz: Mit verschlüsselten E-Mails oder passwortgeschützten Dokumenten können sensible Daten sicherer übermittelt werden als per Post.

Vorteile der digitalen Lohnabrechnung für Arbeitnehmer

Auch Arbeitnehmer profitieren von der elektronischen Gehaltsabrechnung:

1. Jederzeit und überall abrufbar: Ob am PC oder Smartphone – die Lohnabrechnung online abrufen spart Zeit und Wege.

2. Bessere Archivierung und weniger Papierchaos: Alle Gehaltsabrechnungen digital speichern und bei Bedarf jederzeit abrufen – kein mühsames Suchen in Aktenordnern mehr!

3. Mehr Sicherheit und Datenschutz: Gedruckte Abrechnungen können verloren gehen oder in falsche Hände geraten. Digitale Lohnabrechnungen sind passwortgeschützt und sicher.

4. Schnellerer Zugriff für Steuererklärung oder Kreditanträge: Ob für die Steuererklärung, Mietvertrag oder Kreditbeantragung – mit einer elektronischen Gehaltsabrechnung sind alle Unterlagen sofort verfügbar.

Fazit: Jetzt auf die digitale Bereitstellung von Verdienstabrechnungen umstellen!

Das BAG-Urteil zur digitalen Gehaltsabrechnung zeigt: Unternehmen können ohne rechtliche Bedenken auf eine elektronische Lohnabrechnung umstellen. Dadurch profitieren sie von Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung, schneller und sicherer Bereitstellung per E-Mail sowie Nachhaltigkeit durch papierlose Prozesse.

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