Digitale Personalakte - Was vor der Einführung zu tun ist

Eine digitale Personalakte hilft Unternehmen, ihren Aufwand für die Personalverwaltung zu senken. Damit die Software die gewünschten Effekte bringt, sollte man die Einführung jedoch gut vorbereiten. Drei Aufgaben, die zu erledigen sind.

In vielen Unternehmen verbringen die Mitarbeiter der Personalabteilung jeden Monat mehrere Tage damit, Personalakten zu pflegen und Informationen zu suchen. Immer mehr Firmen möchten ihre papiergebundene Personalverwaltung deshalb ad acta legen und eine digitale Personalakte einführen. Diese enthält Funktionen zur Informationssuche und zur automatischen Archivierung. Außerdem ermöglicht sie den Nutzern, jederzeit und auch mobil auf die Akten zuzugreifen. Das sorgt für bessere Arbeitsabläufe und schafft freie Kapazitäten für andere wichtige Aufgaben im Bereich HR, wie die Personalentwicklung. Bevor man loslegt, muss man jedoch erst einmal die Voraussetzungen für einen reibungslosen Übergang vom Papier zur digitalen Personalakte schaffen.

1. Ordnung ins Archiv bringen

Wohl jeder Personaler kennt das Problem: Über die Jahre hinweg sammeln sich im Archiv ordnerweise Dokumente an, die eigentlich längst vernichtet gehörten oder aber zumindest entbehrlich sind. Allein, es fehlte bislang immer die Zeit für eine große Aufräumaktion. Doch nun ist die Gelegenheit günstig: Im Vorfeld der Einführung einer digitalen Personalakte sollten die Struktur und die Inhalte der Personalakte unbedingt überprüft und optimiert werden.

Alle Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind auszusortieren. Hierbei müssen insbesondere die Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) befolgt werden.

Darüber hinaus sollte das Unternehmen einheitliche Standards für das künftige Handling der Personalakten definieren; dies verbessert den Workflow. Eine digitale Personalakte bietet hierzu in der Regel Vorbesetzungen an – womit wir beim Thema Softwareauswahl sind.

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2. Digitale Personalakte auswählen

Mittlerweile gibt es auf dem Markt auch für kleinere Budgets gute und ausgereifte Lösungen. Allerdings erleichtert die Angebotsvielfalt die Auswahl nicht gerade. Woran sollte man sich also orientieren?

Zu den Kriterien, die abzufragen sind, gehören neben dem Funktionsumfang und Preis der Software vor allem Sicherheitsaspekte:

Ermöglicht die digitale Personalakte eine revisionssichere Archivierung und bewahrt sie alle Informationen nachvollziehbar, unveränderbar, unzerstörbar und wiederherstellbar auf?
Werden die Dokumente versioniert und protokolliert die Anwendung jede Bearbeitung?
Unterstützt die elektronische Akte das Unternehmen bei der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen? Lassen sich die Benutzerrechte zum Aktenzugriff individuell konfigurieren? Gerade der Aspekt Datenschutz sollte angesichts der verschärften Anforderungen durch die DSGVO bereits bei der Softwareauswahl berücksichtigt werden.

Darüber hinaus spielen technische Überlegungen eine Rolle:

Wollen Sie die digitale Personalakte als sogenannte Insellösung einsetzen (auch als Stand-Alone-Lösung bezeichnet)? Hierbei besteht standardmäßig keine Verbindung zwischen der digitalen Personalakte und der Lohnabrechnung oder anderen Systemen im Unternehmen. Dieses Einsatzszenario bietet sich beispielsweise für Unternehmen an, die ihre Lohnabrechnung nicht im eigenen Haus durchführen.
Alternativ lässt sich die digitale Personalakte mit dem System zur Lohnabrechnung verknüpfen. Diese Variante hat den Vorteil, dass es keine Schnittstellenprobleme gibt und eine doppelte Datenhaltung vermieden wird. Auch der Workflow – etwa rund um die Archivierungsprozesse – gestaltet sich bei einem integrierten System effizienter. Die aufbewahrungspflichtigen Dokumente aus der Lohnabrechnung fließen hier nämlich automatisch in das digitale Archiv und werden dort nach den eigenen Vorgaben verschlagwortet.
Wichtig ist zudem, dass die digitale Personalakte leicht zu bedienen ist. Beispielsweise sollten nützliche Funktionen wie die Vorbesetzung des Mitarbeiternamens und der Personalnummer bei der Verschlagwortung von Dokumenten vorhanden sein.

Zu guter Letzt gehört zum Auswahlprozess ein prüfender Blick auf den Softwareanbieter:

Inwieweit erhalten die Kunden in der Einführungsphase und beim laufenden Betrieb der digitalen Personalakte Unterstützung?
Wartet der Hersteller die Software zuverlässig?
Kann er Referenzen vorweisen?

3. Personalakten scannen

Nachdem man das Archiv aufgeräumt, die Aktenstruktur optimiert und eine Software ausgewählt hat, geht es ans Scannen der Personalakten. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten: Selbermachen – oder einen spezialisierten Dienstleister beauftragen. Welche Variante für den eigenen Betrieb die bessere ist, hängt vom Umfang der Personalakten und den verfügbaren Kapazitäten in der Personalabteilung ab.

Je mehr Papier zu scannen ist, desto mehr Aufwand entsteht. So fallen zum Beispiel in einem Betrieb mit 150 Beschäftigten erfahrungsgemäß mehrere Tausend Blatt Papier an, die es zu digitalisieren gilt. Da lohnt es sich womöglich schon, externe Unterstützung beim Scannen in Anspruch zu nehmen. Aber auch kleinere Unternehmen fahren mit professioneller Hilfe unter Umständen besser, weil die Digitalisierung der Bestandsakten schneller abgeschlossen werden kann. Und dies wiederum beschleunigt den gesamten Einführungsprozess der digitalen Personalakte.

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Bildquelle: Elfriede Liebenow