Digitale Personalakte: Papierunterlagen aufbewahren oder vernichten?

Viele Arbeitgeber würden gern sämtliche Papierbelege nach deren Überführung in eine digitale Personalakte in den Schredder schieben. Doch hier ist Vorsicht geboten. Dieser Beitrag erläutert, worauf Arbeitgeber im Zuge der Digitalisierung und anschließenden Vernichtung von Personalunterlagen achten sollten.

Die digitale Personalakte hat sich in den vergangenen Jahren zu einer der beliebtesten Anwendungen im Segment der Personalsoftware entwickelt. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben die Vorzüge des elektronischen Archivs für sich entdeckt: Durch den schnelleren Informationszugriff gewinnt man Zeit. Außerdem spart man Platz und Ressourcen, weil nicht mehr jedes Dokument in Papierform vorhanden sein muss.

Bei den meisten Papierdokumenten risikolos möglich: Vernichtung nach dem Scannen

In rechtlicher Hinsicht steht es jedem Unternehmen frei, selbst zu entscheiden, ob es die Personalakten vollständig digital oder teilweise auch in Papierform führt. Um den Workflow in der Personalverwaltung tatsächlich zu verbessern, empfiehlt es sich, alle Personalunterlagen zu scannen und in die digitale Personalakte zu überführen.

Nach der Digitalisierung der Personalakten haben Arbeitgeber verständlicherweise ein Interesse, die “alten” papiergebundenen Dokumente zu vernichten. Bei den meisten Papierbelegen ist dies nach dem Scannen auch ohne Risiko und unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen möglich. Bezüglich mancher Dokumente ist es jedoch ratsam, sie weiterhin im Papieroriginal aufzubewahren.

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Verträge zwecks Urkundsbeweis weiterhin im Papieroriginal aufbewahren

Zu den Personalunterlagen, die Arbeitgeber auch nach dem Scannen weiterhin im Original, also in Papierform aufbewahren sollten, zählen vor allem Dokumente, die zwingend der Schriftform des § 126 BGB unterliegen und Unterschriften tragen, wie zum Beispiel:

Arbeitsverträge (insbesondere solche mit Befristung und/oder nachvertraglichen Wettbewerbsverboten)
Aufhebungsverträge
Kündigungsschreiben

Vernichtet ein Arbeitgeber die Papieroriginale von Verträgen, riskiert er in einer späteren gerichtlichen Auseinandersetzung die erfolgreiche Beweisführung.

Durch das Scannen von Vertragsdokumenten und der Überführung in die digitale Personalakte bleibt zwar die geforderte Schriftform erhalten – der sogenannte Urkundsbeweis (§§ 415ff. ZPO) kann aber nur durch Vorlage des Originals in Papierform geführt werden. Gescannte Dokumente hingegen ermöglichen nach gegenwärtiger Rechtslage lediglich den Augenscheinsbeweis.

Arbeitgeber, die auf Nummer sicher gehen wollen, bewahren die wichtigsten Personaldokumente daher weiterhin im Papieroriginal auf.

Hierzu empfiehlt es sich, vor dem Scannen alle Dokumente in Urkunden (hierunter fallen auch Verträge) und Nicht-Urkunden zu kategorisieren. Anschließend sollte – erforderlichenfalls mithilfe fachanwaltlicher Beratung – eine Risikoanalyse erstellt werden, anhand derer das Unternehmen entscheiden kann, welche Originalurkunden aufzubewahren sind und welche vernichtet werden können.

Arbeitgeber, die – etwa aus betrieblichen Gründen – beabsichtigen, sämtliche Papierunterlagen zu vernichten, sollten Vorkehrungen zur Risikominimierung treffen. Im Folgenden finden Sie dazu Empfehlungen (ohne Anspruch auf Vollständigkeit). Die Hinweise gelten im Übrigen auch für Unternehmen, die wichtige Unterlagen, wie Verträge, weiterhin zusätzlich in Papierform aufbewahren.

7 Empfehlungen zur Digitalisierung von Personalunterlagen

1. Legen Sie bei Verträgen und Erklärungen, die der Schriftform bedürfen, eine „Papierschleife“ ein.

Verträge und Erklärungen, die unter das Schriftformerfordernis des § 126 BGB fallen, müssen im Zeitpunkt des Vertragsschlusses in Schriftform vorgelegen haben. Fertigen Sie der Schriftform unterliegende Verträge und Erklärungen deshalb weiterhin schriftlich aus, bevor sie diese im Rahmen der anschließenden Digitalisierung (Scannen) gegebenenfalls vernichten.

2. Händigen Sie dem Arbeitnehmer Verträge und Erklärungen jeweils im Original aus.

Bei einigen Vertragsarten und Erklärungen muss dem Arbeitnehmer ein Original ausgehändigt werden. Ein Beispiel hierfür sind Vereinbarungen über ein nachverträgliches Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB). Haben Sie Ihrem Arbeitnehmer eine solche Vereinbarung nicht im Original ausgehändigt, so ist die Abrede über das nachvertragliche Wettbewerbsverbot unverbindlich. Das bedeutet: Der Arbeitnehmer kann sich an das nachvertragliche Wettbewerbsverbot halten – er muss dies aber nicht.

3. Verpflichten Sie den Arbeitnehmer vertraglich dazu, die Originale von Verträgen aufzubewahren.

Andernfalls besteht in einem Gerichtsprozess nämlich das Risiko, dass der Arbeitnehmer das Vorliegen der Schriftform mit sogenanntem “Nichtmehrwissen” bestreitet. Hat sich der Arbeitnehmer hingegen ausdrücklich dazu verpflichtet, einen Vertrag im Papieroriginal aufzubewahren, ist der Arbeitgeber auch dann auf der sicheren Seite, wenn er die Originaldokumente nach dem Scannen und der Überführung in die elektronische Personalakte vernichtet hat.

4. Legen Sie in einer Verfahrensdokumentation fest, wie Arbeitsverträge abzuschließen, den Arbeitnehmern auszuhändigen und zu digitalisieren sind.

Konkrete Handlungsanweisungen für die Personalabteilung zum Handling von Verträgen sowie festgelegte Überwachungsprozesse verbessern zum einen die innerbetriebliche Compliance, zum anderen stärken sie die Position des Arbeitgebers im Gerichtsverfahren. Jedenfalls dürfte das Vorliegen einer Verfahrensdokumentation es dem Arbeitnehmer erschweren, die Einhaltung der Schriftform wirksam zu bestreiten.

5. Gehen Sie bei der Digitalisierung von Personalunterlagen nach den Empfehlungen der “Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen” (TR RESISCAN) vor.

Die TR RESISCAN wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) herausgegeben. Sie ist als praxisorientierter Handlungsleitfaden konzipiert und gibt technische Empfehlungen rund um die Einführung rechtssicherer Scanprozesse. Arbeitgeber, die die Standards aus der TR RESISCAN einhalten, dürften es unter anderem leichter haben, ein Gericht davon zu überzeugen, dass der ausgedruckte Scan eines Vertrags mit dem digitalisierten Original übereinstimmt.

6. Versehen Sie Vertragsdokumente vor dem Scannen mit einem Echtheitsvermerk.

Zusätzliche Sicherheit gibt Arbeitgebern ein Echtheitsvermerk, der vor dem Scanvorgang auf dem jeweiligen Vertragsdokument angebracht wird – etwa in Form eines Aufklebers. Darin bestätigt ein namentlich zu benennender Dritter, beispielsweise ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung, die Echtheit der Unterschriften. Mithilfe eines solchen Echtheitsvermerks dürften Arbeitgeber bei einem Verfahren im Rahmen der freien Beweiswürdigung bessere Karten haben, das Gericht von der Übereinstimmung eines vorgelegten Scan-Ausdrucks mit dem Original zu überzeugen.

7. Scannen Sie Unterlagen mit Schriftformerfordnis in Farbe.

Generell empfiehlt es sich, sämtliche Verträge und Erklärungen mit farbiger (üblicherweise blauer) Tinte bzw. mit Kugelschreiber zu unterschreiben. Und natürlich sollte man diese Unterlagen dann auch farbig scannen und in die digitale Personalakte überführen. Denn wenn sich die Unterschriften farblich vom restlichen Text abheben, ist es für das Gericht einfacher, sich von der Echtheit zu überzeugen.

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