Digitale Personalakte: Vertragsdokumente nicht vorschnell in den Schredder schieben

Digitale Personalakte: Papierunterlagen aufbewahren oder vernichten?

Viele Arbeitgeber würden am liebsten alle Papierbelege in den Aktenvernichter schieben, nachdem sie in eine digitale Personalakte überführt wurden. Doch dabei ist Vorsicht geboten. Dieser Beitrag erklärt, welche Personalakten nach dem Scannen vernichtet werden dürfen und welche im Original aufbewahrt werden sollten.

Die digitale Personalakte hat sich in den vergangenen Jahren zu einer der beliebtesten Anwendungen im Bereich der Personalsoftware entwickelt. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben die Vorteile des elektronischen Archivs für sich entdeckt:

  • Zeitersparnis durch schnelleren Zugriff auf Informationen
  • Platz- und Ressourceneinsparung, da weniger Papierunterlagen nötig sind
  • Effizientere Personalverwaltung durch digitale Workflows

Darf man Personalakten nach der Überführung in die digitale Personalakte vernichten?

Unternehmen entscheiden selbst, ob sie Personalakten digital oder in Papierform führen. Viele Firmen scannen ihre Personalunterlagen und überführen sie in eine elektronische Personalakte. Nach der Digitalisierung möchten Arbeitgeber oft die alten Papierdokumente vernichten. Bei den meisten Unterlagen ist dies rechtlich unbedenklich, solange Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Allerdings gibt es Dokumente, die weiterhin im Original aufbewahrt werden sollten.

Mit der Digitalen Personalakte
alle Dokumente sicher aufbewahren

Welche Personalunterlagen sollten Arbeitgeber im Original aufbewahren?

Bestimmte arbeitsrechtliche Dokumente unterliegen der Schriftform gemäß § 126 BGB und sollten im Original aufbewahrt werden. Dazu gehören insbesondere:

  • Befristete Arbeitsverträge
  • Arbeitsverträge mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten
  • Aufhebungsverträge
  • Kündigungsschreiben

Die Aufbewahrung der Originale ist wichtig, da sie im Streitfall als Urkunden im Sinne der §§ 415 ff. ZPO einen höheren Beweiswert haben. Obwohl digitalisierte Dokumente unter bestimmten Voraussetzungen die Textform nach § 126b BGB erfüllen können, bietet die Vorlage des Papieroriginals in der Regel mehr Rechtssicherheit.

Arbeitgeber, die eine vollständige Digitalisierung ihrer Personalakten anstreben, sollten die rechtlichen Risiken sorgfältig abwägen. Eine detaillierte Verfahrensdokumentation des Scan-Prozesses kann die Beweiskraft digitalisierter Dokumente erhöhen. In jedem Fall empfiehlt sich bei der Umstellung auf digitale Personalakten eine juristische Beratung, um alle rechtlichen Aspekte zu berücksichtigen.

Empfehlungen zur sicheren Digitalisierung von Personalunterlagen

1. Dokumente vor dem Scannen kategorisieren

Unternehmen sollten Dokumente vor dem Scannen in zwei Kategorien einteilen: Urkunden (einschließlich Verträge) und Nicht-Urkunden. Ein Rechtsberater kann bei der Risikoanalyse behilflich sein. Auf dieser Grundlage können Unternehmen ermitteln, welche Dokumente sie im Original aufbewahren müssen und welche sie gefahrlos vernichten können.

2. Wichtige Verträge und Erklärungen im Original aushändigen

Ein Beispiel: Arbeitgeber müssen Vereinbarungen über ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB) im Original aushändigen. Andernfalls entfällt die Bindungspflicht des Arbeitnehmers.

3. Arbeitnehmer vertraglich zur Aufbewahrung verpflichten

Arbeitgeber sichern sich ab, indem sie im Arbeitsvertrag die Pflicht des Arbeitnehmers zur Aufbewahrung der Originaldokumente festlegen und die Zustimmung zur digitalen Archivierung einholen. Damit minimieren sie das Risiko, dass die Schriftform im Streitfall bestritten wird und sind auch dann rechtlich abgesichert, wenn sie die Originale nach der Übernahme in die elektronische Personalakte vernichten.

4. Verfahrensdokumentation für den Scan-Prozess erstellen

Ein klar dokumentierter Scan-Prozess stärkt die interne Compliance und erhöht die Beweiskraft digitalisierter Dokumente vor Gericht. Eine detaillierte Verfahrensdokumentation erschwert es Arbeitnehmern erheblich, die Einhaltung der Schriftform erfolgreich anzufechten.

5. Rechtssicheres Scannen von Personalunterlagen nach TR RESISCAN

Die TR RESISCAN-Richtline des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) enthält praxisnahe Empfehlungen für das rechtssichere Scannen. Arbeitgeber, die sich daran halten, können vor Gericht leichter nachweisen, dass der ausgedruckte Scan eines Vertrags mit dem digitalisierten Original in der digitalen Personalakte übereinstimmt.

6. Echtheitsvermerk vor dem Scannen anbringen

Ein Echtheitsvermerk (z. B. ein Aufkleber mit Bestätigung durch einen Mitarbeiter der Personalabteilung) kann zusätzliche Sicherheit geben und die Beweiskraft des Scans stärken.

7. Wichtige Dokumente in Farbe scannen

Farbige Unterschriften heben sich besser vom restlichen Text ab und können die Beweisführung vor Gericht erleichtern. Daher sollten entsprechende Dokumente auch farbig gescannt und in die digitale Personalakte überführt werden.

 

Fazit: Personalunterlagen digitalisieren mit Augenmaß

Die digitale Personalakte bietet viele Vorteile, doch Arbeitgeber sollten sich darüber bewusst sein, dass sie nicht alle Papierdokumente bedenkenlos vernichten dürfen. Eine klare Kategorisierung, die Beachtung rechtlicher Vorgaben und eine professionelle Digitalisierung nach TR RESISCAN sorgen für mehr Sicherheit.


Checkliste: Sichere Digitalisierung von Personalunterlagen

✅ Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge und Kündigungen im Original aufbewahren
✅ Arbeitnehmer verpflichten, Originale aufzubewahren
✅ Verfahrensdokumentation für die Personalabteilung erstellen
✅ Digitalisierung nach TR RESISCAN durchführen
✅ Vor dem Scannen einen Echtheitsvermerk anbringen
✅ Verträge in Farbe scannen für bessere Beweiskraft


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