Digitale Personalakte: Papierunterlagen aufbewahren oder vernichten?
Viele Arbeitgeber würden am liebsten alle Papierbelege in den Aktenvernichter schieben, nachdem sie in eine digitale Personalakte überführt wurden. Doch dabei ist Vorsicht geboten. Dieser Beitrag erklärt, welche Personalakten nach dem Scannen vernichtet werden dürfen und welche im Original aufbewahrt werden sollten.
Die digitale Personalakte hat sich in den vergangenen Jahren zu einer der beliebtesten Anwendungen im Bereich der Personalsoftware entwickelt. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben die Vorteile des elektronischen Archivs für sich entdeckt:
- Zeitersparnis durch schnelleren Zugriff auf Informationen
- Platz- und Ressourceneinsparung, da weniger Papierunterlagen nötig sind
- Effizientere Personalverwaltung durch digitale Workflows
Darf man Personalakten nach der Überführung in die digitale Personalakte vernichten?
Unternehmen entscheiden selbst, ob sie Personalakten digital oder in Papierform führen. Viele Firmen scannen ihre Personalunterlagen und überführen sie in eine elektronische Personalakte. Nach der Digitalisierung möchten Arbeitgeber oft die alten Papierdokumente vernichten. Bei den meisten Unterlagen ist dies rechtlich unbedenklich, solange Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Allerdings gibt es Dokumente, die weiterhin im Original aufbewahrt werden sollten.
Welche Personalunterlagen sollten Arbeitgeber im Original aufbewahren?
Bestimmte arbeitsrechtliche Dokumente unterliegen der Schriftform gemäß § 126 BGB und sollten im Original aufbewahrt werden. Dazu gehören insbesondere:
- Befristete Arbeitsverträge
- Arbeitsverträge mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten
- Aufhebungsverträge
- Kündigungsschreiben
Die Aufbewahrung der Originale ist wichtig, da sie im Streitfall als Urkunden im Sinne der §§ 415 ff. ZPO einen höheren Beweiswert haben. Obwohl digitalisierte Dokumente unter bestimmten Voraussetzungen die Textform nach § 126b BGB erfüllen können, bietet die Vorlage des Papieroriginals in der Regel mehr Rechtssicherheit.
Arbeitgeber, die eine vollständige Digitalisierung ihrer Personalakten anstreben, sollten die rechtlichen Risiken sorgfältig abwägen. Eine detaillierte Verfahrensdokumentation des Scan-Prozesses kann die Beweiskraft digitalisierter Dokumente erhöhen. In jedem Fall empfiehlt sich bei der Umstellung auf digitale Personalakten eine juristische Beratung, um alle rechtlichen Aspekte zu berücksichtigen.
Fazit: Personalunterlagen digitalisieren mit Augenmaß
Die digitale Personalakte bietet viele Vorteile, doch Arbeitgeber sollten sich darüber bewusst sein, dass sie nicht alle Papierdokumente bedenkenlos vernichten dürfen. Eine klare Kategorisierung, die Beachtung rechtlicher Vorgaben und eine professionelle Digitalisierung nach TR RESISCAN sorgen für mehr Sicherheit.
Checkliste: Sichere Digitalisierung von Personalunterlagen
✅ Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge und Kündigungen im Original aufbewahren
✅ Arbeitnehmer verpflichten, Originale aufzubewahren
✅ Verfahrensdokumentation für die Personalabteilung erstellen
✅ Digitalisierung nach TR RESISCAN durchführen
✅ Vor dem Scannen einen Echtheitsvermerk anbringen
✅ Verträge in Farbe scannen für bessere Beweiskraft
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