Digitales Dokumentenmanagement – die 6 wichtigsten Gründe für ein DMS

Auf die Frage, wie Unternehmen die zunehmende Dokumentenflut effizient in den Griff bekommen und dabei gesetzliche Vorgaben erfüllen können, gibt es nur eine Antwort: mit dem passenden Dokumentenmanagementsystem (DMS). Ein DMS dient nicht nur zur Dokumentenablage und -archivierung, sondern trägt im Idealfall als Informationsplattform für das ganze Unternehmen entscheidend zu dessen Wettbewerbsfähigkeit bei. Dieser Beitrag zeigt, warum das so ist und welche Gründe für digitales Dokumentenmanagement sprechen.

Rechnungen, Bestellungen, Lieferpapiere, Verträge, Artikellisten, Tabellen, Protokolle, Broschüren, Belege, Präsentationen – es gibt Dutzende Arten von Dokumenten in Unternehmen. Hinzu kommen verschiedene Formen: analoge (“papierhafte”) oder digitale Dokumente, letztere auch noch in den unterschiedlichsten Dateiformaten und Versionen. Und es werden immer mehr: Die fortschreitende Digitalisierung lässt die Daten- und Dokumentenflut rasant ansteigen und bringt jedem Unternehmen – egal wie groß es ist – neue Anforderungen für das Informationsmanagement.

Herkömmliche Dokumentenablage führt ins Chaos

Es stellt sich die Frage, wie man der Masse an Dokumenten effizient Herr werden kann – wie man Dokumente ordentlich und gesetzeskonform ablegen, dabei den Überblick behalten sowie sicherstellen kann, dass man zu jeder Zeit schnell wiederfindet, was man gerade für die erfolgreiche Abwicklung eines geschäftlichen Prozesses braucht.
 

Dokumentenmanagement ist die Verwaltung von Dokumenten. Es umfasst die Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe sowie die Archivierung von und Suche nach Dokumenten.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist Software-unterstütztes Dokumentenmanagement. Im DMS werden elektronische beziehungsweise digitalisierte (gescannte) geschäftsrelevante Dokumente mittels einer Datenbank verwaltet. Die DMS-Software speichert Dokumente aller Art und aus verschiedensten Quellen zentral. Sie übernimmt die Organisation und Koordination der Erstellung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Das Herzstück eines DMS ist die digitale Archivierung.

Wie stellt man sich als Unternehmen also in Sachen Dokumentenmanagement am besten auf? Diese Frage lässt sich nur unternehmensindividuell beantworten. Fest steht: Die herkömmliche Art, Dokumente abzulegen und zu verwalten, funktioniert heutzutage schlecht bis gar nicht mehr und führt zu Ineffizienz und Chaos. Das erfahren insbesondere KMU, denn viele von ihnen haben keine strategischen und ganzheitlichen Ansätze für das Dokumentenmanagement. Laut einer Bitkom-Studie herrscht im Mittelstand (befragt wurden Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern) noch das “analoge Büro” vor.

Der Studie zufolge setzte 2017 rund ein Drittel der befragten Unternehmen eine Standardsoftware für Aufgaben wie Archivierung, Posteingang oder das Teilen von Informationen im Unternehmen ein. Dies allerdings größtenteils in ausgewählten Bereichen, wie zum Beispiel im Controlling. So waren insgesamt nur 11 Prozent der Unternehmen softwareseitig für eine umfassende, unternehmensweite Digitalisierung der Büroarbeit aufgestellt.

Oft wird in KMU noch papierbasiert und – was das Archivieren und Verwalten von Dokumenten angeht – manuell gearbeitet.

Da ist Chaos vorprogrammiert: Informationen liegen teils auf Papier und teils in elektronischer Form vor, häufig aber auch in beiden Formen, so dass es eine Mischung aus physischer und elektronischer Ablage mit redundanten Informationen gibt. Der Überblick geht verloren, oft lässt sich nicht mehr feststellen, welches die originären Dokumente sind und schon gar nicht, wo sie sich befinden. Jeder arbeitet irgendwie in Dokumente hinein, ohne dass dabei erkennbar wäre, was der andere tut oder wer was gemacht hat. Der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinsichtlich der Datenaufbewahrung wird unter diesen Umständen oft nicht konsequent nachgegangen.

So schlagen sich viele KMU mit einer sehr aufwendigen Archivierung herum, mit ewigem Suchen nach Dokumenten (ohne Garantie für Auffindbarkeit) und mit Intransparenz von Archiven, Ablagen und Bearbeitungsprozessen. All das schadet über kurz oder lang dem Unternehmenserfolg.

Chaos in den Dokumenten kann sich heutzutage kein Unternehmen mehr leisten. Eine wirksame Strategie und Instrumente, mit denen die Dokumentenflut beherrschbar und nutzbar wird, sind unerlässlich. Oder anders gesagt: Jedes Unternehmen sollte ein systematisches, elektronisches Dokumentenmanagement haben.

Die 6 wichtigsten Gründe für digitales Dokumentenmanagement

Die Gründe, die für digitales Dokumentenmanagement sprechen, sind so zahlreich wie überzeugend. Sie lassen sich zum einen dem Bereich der ‘Geschäftsprozessunterstützung und -optimierung durch Informationsbereitstellung’ zuordnen. Zum anderen dem Bereich ‘Recht und Compliance’, bei dem es um die Umsetzung der gesetzlichen und ethischen Vorgaben für eine ordentliche Geschäftsführung geht. Die sechs wichtigsten Vorteile eines DMS sind:

1. Zeitgewinn durch schnellen Zugriff auf Informationen
Im DMS werden alle Dokumente zentral digital gespeichert und verwaltet. Mithilfe von Volltextsuche, Filter- und Sortierungsmöglichkeiten (automatische Verschlagwortung der Dokumente bei Einstellung durch die Datenbank möglich) ist jedes Dokument sofort auffindbar und verfügbar – unabhängig von Format, Datenquelle, Aufenthaltsort des Mitarbeiters und verwendeter Hardware. Langes, unproduktives Durchsuchen von Aktenschränken, physischen oder digitalen Ordnern entfällt. Das spart jede Menge Zeit – und Nerven.

2. Platzersparnis und Raum für Produktiveres
Ein DMS macht physische Archive überflüssig. Vollgestopfte Aktenkeller gehören der Vergangenheit an – es gibt sozusagen nur noch einen virtuellen Aktenschrank, in dem alle Dokumente des Unternehmens ihren Platz haben. Die Kosten für die Archivräumlichkeiten können eingespart werden, oder man nutzt den gewonnenen Platz für andere, produktivere Zwecke.

3. Weniger Materialverbrauch und -kosten
Durch digitales Dokumentenmanagement wird der Papierverbrauch erheblich reduziert, genauso wie der Verbrauch von Druckertoner. Ein DMS spart somit Kosten und leistet nebenbei einen Beitrag zu einer nachhaltigen Unternehmensführung.

4. Bessere Zusammenarbeit durch mehr Transparenz
Ein DMS ermöglicht Mitarbeitern, Dokumente gleichzeitig aufzurufen, zu bearbeiten, zu teilen etc. Die Versionierung von Dokumenten erfolgt automatisch. Eine Dokumentenhistorie gibt genauen Aufschluss darüber, wer wann an welchem Dokument gearbeitet hat (Bearbeitungsverlauf) und was geändert wurde. Es gehen keine Dokumente mehr verloren. Diese erhöhte Transparenz erleichtert den Mitarbeitern die Zusammenarbeit erheblich.

5. Zufriedenere Kunden durch verminderte Fehleranfälligkeit und erhöhte Auskunftsfähigkeit
Digitales Dokumentenmanagement wirkt sich positiv auf die Kundenzufriedenheit aus: Durch automatisiertes Verschicken von Wiedervorlageterminen und Fristen an den richtigen Bearbeiter verringert sich zum Beispiel die Wahrscheinlichkeit, dass bei der Bearbeitung eines Auftrags etwas vergessen, ein Fehler gemacht oder etwas nicht dokumentiert wird. Darüber hinaus können die Mitarbeiter mittels DMS jederzeit und unverzüglich alle Dokumente zu einem Auftrag aufrufen und dem Kunden Auskunft über den Bearbeitungsstand geben. So erlebt dieser einen schnelleren und besseren Service.

6. Unaufwendige GoBD-konforme Archivierung elektronischer Steuerbelege
Die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verlangen von allen Unternehmen eine Archivierung steuerlich relevanter, elektronischer Dokumenten nach bestimmten Vorgaben. So sind zum Beispiel elektronische Rechnungen im Originalformat und unveränderbar zu archivieren – das macht eine Lösung für digitales Dokumentenmanagement de facto unumgänglich. Ein DMS hilft durch die Implementierung von Zugriffsrechten und die Art der Speicherung von Dokumenten, die Anforderungen der Sicherheit und Unveränderbarkeit, sowie der Vollständigkeit, der Ordentlichkeit, Unverlierbarkeit und Auffindbarkeit zu erfüllen, und somit für eine GoBD-konforme Archivierung zu sorgen. Nach Beendigung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht lassen sich die nicht mehr benötigten Dokumente in einem DMS löschen.

Darüber hinaus vereinfacht ein DMS Betriebsprüfungen durch das Finanzamt. Denn die Mitarbeiter finden die relevanten Dokumente schnell oder ermöglichen dem Prüfer direkten Zugriff darauf. Eine Verfahrensdokumentation für die Rechnungsbearbeitung und -archivierung kann die Einhaltung der GoBD-Vorschriften zuverlässig und einfach nachweisen und somit den Prüfprozess wesentlich erleichtern und verkürzen.

Zusammengefasst: weniger Kosten, mehr Effizienz, größere Rechtssicherheit
Digitales Dokumentenmanagement spart Zeit, Platz und Materialkosten. Durch den schnellen Zugriff auf Dokumente aller Art verkürzt es die Durchlaufzeiten dokumentenbasierter Workflows erheblich, erhöht die Arbeitseffizienz und Produktivität sowie die Kundenzufriedenheit und ermöglicht schnellere unternehmerische Entscheidungen. Rechtliche Vorgaben hinsichtlich der Archivierung lassen sich leicht erfüllen.

Ein DMS ermöglicht Unternehmen, sich auf das Wesentliche, nämlich das Kerngeschäft, zu konzentrieren – anstatt auf das Zurechtfinden im Unterlagendschungel. Und das wirkt sich am Ende positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit aus.

Dokumentenmanagement als Startpunkt für die Digitalisierung in KMU

Die in der eingangs zitierten Bitkom-Studie befragten Mittelständler, die ihr Dokumentenmanagement bereits (teilweise) digitalisiert haben, sprechen einhellig von einem Mehrwert, den ihnen ein DMS bringt. Und vielen Unternehmen, die noch kein DMS haben, ist theoretisch klar, was für große Vorteile und Potenziale ein solches birgt. Praktisch scheuen sich viele KMU aber vor dieser Investition und den Prozessveränderungen, die sie mit sich bringt.

Die Vereinheitlichung bzw. Optimierung des internen Umgangs mit Dokumenten durch ein DMS ist gerade für KMU ein sinnvoller erster Schritt auf dem Weg der Digitalisierung.

Durch die Nutzung eines DMS kann man sich mit digitalen Arbeitsweisen vertraut machen. Zugleich legt man den Grundstock für eine weitere Digitalisierung von Geschäftsprozessen. So wird das digitale Büro gewissermaßen zu einer Steuerzentrale der digitalen Transformation.

Letztlich muss unternehmensindividuell, und zwar abgeleitet aus den Zielen und Möglichkeiten eines jeden Unternehmens, festgelegt werden, wie die beste DMS-Lösung aussieht und wie umfassend sie ist. Was die Kosten angeht, gibt es inzwischen auch für KMU erschwingliche Lösungen – zum Beispiel aus der Cloud bzw. als “Software-as-a-Service”-Angebot, mit dem sich lokale Hard- und Software sowie Administrationsaufwand einsparen lassen. Aber es gibt auch ins ERP-System integrierbare DMS-Lösungen, die sich leicht einrichten und im Funktionsumfang passgenau für das jeweilige KMU skalieren lassen.

Natürlich kann man nicht alles auf einmal machen, sondern wird das DMS nach und nach in den unterschiedlichen Bereichen implementieren. Als Startpunkt bietet sich zum Beispiel die Buchhaltung und der Prozess des Rechnungsdurchlaufs an. Wichtig ist es, immer das große Ganze zu denken und statt Insellösungen zu schaffen auf ein einheitliches, unternehmensweites und zentrales Dokumentenmanagement(system) hinzuarbeiten.

Dabei sollten die Entscheider immer im Hinterkopf haben, dass es am Ende um mehr geht, als das Ablegen und Vorhalten von Dokumenten: Es geht darum, den Mitarbeitern eine Informationsplattform zur Verfügung zu stellen, die Informationen im Unternehmen bekannt und für die tägliche Arbeit effizient nutzbar macht – und somit nachhaltig zum Unternehmenserfolg beiträgt.


 

Sonja Friedrich
Autorin dieses Beitrags
Sonja Friedrich arbeitet als freie Texterin in Hamburg und veröffentlicht in diesem Blog Beiträge zu mittelstandsrelevanten Themen.

Bildquellen: HS – Hamburger Software (Beitragsbild oben), Sonja Friedrich (Porträt)

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