Digitalisierung in der Buchhaltung – 10 Gründe für papierlose Prozesse - HS

Was bringt es mir, meine Buchhaltung zu digitalisieren? Und was bedeutet das für mich und meine Mitarbeiter? Warum höre ich überall: „Wer nicht digitalisiert, verliert“? Was ist denn verkehrt mit meinen altbewährten Arbeitsweisen? Viele Unternehmer stellen sich zurzeit diese Fragen. Dieser Artikel erklärt, warum Digitalisierung in der Buchhaltung ein wichtiger Schritt ist, um Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten.

Viele Unternehmen setzen heute eine Buchhaltungssoftware ein. Verfügen sie damit bereits über das, was Fachleute als “digitale Buchhaltung” bezeichnen? – Nicht automatisch, denn auch wer ein Finanzbuchhaltungsprogramm nutzt, verbraucht oft weiterhin jede Menge Papier, weil viele Prozesse nach wie vor papiergebunden ablaufen. Digitalisierung in der Buchhaltung bedeutet jedoch vor allem, papierlose und damit digitale Prozesse zu etablieren. Niemand muss dann beispielsweise händisch Daten von einer Rechnung in eine Buchungsmaske übertragen. Stattdessen werden Rechnungen, soweit sie überhaupt noch auf Papier eintreffen, eingescannt bzw. direkt elektronisch weiterverarbeitet. Auch die Kontierung läuft digital und weitgehend automatisch ab. Das Gleiche gilt fürs Buchen von Kontobewegungen. Moderne Finanzbuchhaltungssoftware ist dazu in der Lage – man muss ihre Möglichkeiten nur nutzen.

Eingangsrechnungen digital verarbeiten —
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Warum Digitalisierung in der Buchhaltung für Unternehmen wichtig ist

Um es vorweg zu nehmen: Digitalisierung macht Ihr Unternehmen zukunftsfähig. Digitale Prozesse machen Ihren Betrieb schneller, qualitativ besser, rationeller, wirtschaftlicher und rechtssicherer. Und wenn Sie diesen Weg beschreiten (gibt es denn eine Alternative?), dann ist der erste Schritt die Digitalisierung der Buchhaltung. Doch nun zu den Vorteilen im Einzelnen.

10 Gründe für digitale Buchhaltung

1.Wettbewerbsfähigkeit erhalten
Digitalisierung hält Sie wettbewerbsfähig. Indem Sie Automatisierungen nutzen und manuelle Arbeit einsparen, senken Sie Ihre Kosten. Sie reagieren flexibler auf Marktveränderungen. Denn Sie haben präzise, schnelle Reports und aktuelle Kennzahlen, die Ihnen die Unternehmenssteuerung erleichtern.

2. Zeit und Kosten sparen
Wenn Kollege Computer Eingangsrechnungen erfasst und kontiert, Ausgangsrechnungen generiert und offene Posten ausziffert, sparen Sie die Kosten einer manuellen Bearbeitung. Zugleich geht das Ganze viel schneller als in manuellen Prozessen. Fehler treten gar nicht erst auf oder sind rasch ausgebügelt, Rückfragen sind im Nu beantwortet, Suchaufwand entfällt. Das entlastet Ihre Mitarbeiter und stärkt Ihre Liquidität.

3. Qualitätsgesicherte Prozesse
Der erste Schritt zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltung besteht darin, konsistente und schlanke Prozesse zu entwerfen. Das eliminiert Fehler und gibt Mitarbeitern Klarheit und Sicherheit über ihre Tätigkeiten. So können Sie in der Software Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe vorbereiten, mit denen auch Urlaubsvertretungen sofort zurechtkommen.

4. Fachkräftemangel bewältigen
Versuchen Sie heute mal, eine Buchhalterin oder einen Buchhalter zu bekommen. Qualifiziertes Personal ist rar. Und die wenigen guten Fachkräfte, die eine Stelle suchen, möchten in modernen, zukunftsfähigen Unternehmen arbeiten, wo ihnen stupide, manuelle Routinen erspart bleiben.

Indem Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, kommen Sie mit weniger Personal aus, weil der Computer viele Routineprozesse erledigt. Zugleich binden Sie Fachkräfte an Ihr Unternehmen: Die Mitarbeiter fühlen, dass sie bei Ihnen hochqualifiziert und mit modernen Tools und Techniken arbeiten. Das wiederum stärkt Ihre Reputation am Arbeitsmarkt und lässt Sie auch hier wettbewerbsfähig sein.

5. Informationen in Echtzeit, immer auskunftsfähig
Die Märkte sind volatil. Unternehmen müssen heute schnell reagieren. Wie können Sie wissen, dass Sie in die richtige Richtung steuern? Richtig: durch Kennzahlen-Auswertungen, Liquiditätsberichte, Übersichten über die Laufzeit von Forderungen und Verbindlichkeiten usw. Digitalisierung in der Buchhaltung liefert Ihnen schnell zuverlässige Zahlen als Entscheidungsgrundlage.

6. Compliance mit GoBD und Datenschutzrichtlinien
Betriebsprüfungen sind mit einer digitalisierten Buchhaltung kein Grund zur Sorge mehr. Ihre Software unterstützt Sie dabei, die Buchführung sicher und transparent zu gestalten – ganz gemäß den Vorgaben der GoBD. Jeder Geschäftsvorfall wird mit den dazu gehörigen Dokumenten und Belegen verknüpft und im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert. Die Prüf- und Genehmigungs-Workflows für Eingangsrechnungen sind klar dokumentiert. Die Protokollierung aller Aktivitäten in der Software macht Ihre Geschäftsvorfälle nachvollziehbar. Zudem können Sie passgenau Zugriffsrechte vergeben, um Ihre Daten zu schützen.

7. Bessere Reputation bei Lieferanten und Kunden
Da Ihre Eingangsrechnungen in einem papierlosen Prozess viel schneller bearbeitet werden, können Sie Skonto ausnutzen. Das spart Geld und sorgt für einen guten Ruf bei den Lieferanten. Der ist gerade jetzt, in Zeiten der Materialknappheit und Lieferengpässe, besonders wichtig. Gute Pflege der Lieferantenbeziehungen ist entscheidend auch für Ihre Termintreue gegenüber den Kunden.

8. Schnellere und einfachere Prozesse mit dem Steuerberater
Möglicherweise lassen Sie Ihren Jahresabschluss und Ihre Finanzberichte vom Steuerberater erstellen. Wussten Sie, dass die Digitalisierung in der Buchhaltung Ihnen die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater erleichtert? Sie können der Kanzlei Zugriff auf Ihre Software geben und Dokumente über ein digitales Portal austauschen. Kein Hin und Her mehr mit Pendelordnern, Sie arbeiten einfach digital zusammen.

9. Einstiegspunkt für weitere Automatisierungen
Warenwirtschaft, Produktion, Projekte, Reisekosten, Löhne und Gehälter, sie alle haben auch mit der Finanzbuchhaltung zu tun. Da die Buchhaltung eine so zentrale Funktion im Unternehmen ist, ist sie der ideale Ausgangspunkt für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsinitiativen.

Warum ist die Buchhaltung die erste Station Ihrer Unternehmensdigitalisierung? Ganz einfach, weil sie sich ideal dazu eignet. Die Buchhaltung ist hochgradig standardisiert und formalisiert. Vorgänge rund um Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontierung, Buchung, und Finanzberichte wiederholen sich immer wieder in der gleichen Form und sind deshalb prädestiniert für Digitalisierung.

10. Fördermöglichkeiten
Bund und Länder haben zahlreiche Förderprogramme zur Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) aufgelegt. Daher ist es empfehlenswert, sich vor dem Beginn von Digitalisierungsprojekten zu informieren, ob es für das eigene Vorhaben Fördermittel für Digitalisierung gibt.

Neue Prozesse, neue Rollen, bessere Arbeitsbedingungen

Digitalisierung in der Buchhaltung wird die Arbeit in Ihrer Finanzabteilung verändern. Hier einige Beispiele aus dem Bereich der Rechnungseingangsverarbeitung (REV).

Digitaler Eingangsrechnungsprozess

Immer mehr Lieferanten verschicken elektronische Rechnungen, mittlerweile häufig in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Diese E-Rechnungen kann die Buchhaltungssoftware automatisch einlesen. Aber auch eingehende Rechnungen in einem unstrukturierten PDF-Format (als E-Mail-Anhang) oder gescannte Papierrechnungen lassen sich mithilfe einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung schnell weiterverarbeiten. So landen alle digitalen Belege direkt im Rechnungseingang der Buchhaltung. Dort werden die Rechnungen an die zuständigen Prüfer verteilt. Zuerst für die formale, dann für die sachliche Prüfung und schlussendlich für die Freigabe. Dieser transparente, digitale Workflow stellt sicher, dass jede Eingangsrechnung schnellstmöglich beim richtigen Mitarbeiter ankommt. Das beschleunigt den Freigabeprozess enorm. Zudem hat die Buchhaltung stets alles im Blick und weiß bei Rückfragen zu einer Rechnung sofort, an wen sie sich zu wenden hat.

Rollen und Workflows

Bleiben wir beim Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung. Die elektronische REV ist für die Mitarbeiter mit bestimmten Rollen verbunden. Rechnungen werden nicht mehr in eine Abteilung “hineingekippt”, sondern den im System hinterlegten, zuständigen Personen direkt in ihren digitalen Eingangskorb gelegt. Die Vorständin Frau Dr. Meier wird zum Beispiel die Zahlungsfreigabe verantworten, der Projektleiter Herr Müller wird die sachliche Richtigkeit bestätigen, und die Buchhalterin Frau Schneider prüft die formale Richtigkeit. Ist eine dieser Personen verhindert, greift eine ebenfalls in der Software hinterlegte Vertretungsregelung. Gibt es Unklarheiten bei der Rechnung, existieren definierte Prozesse für unterschiedliche Rückfragen und Zurückweisungsgründe.

Zugriffssteuerung

Entsprechend Ihren Rollen haben die Mitarbeiter Profile, die ihren Zugriff regeln. So wird auch die Zugriffsmaxime “so viel wie nötig, so wenig wie möglich” erfüllt.

Arbeitsverbesserung im Rechnungseingang

Da elektronische Rechnungen weitgehend automatisiert ausgelesen werden, entfällt die langweilige und fehleranfällige Arbeit der manuellen Erfassung. Die vordefinierten Prozesse sorgen für Klarheit und Sicherheit im Arbeitsalltag.

Die Archivierung kompletter Geschäftsvorfälle und das zugrundeliegende DMS machen es leicht, Rückfragen schnell zu beantworten. Die geregelten Zuständigkeiten und Workflows sorgen für eine nahtlose, fehlerfreie Bearbeitung. Das gibt den Mitarbeitern das beruhigende Gefühl, etwas geschafft und alles richtig gemacht zu haben.

Welche technischen Anforderungen stellt Digitalisierung in der Buchhaltung?

Sie benötigen eine moderne Finanzbuchhaltungssoftware und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Idealerweise ist das DMS in die Finanzbuchhaltungslösung integriert, denn Belege und Dokumente müssen ja mit der Buchung verknüpft hinterlegt werden.

Es ist sinnvoll, einen Anbieter auszuwählen, der weitere Lösungen im Gepäck hat, zum Beispiel für die Bereiche Warenwirtschaft sowie Lohnabrechnung und Personalmanagement. Denn auch dort ist Digitalisierung angesagt. Und reibungslose digitale Prozesse setzen nun einmal voraus, dass die eingesetzten Lösungen gut harmonieren.

Fazit

Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung lässt Sie Ihre Geschäftsvorfälle schneller, flexibler, qualitätsvoller und sicherer bearbeiten. An digitaler Buchhaltung führt auf Dauer also kein Weg vorbei, wenn sie auch künftig wettbewerbsfähig bleiben möchten. Da die Buchhaltung eine so zentrale Funktion im Unternehmen hat, ist sie zudem die ideale Basis für weitere Digitalisierungsschritte.

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Autorin dieses Beitrags
Dorothea Heymann-Reder schreibt Blogbeiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper für Software- und Beratungsfirmen. Ihre Fachartikel behandeln unter anderem Unternehmenssoftware, Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsabläufen sowie Compliance-Themen.

Bildquellen: Andrey Popov – stock.adobe.com (Beitragsbild oben), Dorothea Heymann-Reder (Porträt)