Wie HAVERKAMP mit einem DMS Geld und Zeit spart

Die Herausforderung: Papierberge und analoge Prozesse

Wie bei vielen anderen mittelständischen Unternehmen prägten auch bei HAVERKAMP Papierberge, Aktenordner und manuelle Prozesse lange Zeit den Büroalltag. So wurden Rechnungen beispielsweise ausgedruckt, zur Freigabe weitergereicht, unterschrieben und wieder eingescannt. Dieses Prozedere erwies sich jedoch als zunehmend ineffizient.

Die Lösung: DMS-Einführung als Wendepunkt

Für das Unternehmen stand fest, dass es seine zentralen administrativen Prozesse digitalisieren und beschleunigen möchte. Gemeinsam mit dem HS-Partner xtero führte HAVERKAMP daher Ende 2019 das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von HS – Hamburger Software ein. Seitdem ermöglicht die digitale Lösung den sicheren, ortsunabhängigen Zugriff auf alle Unternehmensdokumente und erleichtert die effiziente Zusammenarbeit über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.

Vorteile des DMS für KMU

Seit der Einführung des HS Dokumentenmanagementsystems profitieren die Teams bei HAVERKAMP von wichtigen Verbesserungen wie zum Beispiel:

• Mobiler Zugriff auf Dokumente – jederzeit und überall verfügbar
• Automatisierte Workflows – weniger Fehler und schnelleres Arbeiten
• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit – Teams arbeiten effizient zusammen
• GoBD-konforme Archivierung – rechtskonforme Dokumentenaufbewahrung
• Präzise Zugriffsrechte – Über die Rechtevergabe kann das Unternehmen flexibel steuern, wer welche Informationen sehen darf

Automatisierung durch digitale Rechnungseingangsverarbeitung

Ein weiterer Meilenstein war die Einführung der HS Rechnungseingangsverarbeitung (REV) bei HAVERKAMP. Früher aufwendige manuelle Prozesse sind damit effizient, transparent und umweltfreundlich geworden. Rechnungen werden nun digital geprüft, freigegeben und automatisch an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Nachhaltigkeit durch digitale Archivierung

Digitale Prozesse reduzieren nicht nur den Papierverbrauch, sondern auch die Druckkosten und schaffen Platz im Büro. Die Kombination aus Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit macht das DMS somit zu einem strategischen Erfolgsfaktor für mittelständische Unternehmen.

Zukunftsfähige Prozesse dank Dokumentenmanagement 

Das Beispiel von HAVERKAMP zeigt: Die digitale Transformation gelingt Schritt für Schritt, wenn klare Ziele definiert und die richtigen Partner eingebunden werden. Der Umstieg vom papiergebundenen Büro auf digitale Workflows mittels eines DMS steigert die Effizienz und fördert Nachhaltigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit und ist für KMU ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. So entsteht ein modernes Arbeitsumfeld, das die Basis für zukunftsfähiges Arbeiten im Mittelstand schafft.

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Bildquelle: HAVERKAMP