DMS Software einführen in 5 Schritten

Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entdecken zunehmend die Vorzüge eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (DMS) gegenüber papiergebundenen Prozessen. Dieser Beitrag beschreibt, wie bei der Einführung von DMS Software vorzugehen ist, damit das Projekt ein Erfolg wird.

Die Anlässe, aus denen sich KMU für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems entscheiden, sind häufig profaner Natur: Nach dem Jahresabschluss weiß man beispielsweise nicht, wohin mit den zusätzlichen Aktenordnern. Oder man möchte den Workflow der Rechnungsstellung durch die elektronische Rechnung und die digitale Archivierung optimieren. Doch welches Motiv auch zugrunde liegt: Die wesentlichen Schritte sind bei jeder Einführung von DMS Software die gleichen.

1. Ziele definieren

Die zentrale Frage stellt sich gleich zu Beginn: Was bezweckt man mit der Einführung einer DMS Software? Geht es in erster Linie darum, Platz und Material einzusparen und die Ablage- und Zugriffszeiten zu verkürzen? Oder wird das Dokumentenmanagementsystem benötigt, um rechtliche Vorgaben wie zum Beispiel die Archivierungs- und Aufbewahrungspflicht nach den GoBD zu erfüllen? Soll der Kundenservice verbessert werden? Die Antworten auf diese Fragen entscheiden darüber, auf welche Bereiche der Fokus bei der Einführung einer DMS Software zu richten ist.

2. Situation analysieren

Zunächst ist die aktuelle Situation im Unternehmen zu prüfen. Wichtige Kriterien sind hier unter anderem: Welche Prozesse sollen optimiert werden? Welche Dokumente verursachen hohen Ablage- und Suchaufwand? Wie viele Dokumente liegen in Papierform bzw. bereits elektronisch vor? Sollen bestehende Papierakten in das DMS überführt werden? Um im Unternehmen eine breite Akzeptanz für das Thema DMS zu schaffen, sollten IT-Verantwortliche, budgetverantwortliche Entscheider, ausgewählte künftige Nutzer der DMS Software sowie – sofern vorhanden – der Betriebsrat frühzeitig in das Projekt einbezogen werden.

3. DMS Software auswählen

Aus den übergeordneten Projektzielen und der Ist-Analyse ergibt sich das Anforderungsprofil für das Dokumentenmanagementsystem. Nachdem man eine Vorauswahl der potenziell geeigneten Software getroffen hat, sollte man sich die DMS Software vom jeweiligen Anbieter vor Ort oder via Internet präsentieren lassen – am besten im Zusammenspiel mit dem eigenen ERP-System. Denn erst die Integration in das bestehende IT-System bringt die Vorzüge eines DMS voll zur Geltung.  Zudem ist es bei der Auswahl hilfreich, sich vom Anbieter Referenzen mit vergleichbaren Lösungen zeigen zu lassen.

Ein wichtiges Kriterium ist die Skalierbarkeit der DMS Software. Gehen im Unternehmen nur wenige Rechnungen ein, kann beispielsweise eingangs auf eine automatisierte Verschlagwortung verzichtet werden. Zugleich sollte den Nutzern jedoch die Möglichkeit offenstehen, ihr DMS zu einer unternehmensweiten Plattform auszubauen. Hierzu sollten Mitarbeiter von unterschiedlichsten Arbeitsplätzen aus auf das System zugreifen können – über mobile Geräte (Tablet, Smartphone etc.) auch von unterwegs. Eine ausgefeilte Rechtestruktur stellt dabei sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz eingehalten werden. So können zum Beispiel Führungskräfte ausschließlich auf die Personalakten ihrer eigenen Mitarbeiter zugreifen.

Das Lizenzmodell des DMS-Anbieters sollte flexibel sein. Gerade für die Liquidität von KMU ist es förderlich, wenn sie die benötigten Lizenzen mieten können. Gegebenenfalls besteht auch die Möglichkeit, dass mehrere Mitarbeiter sich eine Lizenz teilen. Dies bietet sich etwa an, wenn Teilzeitkräfte von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus zeitversetzt auf das DMS zugreifen sollen.

Sollen bereits beim Einstieg mehrere Programme an das Dokumentenmanagementsystem angebunden und komplexe Prozesse abgebildet werden, schließt sich der Präsentation ein kostenpflichtiger Workshop an. Hierbei erarbeiten Spezialisten des DMS-Anbieters gemeinsam mit dem Kunden die optimale Lösung. Auf Basis der Arbeitsergebnisse erstellt der Hersteller ein Angebot. Dieses beziffert sowohl die Kosten für die Software und einmalig erbrachte Dienstleistungen als auch die Kosten für Wartung und laufenden Support. Bei einer kleinen DMS-Lösung verzichtet man mitunter auf einen solchen Workshop. Hier sind die Prozesse häufig bereits so weit standardisiert, dass ein Onlinetermin mit kurzer Einweisung in die Software ausreicht.

4. Das DMS implementieren

Unabhängig vom Umfang eines DMS-Projekts gilt es, geeignete Hardware für den Betrieb der DMS Software gemäß den System- und Hardwareanforderungen des Anbieters bereitzustellen (Arbeitsplätze, Server, Speichersystem für Ablage und Archivierung). Sofern alte Akten (z. B. Personalakten) in das DMS überführt werden sollen, ist rechtzeitig zu klären, ob man hiermit einen Dienstleister beauftragt. Ebenfalls zu klären ist, in welchem Verfahren neue Papierdokumente im Tagesgeschäft digita­lisiert werden sollen. Entscheidet sich das Unternehmen für die Do-it-yourself-Variante, sollte es beim Kauf eines Scanners neben dem Scanvolumen und der Arbeits­geschwindigkeit des Geräts weitere Kriterien, wie die Beschaffenheit der Dokumente, berücksichtigen.

5. Dokumentation sicherstellen

Wie für andere steuerlich relevante IT-Systeme muss für das DMS laut den GoBD eine Verfahrensdokumentation erstellt und gepflegt werden. Diese besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Die formale Gestaltung und das technische Format der Verfahrensdokumentation sind dem Unternehmen überlassen. Zu berücksichtigen ist, dass die Verfahrensdokumenta­tion zehn Jahre lang aufzubewahren ist. Dies schließt nicht nur den jeweils neuesten Stand, sondern sämtliche vorangegangenen Versionen innerhalb des Aufbewahrungszeitraums ein. Es bietet sich deshalb an, die Dokumente der Verfahrensdokumentation ebenfalls im DMS zu verwalten, weil dort die notwendige Versionierung auto­matisch erfolgt.

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