DMS Software einführen in 5 Schritten

Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entdecken zunehmend die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) gegenüber papiergebundenen Prozessen. Dieser Beitrag zeigt, wie Unternehmen erfolgreich DMS Software einführen können.

In den meisten Fällen entscheiden sich KMU aus praktischen Gründen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems: Nach dem Jahresabschluss fehlt der Platz für neue Aktenordner oder der Workflow der Rechnungsstellung soll durch die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung und die digitale Archivierung mit DMS Software optimiert werden. Unabhängig vom Ausgangspunkt folgen alle DMS-Einführungen ähnlichen Schritten.

1. Ziele der Einführung einer DMS Software festlegen

Unternehmen, die DMS Software einführen, sollten gleich zu Beginn definieren, welche Ziele sie mit der Einführung erreichen wollen. Geht es darum, Platz und Material zu sparen und die Ablage- und Zugriffszeiten zu verkürzen? Soll das Dokumentenmanagement-System dazu beitragen, gesetzliche Vorgaben wie die Aufbewahrungspflicht nach den GoBD zu erfüllen? Auch die Verbesserung des Kundenservice kann ein Ziel sein. Die Antworten auf diese Fragen bestimmen den Fokus der DMS Implementierung.

2. Die aktuelle Situation analysieren

Unternehmen sollten zunächst ihre aktuelle Situation prüfen. Wichtige Fragen sind: Welche Prozesse lassen sich optimieren? Welche Dokumente verursachen hohen Ablage- und Suchaufwand? Wie viele Dokumente existieren in Papierform oder bereits elektronisch? Sollen bestehende Papierakten ins DMS System überführt werden?

Um die Akzeptanz im Unternehmen zu steigern, sollten IT-Verantwortliche, budgetverantwortliche Entscheider und künftige Nutzer der DMS Software frühzeitig in das Projekt eingebunden werden.

3. Die richtige DMS Software für Unternehmen auswählen

Ausgehend von den Projektzielen und der Ist-Analyse erstellen die Unternehmen ein Anforderungsprofil für ihr elektronisches Dokumentenmanagement. Wichtige Kriterien für die DMS Auswahl sind dabei:

• Integration des DMS ins ERP-System: Nur eine DMS Integration in die ERP-Software bringt die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems voll zur Geltung.
• Skalierbarkeit der DMS Software: Unternehmen mit geringem Rechnungsaufkommen können zunächst auf eine automatisierte Verschlagwortung verzichten und ihr Dokumentenmanagementsystem später schrittweise zu einer unternehmensweiten Plattform ausbauen. In jedem Fall muss der mobile Zugriff über Tablets und Smartphones möglich sein. Eine ausgefeilte Rechtestruktur gewährleistet zudem, dass gesetzliche Datenschutzvorgaben eingehalten werden.
• Flexibles Lizenzmodell des DMS-Anbieters: Besonders KMU profitieren davon, wenn sie Lizenzen flexibel mieten können. Gegebenenfalls besteht auch die Möglichkeit, dass mehrere Mitarbeiter sich eine Lizenz teilen. Dies bietet sich etwa an, wenn Teilzeitkräfte von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus zeitversetzt auf das DMS zugreifen sollen.

Wer DMS Software einführen möchte, sollte sich die infrage kommenden Lösungen genau anschauen. Sollen von Anfang an mehrere Programme an das DMS angebunden werden, kann ein kostenpflichtiger Workshop sinnvoll sein. Hier erarbeiten Experten des DMS-Software-Anbieters gemeinsam mit dem Kunden die optimale Lösung.

Bei einer kleinen DMS-Lösung kann auf einen solchen Workshop meist verzichtet werden. Hier sind die Prozesse oft schon so weit standardisiert, dass ein Onlinetermin mit einer kurzen Einweisung in die Software ausreicht.

4. DMS Implementierung: Die Software erfolgreich einführen

Unabhängig vom Projektumfang müssen die Unternehmen für den Betrieb der DMS Software geeignete Hardware bereitstellen. Falls alte Akten in das DMS System überführt werden sollen, sollten sie entscheiden, ob ein externer Dienstleister diese Aufgabe übernimmt. Außerdem ist zu klären, wie neue Papierdokumente im Tagesgeschäft digitalisiert werden.

Wer sich für eine Inhouse-Lösung entscheidet, sollte bei der Anschaffung des Scanners neben dem Scanvolumen und der Arbeitsgeschwindigkeit auch die Beschaffenheit der Dokumente berücksichtigen.

5. Dokumentation sicherstellen

Wie für andere steuerlich relevante IT-Systeme fordert der Gesetzgeber auch für das Dokumentenmanagementsystem eine Verfahrensdokumentation. Diese umfasst eine allgemeine Beschreibung, eine Benutzerdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation. Da die Verfahrensdokumentation zehn Jahre aufbewahrt werden muss, bietet es sich an, diese direkt im DMS System zu verwalten, da dort eine automatische Versionierung erfolgt.

Wenn Unternehmen DMS Software einführen und dabei strukturiert vorgehen, optimieren sie ihre Prozesse und setzen die elektronische Archivierung effizient um. Sie profitieren langfristig von einer besseren Organisation, reduzierten Kosten und der sicheren Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

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