E-Rechnungspflicht Checkliste zur Umsetzung

E-Rechnungspflicht: Checkliste für KMU

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland im zwischenunternehmerischen Geschäftsverkehr (“B2B”) E-Rechnungen entgegennehmen können. Hier ist eine Checkliste, die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht hilft.

Die E-Rechnungspflicht bietet die Möglichkeit zur Beschleunigung und Vereinfachung der Rechnungsprozesse. Um dieses Potenzial zu nutzen und bis zum Jahreswechsel fit für den Empfang von E-Rechnungen zu sein, sollten sich KMU jetzt um das Thema kümmern. Dabei kann die folgende Checkliste hilfreich sein. Sie erläutert die wesentlichen Schritte, um die E-Rechnungspflicht erfolgreich umzusetzen.

Vorprüfung: Ist mein Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ihr Unternehmen unterliegt der E-Rechnungspflicht, wenn es

  • Rechnungen von anderen Unternehmen empfängt,
  • nach dem Stichtag Rechnungen in Höhe von mehr als 250 Euro (netto) an Unternehmenskunden ausstellt.

Vorbereitung 

Informieren Sie sich über die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnungspflicht.

Rechtliche Grundlage der E-Rechnungspflicht ist die europäische Richtlinie 2014/55/EU. Deutschland hat die EU-Vorgaben mit der E-Rechnungsverordnung des Bundes umgesetzt. Zudem hat der Gesetzgeber im sogenannten Wachstumschancengesetz Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vorgenommen. Eine E-Rechnung muss demnach die folgenden Mindestanforderungen erfüllen:

  • Sie muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten.
  • Sie muss in einem maschinell lesbaren, strukturierten XML-Format erstellt sein, das der Rechnungsempfänger automatisch und elektronisch verarbeiten kann.
  • Sie muss der EU-Norm EN 16931 entsprechen beziehungsweise eine vollständige und korrekte Extraktion der relevanten Daten ermöglichen. Dies ist zum Beispiel bei den Formaten XRechnung und ZUGFeRD der Fall. PDF- oder Word-Dokumente erfüllen die Anforderungen dagegen nicht.

Planen Sie den Umstieg auf die E-Rechnung frühzeitig.

  • Nutzen Sie die Fristen und Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht, um sich mithilfe dieser Checkliste vorzubereiten.
  • Informieren Sie alle relevanten Abteilungen wie Buchhaltung, IT, Einkauf und Vertrieb über die kommende E-Rechnungspflicht.
  • Erstellen Sie einen Zeitplan für die Einführung der elektronischen Rechnungserstellung.
  • Beachten Sie aber: Für den Rechnungseingang gibt es keine Übergangsfrist. Hier ist besonders schnelles Handeln gefragt, insbesondere wenn Sie bislang keine E-Rechnungs-fähige Software einsetzen.

Fristen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht (B2B)

Ab 01.01.2025Unternehmen jeder Größe müssen von anderen Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen.
Bis 31.12.2026Rechnungen dürfen noch auf Papier ausgestellt werden. Dies gilt auch für Rechnungen in einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF oder Word), sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt.
Bis 31.12.2027Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen die Ausnahmeregelungen weiterhin nutzen.
Ab 01.01.2028Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen, erstellen und übermitteln können.
Von der E-Rechnungspflicht unbefristet befreitRechnungen bis zu 250 Euro (§ 33 UStDV) und Verkäufe von Fahrausweisen (§ 34 UStDV)

Technische Voraussetzungen für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht

  • Prüfen Sie, ob Ihre vorhandene Software die E-Rechnungsformate ZUGFeRD 2.X und XRechnung gemäß der EU-Norm EN 16931 erstellen und versenden kann. Achten Sie außerdem darauf, dass die Software Eingangsrechnungen elektronisch verarbeiten kann.
  • Richten Sie die nötige IT-Infrastruktur ein. Eventuell ist eine Investition in neue Software oder Schnittstellen erforderlich – möglicherweise auch in neue, leistungsfähigere Hardware.
  • Stellen Sie die Integration der Rechnungsprozesse in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme sicher.
  • Schaffen Sie die technischen Voraussetzungen dafür, dass E-Rechnungen GoBD-konform, also elektronisch und unveränderbar, aufbewahrt werden. Dazu empfiehlt es sich, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzusetzen.

Prozesse an die E-Rechnungspflicht anpassen

  • Bilden Sie ein Projektteam mit Vertretern aus Buchhaltung, IT, Einkauf und Vertrieb.
  • Bestimmen Sie eine Person in Ihrem Unternehmen als Projektleitung.
  • Überprüfen Sie Ihre bestehenden Abläufe und identifizieren Sie Änderungsbedarf.
  • Passen Sie Ihre Prozesse für Rechnungseingang, -verarbeitung, -archivierung und -ausgang so an, dass ein medienbruchfreier digitaler Prozess für den Empfang, die Verarbeitung und Verbuchung von E-Rechnungen vorhanden ist.
  • Legen Sie Verantwortlichkeiten und Rollen für die neuen Prozesse fest.
  • Erstellen Sie Richtlinien für die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen gemäß GoBD und nehmen Sie diese in Ihre Verfahrensdokumentation auf.
  • Bereiten Sie sich auf die Übergangsphase vor, in der sowohl E-Rechnungen als auch Papier-/PDF-Rechnungen eingehen.

Die E-Rechnungspflicht mit integrierter Gesamtlösung effizient erfüllen

Lieferanten und Kunden einbinden

  • Informieren Sie Ihre Lieferanten über die Anforderungen an eingehende E-Rechnungen.
  • Kündigen Sie Ihren Kunden rechtzeitig an, ab welchem Zeitpunkt Sie nur noch E-Rechnungen versenden werden.
  • Stimmen Sie mit Ihren Geschäftspartnern die Übergangsfrist für Papierrechnungen und sonstige Rechnungen in elektronischer Form (z. B. PDF oder Word) ab.

Die Mitarbeitenden schulen

  • Beziehen Sie Ihr Team von Anfang an mit ein und erläutern Sie die Vorzüge elektronischer Rechnungsprozesse. Dies schafft Akzeptanz für die bevorstehenden Veränderungen durch die E-Rechnungspflicht.
  • Schulen Sie die Beschäftigten frühzeitig zu den neuen E-Rechnungsprozessen.
  • Benennen Sie Ansprechpartner, die bei Fragen und Problemen unterstützen.

Rechtliche Aspekte prüfen

  • Lassen Sie überprüfen, ob Ihre Verträge mit Lieferanten und Kunden E-Rechnungsklauseln enthalten. Passen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gegebenenfalls an.
  • Stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften für Aufbewahrung und Archivierung sicher.

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