E-Rechnungspflicht für Vereine: Gesetzliche Grundlagen, Ausnahmen und Praxistipps
Zum Jahreswechsel 2025 ist in Deutschland eine wichtige gesetzliche Neuerung in Kraft getreten: die E-Rechnungspflicht. Auch Vereine sind davon betroffen, sofern sie unternehmerisch tätig sind. In diesem Beitrag erfahren Sie, was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet, welche gesetzlichen Grundlagen greifen, welche Ausnahmen es gibt und wie Sie die Umstellung erfolgreich meistern können.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und – in bestimmten Fällen – auch zu erstellen. Diese Regelung betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, und damit auch Vereine, sofern sie als Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 2 UStG) handeln. Dabei sind jedoch nicht alle Vereinsbereiche betroffen.
Unterscheidung zwischen ideellem und wirtschaftlichem Bereich
- Der ideelle Bereich (z. B. Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse) ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
- Der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb, etwa durch den Verkauf von Waren, Dienstleistungen oder den Betrieb eines Vereinsheims, fällt jedoch unter die neuen Anforderungen.
Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung muss strukturiert und maschinenlesbar sein sowie in einem bestimmten Format, wie beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD, vorliegen. Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail versendet wird. gilt nicht als elektronische Rechnung im Sinne der Gesetzgebung.
E-Rechnungen empfangen und erstellen
Seit Jahresbeginn 2025 müssen betroffene Vereine in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Pflicht zur aktiven Erstellung von E-Rechnungen greift, wenn ein Verein Rechnungen an Unternehmen oder andere Vereine stellt, die unternehmerisch im Sinne des Umsatzsteuergesetzes handeln, oder an juristische Personen – es sei denn, es greifen Ausnahmeregelungen bzw. die unten genannten Übergangsfristen.
Übergangsfristen bis 2028
Für Vereine mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro (im Vorjahr) gelten Übergangsfristen bis spätestens 2028 (s. Tabelle). Ab diesem Zeitpunkt dürfen Rechnungen an inländische Unternehmen nur noch elektronisch im vorgeschriebenen Format gestellt werden.
Umsetzung in der Vereinsarbeit: 5 Praxistipps
1. Vereinsstatus prüfen
Prüfen Sie, ob Ihr Verein unternehmerisch tätig ist. Relevante Bereiche sind z. B. Veranstaltungen, Gastronomiebetrieb, Sponsoring.
2. Software für E-Rechnungen auswählen
Zur reinen Anzeige von E-Rechnungen reicht beispielsweise der kostenlose Elster Viewer aus. Es ist jedoch empfehlenswert, eine Vereins- oder Buchhaltungssoftware zu nutzen, die den Import, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen unterstützt. Denn das ist eine zentrale Voraussetzung für effiziente Rechnungsprozesse.
3. Prozesse anpassen
Sorgen Sie dafür, dass Rechnungen im richtigen Format eingehen und korrekt archiviert werden. Das Originalformat muss dabei erhalten bleiben.
4. Schulung für Vorstände und Kassenwarte
Informieren Sie Ihre ehrenamtlichen Helfer über die neuen Anforderungen und bieten Sie Schulungen zum Umgang mit E-Rechnungs-Software und rechtssicherer Archivierung an.
5. Kommunikation mit Lieferanten und Kunden
Kündigen Sie die Umstellung rechtzeitig an. Falls Ihr Verein vorerst noch keine E-Rechnungen erstellt, sollten Sie dies mit den Geschäftspartnern abstimmen.
Fazit: E-Rechnungspflicht für Vereine jetzt umsetzen
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 betrifft viele Vereine, die unternehmerisch tätig sind. Wichtig ist die frühzeitige Klärung, ob Ihr Verein betroffen ist, sowie die Auswahl geeigneter Software und die Anpassung interner Prozesse. Mit guter Vorbereitung und klarer Kommunikation gelingt der Umstieg auf die elektronische Rechnung sicher und gesetzeskonform.
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