E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen

E-Rechnungspflicht: Was Lieferanten bei öffentlichen Aufträgen beachten müssen

Seit Ende November 2020 gilt im öffentlichen Auftragswesen die E-Rechnungspflicht (Business-to-Government, B2G): Lieferanten müssen ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber seitdem nach bestimmten Vorgaben digital einreichen. Hier ist ein Überblick über die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich.

Viele Unternehmen speichern ihre Rechnungen als herkömmliche PDF-Dateien ab und versenden sie dann per E-Mail. Das ist zwar für die Rechnungssteller komfortabel, auf Empfängerseite verursacht die Rechnungsstellung mittels solch unstrukturierter digitaler Daten jedoch erheblichen manuellen Verarbeitungsaufwand. Damit ist bei öffentlichen Aufträgen inzwischen Schluss:

Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten der öffentlichen Hand ihre Rechnungen in einem strukturierten Format einreichen, das sich automatisch verarbeiten lässt. Das bedeutet im Umkehrschluss: Die Behörden weisen Rechnungen, die als Bilddateien (z. B. eingescannte Papierrechnungen) oder reine PDFs ohne strukturierte Daten eingehen, zurück.

Elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber – in welchem Format?

Als nationalen Standard für einen einheitlichen und schnellen Rechnungsaustausch hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland das Format XRechnung definiert. Dieses entspricht – ebenso wie das konkurrierende Format ZUGFeRD 2.1 – der maßgeblichen europäischen Norm EN 16931.

ZUGFeRD bietet gegenüber der ausschließlich maschinenlesbaren XRechnung den Vorteil, dass es sowohl eine maschinell zu verarbeitende XML-Datei als auch eine für Menschen lesbare Sichtkomponente enthält. Ab der Version 2.1.1 von ZUGFeRD steht zudem ein XRechnungs-Profil zur Verfügung. Damit können ZUGFeRD-Nutzer vorgabenkonforme Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erstellen.

Die E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen ist Bestandteil einer europaweiten Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung. Den Startschuss zu dieser Entwicklung hatte im Jahr 2014 die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union gegeben. Mittlerweile haben viele EU-Staaten die europäischen Vorgaben umgesetzt. Auch Deutschland hat die Richtlinie mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) stufenweise in nationales Recht überführt.

Am 27. November 2020 ist in Deutschland planmäßig die nächste Stufe der europäischen Richtlinie 2014/55/EU inkraftgetreten. Seit diesem Zeitpunkt sind Lieferanten, die als Auftragnehmer für die öffentliche Verwaltung tätig sind, grundsätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:
  • Direktaufträge mit einem Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro
  • Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich
  • Aufträge im Rahmen von Organleihen oder Auslandsbeschaffungen

E-Rechnungspflicht: Binnennationale Vielfalt statt Einheitlichkeit

Ein wesentliches Ziel der Richtlinie 2014/55/EU ist die europaweite Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung. Dies ist allerdings bisher noch nicht einmal innerhalb Deutschlands richtig gelungen. Die Bundesländer haben nämlich den Regelungsspielraum, den die föderalstaatliche Struktur ihnen gibt, rege genutzt. Schon bei der Formatfrage weichen die Vorgaben in Bund und Ländern voneinander ab.

E-Rechnungen an Bundesbehörden – nur im Format XRechnung

Die Bundesverwaltung hat sich festgelegt: Zulieferer müssen ihre Rechnungen grundsätzlich im Format XRechnung einreichen. Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an den Bund stehen den Lieferanten zurzeit zwei Plattformen zur Verfügung:

  • Rechnungen an die Bundesverwaltung lassen sich über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) einreichen. Zur Nutzung der ZRE muss man sich registrieren lassen. Anschließend hat man die Wahl zwischen vier Übertragungswegen: Erfassung per Webformular, Web-Upload, E-Mail, Webservice.
  • Für Rechnungen an mittelbare Bundesbehörden wie die Bundesagentur für Arbeit sowie an kooperierende Bundesländer (Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Thüringen) gibt es die OZG-konforme Rechnungseingangs-Plattform (OZG-RE). OZG steht für Onlinezugangsgesetz.

Weitere Informationen finden Rechnungssteller auf einer Informationsseite zur E-Rechnung in der Bundesverwaltung.

Bundesländer zeigen sich in der Formatfrage flexibler

Neben der XRechnung akzeptieren viele Behörden auf Landesebene auch andere EN-16931-konforme Rechnungsstandards wie ZUGFeRD. Jedoch unterscheiden sich die Regelungen zur E-Rechnung in den Ländern nicht nur von denen des Bundes, sondern auch untereinander. Dadurch ist ein unübersichtliches Nebeneinander von Startterminen, Plattformen und Übertragungswegen entstanden. Eine Übersicht zum Umsetzungsstand der E-Rechnungspflicht in den Bundesländern gibt es auf der Website des VeR (Verband elektronische Rechnung). Auch das FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) erläutert im Netz den Stand der Regelungen bei der E-Rechnung beim Bund und in den Bundesländern.

Fazit: Keine einheitliche Lösung bei der E-Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber

Mit der E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen soll es für alle Beteiligten leichter werden. Vorerst profitieren jedoch in erster Linie die Auftraggeber in der öffentlichen Verwaltung. Sie erhalten nur noch strukturierte Rechnungsdaten, die sie automatisch weiterverarbeiten können. Unternehmen, die staatliche Auftraggeber aus mehreren Bundesländern und/oder den Bund beliefern, stehen vor der Herausforderung, die verschiedenen Vorgaben zur E-Rechnungsstellung zu berücksichtigen und umzusetzen. Dazu benötigen sie aktuelle Software, die die beiden Standardformate XRechnung und ZUGFeRD beherrscht.

E-Rechnungspflicht mit Software umsetzen

Lieferanten der öffentlichen Hand müssen sicherstellen, dass ihre ERP-Software die rechtlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht erfüllt. Das bedeutet konkret: Die zur Fakturierung eingesetzten Anwendungen müssen mindestens imstande sein, elektronische Rechnungen im Format XRechnung zu erstellen. Idealerweise unterstützt die Software aber auch die Erstellung von EN-16931-konformen E-Rechnungen im Format ZUGFeRD. Mit der Warenwirtschaftssoftware von HS ist dies beispielsweise möglich.

  • Das Warenwirtschaftssystem erstellt Rechnungen, Gutschriften und Rechnungskorrekturen in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD 2.1 (Profil EN 16931) oder ZUGFeRD 1.0 (Profil Comfort).
  • Die Benutzer können für jeden Rechnungsempfänger das benötigte E-Rechnungsformat vorbesetzen oder im Rechnungsbeleg individuell anpassen.
  • Zudem lässt sich die Leitweg-Identifikationsnummer in den Stammdaten hinterlegen oder im Rechnungsbeleg erfassen. Diese Leitweg-ID wird üblicherweise mit dem Auftrag an den Rechnungssteller übermittelt. Sie dient der Identifikation des öffentlichen Rechnungsempfängers und ermöglicht dadurch die Weiterleitung eingegangener E-Rechnungen in den Rechnungsverarbeitungssystemen der öffentlichen Auftraggeber.


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