EDI Anbindung: Funktionen und Nutzen für kleine und mittlere Unternehmen

Der elektronische Datenaustausch zwischen Unternehmen, kurz: EDI, wird im Zuge der Digitalisierung immer wichtiger. Mit EDI lässt sich der Datentransfer automatisieren. So können Firmen beispielsweise Bestellungen und Rechnungen zeitsparend digital austauschen und ins eigene Warenwirtschaftssystem integrieren.

Mit der voranschreitenden Digitalisierung steigt weltweit und in jeder Branche die Datenmenge, die sich im Umlauf befindet. Daten sind wertvoll. Wird ihre Informationskraft sinnvoll genutzt, führt das zu enormen Effizienzsteigerungen. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, die wachsende Datenmenge effektiv und schnell zu verarbeiten. Außerdem gilt es, die voneinander abweichenden (divergenten) Datenstrukturen und -formate in das eigene Warenwirtschaftssystem (WWS) zu integrieren. Eine EDI Anbindung unterstützt Unternehmen bei der Bewältigung dieser Aufgaben.

Vorzüge von EDI

Bei EDI kommuniziert das Warenwirtschaftssystem des Senders automatisch mit dem des Empfängers. Das bietet den beteiligten Unternehmen eine Reihe von Vorzügen, wie zum Beispiel:

• Kostensenkung durch vereinfachte Prozesse
• Geringere Fehlerquote und höhere Datenqualität
• Kundenindividuelle Automatisierung wiederkehrender Vorgänge (z. B. automatischer Abruf eines Lieferscheins aus einer per EDI eingegangenen Bestellung)
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit aufgrund des Wegfalls langweiliger und repetitiver Erfassungstätigkeiten
• Schnellere und transparentere Geschäftsprozesse durch sekundenschnellen Datentransfer
• Bessere Beziehungen zwischen Geschäftspartnern dank abgestimmter Abläufe
• Leichterer internationaler Belegverkehr auf Basis anerkannter EDI-Standards
• Abbildung neuer Geschäftsprozesse und Geschäftsmodelle

Was bei einer EDI Anbindung für KMU zu beachten ist

Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können EDI nutzen und dadurch ihre Markt- und Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig steigern. Viele Großunternehmen bestehen nämlich bei der Kooperation mit Lieferanten auf einem automatisierten Datenaustausch zwischen den Warenwirtschaftssystemen.

Um eine EDI Anbindung erfolgreich einzurichten, sind zunächst die erforderlichen Voraussetzungen zu schaffen:

EDI-Standard für den elektronischen Datenaustausch festlegen

Da Daten in jedem Unternehmen anders verarbeitet werden, ist es notwendig, sich zuerst auf ein Datenaustauschformat zu einigen. Dieses Datenaustauschformat definiert als gemeinsamer Standard die Übertragung der Daten hinsichtlich ihrer Form, Art und Position. Um den Abstimmungs- und Entwicklungsaufwand zu verringern, wurden im Laufe der Jahre verschiedene Standards entwickelt.

Der wohl bekannteste Standard für den elektronischen Datenaustausch im geschäftlichen Kontext ist EDIFACT. Verantwortlich hierfür ist eine UN-Einrichtung, die Wirtschaftskommission für Europa der Vereinten Nationen, abgekürzt: UNECE. Aus dem EDIFACT-Standard heraus haben sich zahlreiche Subsets für einzelne Branchen entwickelt. Subsets sind Unterkategorien des jeweiligen Standards und darauf spezialisiert, branchenspezifische Anforderungen abzubilden. Beispiele für Subsets sind EANCOM für die Konsumgüterindustrie oder auch EDITEC, welches in der Sanitärbranche eingesetzt wird.

Neben EDIFACT und seinen Subsets sind auch andere Standards wie OpenTRANS oder VDA im elektronischen Datenaustausch etabliert. Bei OpenTrans handelt es sich um einen XML-basierten Standard, der Nachrichten – ähnlich wie EDIFACT – in Segmente aufgliedert. VDA hingegen wird in der Automobilbranche eingesetzt und – anders als EDIFACT und OpenTRANS – nicht über Segmente, sondern über die Informationsreihenfolge und Zeichenlänge der Informationen klassifiziert. Durch die Begrenzung der Zeichenlänge ist der Informationsinhalt der Nachricht bei VDA im Vergleich zu anderen Formaten eingeschränkt.

EDI Datenaustausch organisieren

Nachdem der Dateistandard und damit die inhaltliche Aufbereitung der Daten vereinbart wurde, muss der Datentransfer zwischen den beiden Geschäftspartnern organisiert werden. Der Austausch der Daten bzw. Nachrichten findet über einen bilateral abgestimmten Kommunikationsweg statt – aus Sicherheitsgründen in der Regel über verschlüsselte Verbindungen. Bekannte Datenaustauschwege sind zum Beispiel X.400, AS2 oder SFTP.

Für alle Kommunikationswege gilt: Je weniger menschliche Eingriffe beim Eingeben, Verarbeiten und Versenden von Informationen notwendig sind, desto fehlerärmer und schneller findet die Verarbeitung der EDI-Nachrichten statt.

Man spricht hier auch vom Automatisierungsgrad. Damit gemeint ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die Aufschluss über den Automatisierungsanteil im Unternehmen gibt.

Stammdatenqualität in der Warenwirtschaft sicherstellen

Welchen Automatisierungsgrad eine EDI-Anbindung erreichen kann, hängt im Wesentlichen von den im ERP-System hinterlegten Stammdaten und den vereinbarten Prozessen der Auftragsabwicklung ab. Eine vollautomatisierte Verarbeitung der Nachrichten durch die EDI Schnittstellen setzt eine hohe Qualität der in der Warenwirtschaftssoftware vorhandenen Stammdaten voraus.

Einfaches Beispiel: Sollte ein Partner innerhalb der EDI-Übertragung einen Artikel bestellen, so kann dieser Artikel nur dann automatisiert in das Warenwirtschaftssystem des Lieferanten übernommen werden, wenn er dort auch angelegt ist.

Eine unzureichende Stammdatenpflege hat fast immer manuelle Nacharbeiten zur Folge, was einer vollautomatisierten Lösung zuwiderläuft.

Komplexe Unternehmensprozesse erhöhen Projektaufwand

Stringente Abläufe innerhalb eines Unternehmens erleichtern eine EDI-Anbindung enorm, weil sie weitaus weniger Kommunikations- und Entwicklungsaufwand erfordern als die Abbildung komplexer Prozesse. Der Aufwand für die Umsetzung einer EDI-Anbindung hängt wesentlich davon ab, welche Informationen die Gegenstelle im Zeitverlauf während der Auftragsabwicklung erwartet. Werden für die Übermittlung der Informationen ergänzend Daten aus verschiedenen Systemen benötigt, steigt die Komplexität der Anbindung. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn neben dem ERP-System ein separates Lagerwirtschaftssystem verwendet wird und die Gegenstelle Informationen aus diesem erwartet. Im Idealfall werden bei einer EDI-Anbindung nach einer Datenübermittlung Informationen zum Datenaustausch ins ERP-System zurück übermittelt. Die EDI Schnittstelle interagiert somit bidirektional mit der Warenwirtschaftssoftware.

EDI in die Warenwirtschaft integrieren

Anwender von Warenwirtschaftssoftware können ihr System um eine EDI-Komponente ergänzen und diese selbst betreiben oder auf einen cloudbasierten managed service zurückgreifen. Hierüber lassen sich dann Geschäftsdaten in EDI-Dateiformaten (z. B. EDIFACT, VDA, XML, SAP iDoc, Fortras, ZUGFeRD) elektronisch mit anderen Systemen austauschen. Dabei überprüft die Lösung laufend, ob alle Daten normgerecht übermittelt wurden – und informiert die Benutzer bei Fehlern.

Um effiziente Abläufe herzustellen, sind die EDI-Funktionen ins Warenwirtschaftssystem integriert. Die Benutzer führen somit alle EDI-bezogenen Arbeitsschritte mit der Warenwirtschaftssoftware durch und brauchen die Anwendung nicht zu verlassen. So können beispielsweise Übertragungsinformationen wie Datenaustauschreferenzen oder Übertragungszeitpunkte in das Warenwirtschaftssystem zurückgespielt werden, und der Benutzer kann diese Informationen im gewohnten Arbeitsumfeld seines WWS sehen. Das erleichtert die Bedienung und hilft, Zeit zu sparen. Der elektronische Belegaustausch läuft derweil im Hintergrund automatisch ab.

Weitere Systeme im Unternehmen einbinden

Bei der Auswahl einer EDI-Lösung sollte man außerdem darauf achten, dass sich die Software mit weiteren Systemen problemlos kombinieren lässt. Hierzu zählen typischerweise:

• Software für Lagerwirtschaft – um Lagerhaltung, Kommissionierung und Versand zu digitalisieren
• Warehousing – um Ware bei Logistikdienstleistern zu lagern und von dort auszuliefern
• E-Commerce-Anwendungen – um Warenwirtschaftsdaten aus dem Onlineshop über EDI austauschen zu können
• Mobile Lösungen auf Smartphones und Tablets – um die Vorzüge des ortsunabhängigen Arbeitens zu nutzen

Geschäftsmodelle auf EDI-Basis umsetzen

EDI bietet Unternehmen darüber hinaus die Möglichkeit, komplette Geschäftsmodelle zu realisieren. Eine Geschäftsform, bei der EDI zum Einsatz kommt, ist etwa das sogenannte Dropshipping, auch bekannt unter der deutschen Bezeichnung Streckengeschäft. Hierbei bietet ein E-Commerce-Unternehmen oder Marktplatz wie beispielsweise Amazon, Otto oder Kaufland die Produkte eines Herstellers oder Großhändlers in seinem Onlineshop an, ohne physischen Kontakt mit der Ware zu haben. Bestellt ein Kunde einen solchen Artikel im Shop, wird der Auftrag per EDI sofort an das Warenwirtschaftssystem des Herstellers oder Großhändlers übermittelt. Dieser versendet die Ware, einschließlich Lieferschein, im Namen des Shopbetreibers und informiert den Besteller per E-Mail. Anschließend werden Lieferschein und Rechnung mittels EDI automatisch an den Shopbetreiber übermittelt.

Fazit

EDI ermöglicht auch kleinen und mittelständischen Unternehmen einen sicheren und kontrollierten elektronischen Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten. Durch automatisierte digitale Prozessketten vermeidet man ineffiziente Insellösungen im Bereich der Warenwirtschaft und kann erhebliche Einsparungen erzielen. Zudem eröffnen sich neue Geschäftsmöglichkeiten. Damit wird die EDI-Anbindung zum essenziellen Bestandteil einer stabilen, zukunftsfähigen Unternehmenskultur.

Lesen Sie auch:
>> Schnittstellen zur Automatisierung: Standardlösung oder Individualprogrammierung nutzen?
>> Warenwirtschaftssoftware erfolgreich einführen (kostenloses Whitepaper)

Co-Autor dieses Beitrags
Alexander Bumann ist Geschäftsführer der nubibase GmbH. Der HS Lösungspartner hat bereits zahlreiche EDI-Projekte erfolgreich realisiert.

Bildquellen: Tiko – stock.adobe.com (Beitragsbild oben), privat (Porträt)