Personalakten digitalisieren: Wie Sie Schritt für Schritt vorgehen

 
Sie möchten Ihre Personalakten digitalisieren und fragen sich, wie Sie am besten vorgehen? Dieser Beitrag erläutert die wesentlichen Schritte zur Einführung einer digitalen Personalakte. Außerdem erfahren Sie, welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Der digitalen Personalakte liegt an und für sich ein simples Konzept zugrunde: Die Papierakten werden gescannt und in verschiedenen Kategorien elektronisch archiviert. Anschließend stehen die digitalisierten Personalakten allen autorisierten Benutzern orts- und zeitunabhängig zur Verfügung – falls erforderlich sogar im Homeoffice. Dies beschleunigt den Zugriff auf Informationen und erleichtert die Personalverwaltung. Durch effizientere Workflows sinken zudem die Prozesskosten. Doch die Einführung der elektronischen Akten will gut vorbereitet sein. Lesen Sie in der folgenden Schritt-für-Schritt-Checkliste, wie Sie Ihre Personalakten digitalisieren und dabei mögliche Fallstricke umgehen.

1. Die Belege in den Personalakten kategorisieren

Bevor Sie die digitale Personalakte einführen, listen Sie zuerst alle Dokumente in den bestehenden Akten auf. Um sich von Altlasten zu trennen, erstellen Sie eine Negativliste mit den Dokumenten, die entbehrlich sind bzw. die aus Datenschutzgründen entfernt werden müssen. Legen Sie anschließend fest, in welchen (digitalen) Ordnern künftig welche Dokumente archiviert werden sollen. Berücksichtigen Sie dabei die Aufbewahrungsfristen der Dokumente. Am Ende der Beleg-Kategorisierung können Sie zumindest grob abschätzen, wie viele Blätter insgesamt zu scannen sein werden.

2. Die Rechtestruktur für den Zugriff auf die digitalen Personalakten definieren

Im nächsten Schritt geht es darum, festzulegen, wem im Unternehmen welche rollenspezifischen Zugriffsrechte auf die digitale Personalakte eingeräumt werden (Entgeltabrechner, Personalreferenten, Führungskräfte usw.). Bestimmen Sie eindeutig, wer welche Personaldokumente bearbeiten bzw. nur einsehen darf. Klären Sie auch, wer für das Scannen der Dokumente zuständig ist – sowohl während der Einführungsphase als auch später im laufenden Betrieb.

3. Eine geeignete Verschlagwortung der Dokumente festlegen

Je nach Unternehmensgröße enthält eine digitale Personalakte viele tausend Belege – und laufend kommen neue hinzu. Um das elektronische Archiv schnell und zielgerichtet durchsuchen zu können, wird jedes Dokument verschlagwortet. Von der Qualität dieser Verschlagwortung – oder auch Indexierung – hängt es ein Stück weit ab, wie effizient Sie letztlich mit einer digitalen Personalakte arbeiten können. Deshalb sollten Sie sich genau überlegen, welche Schlagwörter Sie benötigen, um Dokumente so zu archivieren, dass sie schnell gefunden werden. Typische Schlagwörter (sogenannte Deskriptoren) sind zum Beispiel die Personalnummer, der Name des Mitarbeiters, das Erstelldatum des Dokuments oder das Datum der Unterschrift auf dem Dokument.
 

Mit der Digitalen Personalakte
Informationen effizient verwalten und bereitstellen

4. Die technischen Rahmenbedingungen für die Einführung der elektronischen Personalakte schaffen

Manche Belege, die in die digitale Personalakte gehören, liegen bereits im Original in elektronischer Form vor, etwa die Verdienstabrechnungen der Arbeitnehmer aus der Lohnsoftware. Andere Dokumente – und zwar keineswegs nur die Bestandsakten – müssen später im laufenden Betrieb jedoch erst einmal gescannt werden. Prüfen Sie daher, ob im Unternehmen möglicherweise bereits geeignete Scanner mit OCR-Verarbeitung vorhanden sind oder ob Geräte angeschafft werden müssen. Bei der Auswahl eines Scanners sollten Sie insbesondere berücksichtigen: Wie viele Belege müssen im Schnitt pro Tag gescannt werden? Welche Papierformate sind zu verarbeiten? Und soll das Gerät auch farbig scannen? Kurzum: Sie klären den Aufwand, der Ihnen entsteht, um die Personalakten zu digitalisieren.

5. Die bestehenden Personalakten scannen

Nun ist es an der Zeit, zu bestimmen, wer die Bestandsakten fürs Scannen vorbereitet und sie dann digitalisiert:

  • Wollen Sie die Belege selbst scannen – oder soll hiermit ein spezialisierter Scandienstleister beauftragt werden?
  • Übernehmen Sie die Vorkategorisierung der Personalakten mithilfe von Barcodes selbst – oder erledigt das ein Dienstleister?
  • Bereiten Sie die Papierdokumente inhouse vor (Büroklammern, Heftungen etc. entfernen) – oder geschieht dies extern?

Eine pauschale Empfehlung lässt sich hier nicht aussprechen. In den meisten Fällen dürfte die Entscheidung von den Kosten abhängen. Lassen Sie sich daher am besten Angebote von verschiedenen Dienstleistern vorlegen und stellen Sie die zu erwartenden externen Kosten dem finanziellen Aufwand bei der Do-it-yourself-Methode gegenüber. Bedenken Sie dabei auch, dass ein Dienstleister die Bestandsakten in der Regel schneller digitalisiert als Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die – oft über Wochen – mit dem Scannen der Bestandsakten beschäftigt wären.

6. Die künftigen täglichen Arbeitsprozesse gestalten

Auch nach dem Scannen der bestehenden Personalakten werden im Tagesgeschäft Dokumente zu digitalisieren sein. Die technischen Voraussetzungen hierfür – sprich: geeignete Scanner – sind inzwischen gegeben (siehe Schritt 4). Jetzt brauchen Sie bloß noch die entsprechenden Arbeitsprozesse rund ums digitale Archivieren von Dokumenten zu gestalten. Dabei haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

  • Spätes Archivieren – halbautomatisiert durch Barcodes oder/und nach manueller Bearbeitung des Dokuments
  • Frühes Archivieren – Scannen und manuelle Zuordnung durch den Mitarbeiter vor der Bearbeitung
  • Archivierung während der Bearbeitung – automatische Abfrage nach Ablageort, Zuordnung durch den Mitarbeiter

Bevor Sie die digitale Personalakte einführen, sollten Sie zudem festlegen, wer zu welchem Zeitpunkt Datensicherungen erstellt und wann gescannte Papierbelege vernichtet werden können.

7. Eine Verfahrensdokumentation erstellen

Als ein sogenanntes Nebensystem der Buchführung fällt die digitale Personalakte unter den Regelungsbereich der GoBD. Daher ist es unerlässlich, dass Sie die Funktionsweise und die Nutzung des Systems in einer Verfahrensdokumentation beschreiben. Darin ist in inhaltlicher und technischer Hinsicht nachvollziehbar zu erfassen, wie die elektronische Archivierung von Personaldaten in Ihrem Unternehmen vonstattengeht. Mit einer solchen Verfahrensdokumentation schaffen Sie zugleich eine wesentliche Voraussetzung für die Revisionssicherheit der digitalen Archivierung.

Für die digitale Aufbewahrung von personenbezogenen Daten gelten zudem nicht erst seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hohe rechtliche Anforderungen an die Vertraulichkeit der Daten. Beschreiben Sie daher in der Verfahrensdokumentation Ihr Berechtigungskonzept für den Zugriff auf die digitalen Personalakten im Detail.

Was Sie sonst noch für eine erfolgreiche Digitalisierung von Personalakten brauchen

Doch auch, wenn Sie streng nach Checkliste vorgehen: Bedenken Sie, dass die Einführung einer digitalen Personalakte darüber hinaus gutes Projektmanagement und Know-how hinsichtlich der rechtlichen und der technischen Anforderungen erfordert. Schließlich geht es um sensible personenbezogene Daten, die nicht erst seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) besonders zu schützen sind. Doch das ist nicht die einzige Herausforderung, mit der Sie sich besser vorab beschäftigen, wenn Sie Ihre Personalakten digitalisieren wollen.

4 häufige Fehler, die Sie beim Personalakten digitalisieren besser vermeiden

Durch die Einführung einer digitalen Personalakte lassen sich viele Arbeitsabläufe verbessern. Das spart Zeit und senkt Kosten. Vorausgesetzt, Sie tappen nicht in typische Stolperfallen. Lesen Sie also besser jetzt vorab, welche Fehler Sie beim Digitalisieren der Personalakten nicht machen sollten. Die folgenden vier Tipps sollen Ihnen helfen, die Einführung einer digitalen Personalakte realistisch zu planen und häufig gemachten Fehlern direkt aus dem Weg zu gehen.

1. Was einem papierlosen Büro trotz Digitalisierung der Personalakten im Wege steht

Möchten Sie sich auch von den vielen Schrankwänden voller Papierakten trennen? Damit sind Sie nicht alleine. Aber leider ist das nicht immer so einfach umsetzbar, wie gedacht. Zwar reduzieren sich der Papierverbrauch und der Bedarf an Aktenstellfläche durch die Einführung einer digitalen Personalakte auf ein Minimum. Ein vollständiger Verzicht auf Papier ist im Personalbüro jedoch trotz der Umstellung nicht ratsam. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften können Sie nämlich verpflichtet sein, die Papieroriginale bestimmter Dokumente trotz elektronischer Aktenführung aufzubewahren. Solche Aufbewahrungspflichten können sich unter anderem aus dem Sozialgesetzbuch, dem Einkommenssteuergesetz, dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Deshalb haben wir folgenden Ratschlag für Sie:

Schieben Sie bei der Umstellung auf eine digitale Personalakte keine Unterlagen vorschnell in den Schredder!

Vor allem in Bezug auf Personaldokumente, die zwingend der Schriftform des § 126 BGB unterliegen, wie beispielsweise befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge oder Kündigungsschreiben, sollten die Originale in Papierform weiter aufbewahrt und die Aufbewahrungsfristen beachtet werden. Das ist in Ihrem Interesse als Arbeitgeber, denn in einem möglichen Gerichtsverfahren können eingescannte Dokumente nicht als Urkundsbeweis herangezogen werden.

2. Scannen Sie Personalakten nur dann selbst, wenn Sie über die notwendigen Ressourcen verfügen

Im Zuge der Einführung einer digitalen Personalakte müssen die bestehenden Papierakten gescannt werden. Je nach Mitarbeiterzahl kommen – auch nach einer Bereinigung der Akten – schnell mehrere Tausend Blatt Papier zusammen. Daher prüfen Sie besser vorab, ob eine Digitalisierung im eigenen Haus möglich und sinnvoll ist. Aus Datenschutzgründen dürfen die Personalakten außerdem nicht einfach hausintern zum Scannen weitergereicht werden. Entscheiden Sie sich fürs Selbermachen, sollte die Personalabteilung die Personalakten digitalisieren.

Allerdings ist im HR-Bereich nur selten ein entsprechend leistungsfähiger Scanner vorhanden.

Zudem finden die Personaler häufig kaum die Zeit, um neben ihrem Tagesgeschäft zusätzlich Dokumente zu scannen. Ein weiterer Knackpunkt kann fehlendes technisches Know-how sein: Welche Auflösung ist für eine OCR-Verarbeitung und eine spätere Volltextsuche optimal? Welches Dateiformat eignet sich am besten? Sollte besser in Schwarz-Weiß oder in Farbe gescannt werden?

Für viele Unternehmen dürfte es besser sein, einen spezialisierten Dienstleister mit dem Scannen zu beauftragen.

Die Frage, ob eine hausinterne oder eine externe Scan-Lösung besser ist, lässt sich aber nicht pauschal beantworten.

Grundsätzlich gilt: Nur wenn Ihre Personalabteilung über die erforderliche Zeit, über geeignete Scangeräte und über das notwendige technische Wissen verfügt, empfiehlt es sich, die Personalakten intern zu digitalisieren. In vielen Unternehmen sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, hier entscheiden Sie sich dann besser für die Zusammenarbeit mit einem Digitalisierungsdienstleister.

Die Erfahrung zeigt zudem: Je umfangreicher die Akten sind, desto eher lohnt es sich, einen Dienstleister zu beauftragen. Ebenfalls eine Rolle spielt, wie viele Belege nach der Einführung einer digitalen Personalakte voraussichtlich täglich zu scannen sein werden. Auch für kleinere Unternehmen kann professionelle Unterstützung beim Scanprozess daher eine sinnvolle Alternative zum Selbermachen sein.

3. Erstellen Sie ein differenziertes Zugriffskonzept für die digitale Personalakte

Bei der Führung einer digitalen Personalakte müssen Sie die Vorschriften der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) befolgen. In jedem Fall sind unberechtigte Zugriffe auf personenbezogene Daten auszuschließen. Dies erfordert ein differenziertes Berechtigungskonzept, das alle Beteiligten und sämtliche möglichen Aktionen berücksichtigt. Zentrale Fragen wären dabei:

  • Welche Personen im Unternehmen dürfen künftig auf welche Informationen zugreifen?
  • Wer darf welche Dokumente scannen, bearbeiten oder nur einsehen?

Die Rechtestruktur muss zudem berücksichtigen, dass die Führungskräfte Zugriff auf die Personalakten ihrer Mitarbeiter erhalten. Auch für die Geschäftsführung und für Justiziare sind entsprechende Zugriffsrechte möglicherweise sinnvoll. Es empfiehlt sich daher, eine Rollen- und Berechtigungsmatrix zu erstellen, die klare Regeln für den Zugriff aller Beteiligten definiert.

4. Unterschätzen Sie nicht das Projektmanagement, wenn Sie Ihre Personalakten digitalisieren

Sie haben einen Softwareanbieter für die digitale Personalakte sowie einen Scan-Dienstleister ausgewählt? Prima. Und die optimale Aktenstruktur haben Sie auch schon festgelegt? Noch besser – doch fertig sind Sie damit noch nicht ganz. Denn die Einführung einer digitalen Personalakte erfordert ein umfassendes Projektmanagement. Zwar lässt sich die Software in aller Regel schnell installieren und einrichten. Und auch das Scannen der Dokumente ist häufig in drei bis vier Wochen erledigt – vor allem, wenn ein Digitalisierungsdienstleister diese Aufgabe übernimmt. Aber:

Eine digitale Personalakte wird nur dann die gewünschten Effekte wie Kostensenkung und Zeitersparnis bringen, wenn sie im Unternehmen akzeptiert wird.


 
Führen Sie daher bereits in der Frühphase des Projekts die häufig beträchtlich auseinander liegenden Interessen der beteiligten Parteien (z.B. Personalabteilung, IT-Abteilung und Betriebsrat) zu einer rechtlich einwandfreien, wirtschaftlichen und praktikablen Lösung zusammen. Nehmen Sie sich dabei die Zeit für eine gründliche Analyse. Darüber hinaus sind natürlich die Anwender rechtzeitig ins Boot zu holen. Mit ihrer Akzeptanz steht oder fällt der Projekterfolg nämlich am Ende. Planen Sie deshalb Schulungen für die künftigen Nutzer der digitalen Personalakte, aber auch für die IT-Administratoren und die Mitarbeiter ein.

Brauchen Sie noch etwas, um Ihre Personalakten zu digitalisieren?

Sie wissen nun, wie Sie Ihre Personalakten digitalisieren können und welche Herausforderungen Sie dabei besser stets im Blick behalten. Aber vielleicht wünschen Sie sich trotzdem einen kompetenten Partner mit innovativen Software-Lösungen an Ihrer Seite, um die Digitalisierung von Personalakten bei Ihnen im Unternehmen zu einem vollen Erfolg zu machen? Dann stehen wir für Sie bereit – nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt zu uns auf. Wir haben alle Fallstricke im Blick und liefern Ihnen die Software, die Ihnen bei der Verwaltung und Digitalisierung Ihrer Personalakten viel Zeit und Kosten spart.

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