Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren

Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: 5 Tipps zur Einführung

Immer mehr Unternehmen möchten die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren, um ihre Prozesse zu optimieren. Die Einführung einer digitalen Lösung für den Rechnungseingang ist auch gar nicht schwer – damit das Projekt reibungslos läuft, sollte man sich aber gut vorbereiten. Dieser Beitrag erläutert, welche Aufgaben in der Vorbereitungsphase zu erledigen sind.

Als Smartphone-Nutzer haben wir uns daran gewöhnt, dass wir eine App bloß zu installieren brauchen – und schon lässt sie sich verwenden. Im Bereich der Unterhaltungselektronik reicht es ebenfalls oft aus, ein Gerät per USB anzuschließen. Beim Thema Eingangsrechnungsverarbeitung – synonym hier auch als Rechnungseingangsverarbeitung, kurz: REV, bezeichnet – funktioniert dieses Prinzip des „Plug and play“ hingegen nicht. Hier ist es nicht damit getan, schnell eine Software zu installieren. Der Grund: Die Umstellung auf digitalen Rechnungseingang ist immer ein unternehmensweites Projekt, bei dem neben der technischen Komponente auch organisatorische Aspekte zu berücksichtigen sind. Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren möchten, sollten Sie daher vor der Installation einer REV-Software die folgenden Aufgaben erledigen:

1. Bilden Sie frühzeitig ein Projekt-Team.

Sie möchten Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren. Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung einer elektronischen REV besteht darin, ein Team zusammenzustellen, dem Mitarbeiter aus den verschiedenen Unternehmensbereichen angehören. Das ist aus zwei Gründen wichtig: Erstens kennen die Prozessbeteiligten die bestehenden Abläufe und deren Schwachstellen – dies wiederum erleichtert es, die Anforderungen an die neue Lösung zu definieren (Automatisierungsgrad, Funktionsumfang, Prozesse etc.). Zweitens akzeptieren die Mitarbeiter die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung eher, wenn sie frühzeitig in das Projekt einbezogen werden. Positiver Nebeneffekt: Durch die aktive Beteiligung wachsen die Mitarbeiter schneller in die digitalen Prozesse hinein.

Sobald das Projekt-Team die Anforderungen an die neue Lösung grob eingegrenzt hat, sollte auch der Anbieter der Rechnungseingangsverarbeitung Software hinzugezogen werden. Warum? Ganz einfach: Niemand kennt die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten eines Produkts besser als der Anbieter. Außerdem hat dieser aufgrund seiner Erfahrungen aus anderen Projekten häufig praktikable Lösungen für typische Probleme in der Gestaltung der Prozesse der Eingangsrechnungsverarbeitung sowie im Veränderungsmanagement parat.

2. Legen Sie den Automatisierungsgrad Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung fest.

Bevor Sie die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren, sollten Sie außerdem bestimmen, in welchem Umfang Sie Ihre Rechnungsprozesse automatisieren wollen. Welchen Automatisierungsgrad möchten Sie durch die Einführung einer REV erreichen: Soll die Software den Anwendern die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erleichtern? Oder soll sie den Dokumentenfluss steuern und bestimmte Prozesse automatisch durchführen?

Im Wesentlichen gibt es hier zwei Möglichkeiten:

  • Eine automatisierte Lösung leitet Eingangsrechnungen im Idealfall wie auf einem Fließband von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Hierzu muss die Software sämtliche Eventualitäten des Prozesses abbilden und alle für die Verarbeitung nötigen Informationen vorhalten. Die Implementierung einer solchen Lösung erfolgt im Rahmen umfangreicher Einführungsprojekte mit Unterstützung durch spezialisierte Consulting-Unternehmen, die die Software auf die individuellen Prozesse des Kunden zuschneiden.
  • Eine teilautomatisierte Lösung hingegen dient den Benutzern als unterstützendes Werkzeug und lässt ihnen einen gewissen Bedienungsspielraum. Sie bietet die wesentlichen Vorteile von Digitalisierung, wie zum Beispiel ortsunabhängiges Arbeiten in einem zentralen System, durchgehende digitale Prozesse und GoBD-konforme Archivierung. Im Vergleich zu einer (voll-)automatisierten REV-Lösung  lässt sie sich deutlich schneller und kostengünstiger implementieren, weil das System nicht alle Eventualitäten im prozessualen Ablauf berücksichtigen muss. Das erspart Anpassungsaufwand.

Die Nutzung einer breiter aufgestellten, teilautomatisierten Lösung kann zwar eine gewisse Prozess- und Sachkenntnis erfordern. Dies dürfte in den meisten Unternehmen aber kein Problem sein. Meist sind die Prozessbeteiligten erfahrene Mitarbeiter, die solche Freiheiten schätzen und produktiv zu nutzen wissen.

3. Definieren und gestalten Sie die gewünschten Abläufe der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung.

Ein häufiger Anlass für die Digitalisierung der Rechnungseingangsverarbeitung sind Schwachstellen in den bisherigen analogen Rechnungsprozessen. Zum Beispiel mangelt es den Prozessbeteiligten, einschließlich der Buchhaltung, oft an Übersicht über den Bearbeitungsstatus. Zudem gibt es Verzögerungen bei der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe. Um solche Probleme zu eliminieren, ist es unerlässlich, die Prozesse vor der Digitalisierung neu zu denken. Hierbei kann der Softwareanbieter zu Rate gezogen werden. Oft ergeben sich dabei interessante Ansätze zur Optimierung der Abläufe.

4. Weisen Sie den Mitarbeitern ihre Aufgaben bei der Eingangsrechnungsverarbeitung klar zu.

Ein weiteres Problem, das den Rechnungsverarbeitungsprozess ins Stocken geraten lässt, sind unklare Zuständigkeiten. Die analogen Abläufe sind zwar meist eingespielt, doch wenn beispielsweise ein Beteiligter überraschend ausfällt, fühlt sich niemand für die Vertretung verantwortlich bzw. befugt – weil es hierzu keine klare Regelung gibt. Legen Sie deshalb präzise fest, wer im späteren digitalen Prozess bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt zu erledigen hat. Eine Software zur elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung bietet umfangreiche Möglichkeiten, den Mitarbeitern individuelle Rechte und Pflichten zuzuweisen.

5. Schaffen Sie in Ihrem Betrieb die technischen Voraussetzungen für die digitale Rechnungseingangsverarbeitung.

Auch wenn Sie Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren: Rechnungen in Papierform werden wohl noch eine Zeit lang in Umlauf sein. Um eingehende Papierrechnungen digital zu erfassen, brauchen Sie daher einen Scanner. Eine Lösung zur Texterkennung (OCR), mit der sich gescannte Dokumente in Text umwandeln lassen, ist meist bereits im Lieferumfang enthalten.

Falls Sie viele unstrukturierte elektronische Rechnungen erhalten, kann eine Capturing-Software sinnvoll sein. Diese liest relevante Informationen aus den Rechnungslayouts von Lieferanten heraus. Da sich zunehmend strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD durchsetzen, werden solche Capturing-Tools im Hinblick auf die Eingangsrechnungsverarbeitung jedoch an Bedeutung verlieren.

Zur GoBD-konformen Aufbewahrung von Rechnungen benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Falls Sie bislang kein DMS einsetzen, richten Sie dieses am besten ein, bevor Sie die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren. Viele Hersteller – wie zum Beispiel HS – Hamburger Software – liefern ein DMS als Komponente der REV-Gesamtlösung mit.

Zudem muss ein zentraler Server vorhanden sein. Dabei spielt es technisch keine Rolle, ob der Server im Unternehmen steht oder in der Cloud betrieben wird. Wichtig ist nur, dass er die Systemanforderungen der REV-Lösung erfüllt.

Zu guter Letzt ist es – nicht erst seit Corona – ratsam, die mobilen Arbeitsplätze der Prozessbeteiligten, etwa im Homeoffice, ans Unternehmensnetzwerk anzubinden – beispielsweise mittels VPN (Virtual Private Network). Generell ist im Netzwerk sicherzustellen, dass jeder am Rechnungsprozess beteiligte Mitarbeiter später Zugriff auf die REV-Lösung hat.

 

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