Einstellung neuer Mitarbeiter: Das müssen Arbeitgeber beachten

Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter müssen Unternehmen eine Reihe von rechtlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllen. Hier erfahren Sie, welche Behörden informiert werden müssen, welche Unterlagen erforderlich sind und welche grundlegenden Aufgaben Sie als Arbeitgeber haben.

Eine wichtige Aufgabe bei der Mitarbeitereinstellung ist es, neue Mitarbeiter ordnungsgemäß bei den Behörden anzumelden.

• Krankenkassen: Arbeitgeber müssen neue Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden, wenn eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung aufgenommen wird. Die Anmeldung erfolgt über ein digitales Meldeverfahren (DEÜV). Hierfür benötigt der Arbeitgeber die Angabe der Krankenkasse und die Versicherungsnummer des Mitarbeiters. Bei geringfügig Beschäftigten (Minijobber) erfolgt die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale.
• Berufsgenossenschaft: Die Berufsgenossenschaft ist für die gesetzliche Unfallversicherung zuständig. Arbeitgeber melden ihren Betrieb bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden, um den Unfallversicherungsschutz für ihre Mitarbeiter sicherzustellen.
• Bundesagentur für Arbeit: Für die Meldungen zur Sozialversicherung benötigt ein Unternehmen eine Betriebsnummer. Diese wird elektronisch beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragt. Bei Minijobbern erfolgt die steuerliche Abrechnung über die Minijob-Zentrale, nicht direkt beim Finanzamt.
• Finanzamt: Arbeitgeber müssen die Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren) der neuen Mitarbeiter elektronisch abrufen. Hierzu sind die Steuer-Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Information, ob es sich um eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung handelt, erforderlich.

Checkliste für Arbeitgeber: Zehn wichtige Punkte bei der Einstellung neuer Mitarbeiter

1. Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrags

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag schafft Klarheit über die Bedingungen der Zusammenarbeit. Er ist bei befristeten Arbeits- und Ausbildungsverhältnissen gesetzlich vorgeschrieben, aber auch bei unbefristeten Verträgen empfehlenswert.

2. Tarifverträge beachten

In einigen Branchen gelten Flächentarifverträge, die Mindeststandards für Löhne und Arbeitsbedingungen festlegen. Arbeitgeber sollten prüfen, ob ein Tarifvertrag gilt.

3. Anmeldung bei der Krankenkasse

Die Anmeldung bei der Krankenkasse erfolgt mit der ersten Entgeltabrechnung – spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn – über das DEÜV-Meldeverfahren (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung). Bei geringfügiger Beschäftigung ist die Minijob-Zentrale zuständig.

In bestimmten Branchen (z. B. Bau, Gastgewerbe) muss zusätzlich eine Sofortmeldung am ersten Arbeitstag erfolgen (§ 28a SGB IV). Diese ergänzt, aber ersetzt nicht die „normale“ Krankenkassenanmeldung.

4. Steuer-ID ans Finanzamt übermitteln

Die Steuer-Identifikationsnummer und weitere persönliche Daten des Arbeitnehmers werden zur Ermittlung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) über das ELSTER-System an die Finanzverwaltung übermittelt.

5. Urlaubsansprüche klären

Nach § 6 BUrlG müssen Doppelansprüche beim Urlaub vermieden werden. Eine Bescheinigung des vorherigen Arbeitgebers gibt Auskunft über bereits genommenen Urlaub im laufenden Jahr. Fehlt diese, kann sich der neue Arbeitgeber an das frühere Unternehmen wenden.

6. Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ihre Beschäftigten bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anzumelden. Dies gewährleistet den gesetzlichen Unfallversicherungsschutz (§ 192 SGB VII).

7. Anmeldung bei branchenspezifischen Kassen (falls erforderlich)

In Branchen wie dem Baugewerbe sind Anmeldungen bei speziellen Kassen (z. B. SOKA-BAU) erforderlich. Diese Kassen regeln Urlaubs- und Lohnausgleich.

8. Nachweise prüfen

Führerscheine, Arbeitszeugnisse und andere relevante Dokumente sollten im Original vorgelegt und dokumentiert werden, um die Eignung und Qualifikation zu verifizieren.

9. Empfang von Arbeitsmaterial quittieren lassen

Arbeitskleidung, Werkzeuge oder Firmenfahrzeuge sollten gegen Quittung ausgehändigt werden. Dies dient der Absicherung des Arbeitgebers und sollte dokumentiert werden.

10. Lohnkonto anlegen

Gemäß § 41 EStG und § 4 Abs. 2 Nr. 1 SGB IV müssen Arbeitgeber ein Lohnkonto führen, um Löhne, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß abzurechnen.

Was tun, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Wenn ein Mitarbeiter aus dem Betrieb ausscheidet, muss er abgemeldet werden. Dies erfolgt durch die Abmeldung nach der DEÜV spätestens mit der letzten Lohnabrechnung.
Falls ein Mitarbeiter länger als sechs Wochen krankgeschrieben ist und Krankengeld bezieht, ist eine Unterbrechungsmeldung bei der Krankenkasse erforderlich.

Kontrolle durch Behörden

Die Deutsche Rentenversicherung prüft in der Regel alle vier Jahre, ob die Meldungen zur Sozialversicherung und die Beitragszahlungen korrekt erfolgt sind (§ 28p SGB IV). Eine sorgfältige und gut strukturierte Dokumentation hilft Unternehmen, diese Prüfungen reibungslos zu bestehen.

Fazit

Die Einstellung neuer Mitarbeiter erfordert Sorgfalt und Organisation. Mit einer klaren Struktur und der Einhaltung aller rechtlichen und organisatorischen Vorgaben stellen Arbeitgeber sicher, dass der neue Kollege oder die neue Kollegin gut im Unternehmen ankommt und alle Prozesse reibungslos ablaufen. Eine durchdachte Willkommensmappe und eine umfassende Vorbereitung legen den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

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