Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP): erweiterte Meldepflichten ab 2025

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ab 2025: Was Arbeitgeber zur euBP-Pflicht wissen müssen

Seit Anfang 2025 gelten für Arbeitgeber erweiterte Meldepflichten im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP). Hier sind die wichtigsten Informationen.

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist für Arbeitgeber bereits seit 2023 verpflichtend. Bisher mussten Arbeitgeber jedoch nur die Daten der Entgeltabrechnung an die Deutsche Rentenversicherung (DRV) elektronisch übermitteln. Zum 1. Januar 2025 wurde diese Verpflichtung auf die relevanten Daten der Finanzbuchhaltung ausgeweitet. Ziel dieser Erweiterung ist es, Verwaltungsprozesse weiter zu digitalisieren und den Aufwand bei Betriebsprüfungen für alle Beteiligten zu reduzieren.

Welche Daten müssen Arbeitgeber für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung übermitteln?

Ab 2025 müssen Arbeitgeber im Rahmen der euBP die folgenden Daten übermitteln:

  1. Relevante Entgeltdaten aus der Lohnbuchhaltung, einschließlich:
    • Stammdaten der Arbeitnehmer
    • Lohndaten der Arbeitnehmer
    • Inhalte der Beitragsnachweise
  2. Prüfungsrelevante Daten aus dem Gehaltsabrechnungsprogramm, wie:
    • SV-Meldungen
    • Abrechnungen und Korrekturabrechnungen
    • Arbeits- und Fehlzeiten
  3. Seit dem 1. Januar 2025 zusätzlich:
    • Daten der Finanzbuchhaltung, insbesondere Summen und Salden von Sachkonten

In den meisten Unternehmen liegen diese Daten bereits in elektronischer Form vor. Die Herausforderung besteht nun darin, sie in das richtige Format zu bringen und über die vorgeschriebenen Kanäle zu übermitteln.

Das technische Verfahren der euBP

Die Übermittlung der prüfungsrelevanten Daten erfolgt über das sogenannte eXTra-Verfahren (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren). Dieses Verfahren wird auch in anderen Bereichen der Sozialversicherung, z.B. bei der Sofortmeldung, eingesetzt. Es läuft wie folgt ab:

  1. Der Arbeitgeber übermittelt die Daten über das eXTra-Verfahren.
  2. Nach Eingang der Daten beim Rentenversicherungsträger erhält der Arbeitgeber eine elektronische Eingangsbestätigung.
  3. Die Daten werden beim Rentenversicherungsträger in einem geschützten System gespeichert.
  4. Nach Bestandskraft des Bescheides werden die Daten gelöscht, worüber der Arbeitgeber elektronisch informiert wird.

Übergangsregelung für Arbeitgeber

Um den Unternehmen die Möglichkeit zu geben, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen, wurde eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2026 geschaffen. In diesem Zeitraum können Arbeitgeber beim zuständigen Rentenversicherungsträger unter Angabe ihrer Betriebsnummer einen formlosen Antrag auf Befreiung von der elektronischen Übermittlung der Buchhaltungsdaten stellen.

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung: Höhere Effizienz durch digitale Abläufe

Die Sozialversicherungsprüfung wird auch weiterhin in regelmäßigen Abständen stattfinden – bei größeren Unternehmen in der Regel alle vier Jahre, bei kleineren Unternehmen möglicherweise in größeren Abständen. Der entscheidende Unterschied liegt im Ablauf der Prüfung:

  • Der Prüfer greift zunächst auf die im Rahmen der euBP zur Verfügung gestellten Daten zurück.
  • Diese Daten werden einer Plausibilitätsprüfung unterzogen.
  • Nur bei Unklarheiten, Abweichungen oder Verdachtsmomenten ist eine Vor-Ort-Besichtigung erforderlich.

Diese Vorgehensweise verspricht eine erhebliche Zeitersparnis und Effizienzsteigerung für alle Beteiligten. In vielen Fällen kann auf einen persönlichen Besuch des Auditors im Unternehmen verzichtet werden, was den Arbeitsalltag weniger stört und Ressourcen schont.

Information zum Prüfergebnis: Digitale Option neben klassischem Postweg

Auch wenn die Datenübermittlung nun digital erfolgt, bleibt der klassische Postweg für die Zustellung des Prüfergebnisses zunächst bestehen. Dies ist insbesondere für die Berechnung der Einspruchsfristen relevant, die sich weiterhin nach dem Zeitpunkt der postalischen Zustellung richten. Allerdings kann das Prüfergebnis nun unter folgenden Voraussetzungen zusätzlich als PDF zur Verfügung gestellt werden:

  • Die Betriebsprüfung wurde mit euBP-Lohndaten durchgeführt.
  • Der Wunsch nach elektronischer Zusendung wurde bereits bei der Übermittlung der Daten geäußert.
  • Es wurde eine gültige E-Mail-Adresse für den Empfang der Benachrichtigung angegeben.

Wichtig: Da es sich um vertrauliche Daten handelt, sollten Unternehmen keine allgemein zugängliche E-Mail-Adresse verwenden, sondern eine, die nur von autorisierten Personen eingesehen werden kann.

Handlungsempfehlungen: Was Arbeitgeber jetzt tun müssen

Um für die erweiterte euBP-Pflicht gerüstet zu sein, sollten Arbeitgeber folgende Schritte unternehmen:

  1. Systemüberprüfung: Analysieren Sie Ihre bestehenden Systeme und Prozesse auf Kompatibilität mit den neuen Anforderungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software in der Lage ist, die erforderlichen Daten im korrekten Format zu exportieren.
  2. Softwareanpassung: Falls Ihre aktuelle Software den Anforderungen nicht genügt, stellen Sie auf ein geeignetes System um. Achten Sie dabei besonders auf die Schnittstellen zur Datenübertragung.
  3. Zertifizierung prüfen: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Software den Vorgaben der Rentenversicherungsträger entspricht und systemgeprüft ist. Dies ist eine unabdingbare Voraussetzung für die Teilnahme am euBP-Verfahren.
  4. Prozessoptimierung: Überprüfen und optimieren Sie Ihre internen Prozesse, um eine reibungslose und fehlerfreie Datenerfassung und -übermittlung zu gewährleisten.
  5. Schulung der Mitarbeiter: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung mit den neuen Anforderungen und Systemen vertraut sind. Gegebenenfalls sind Schulungen erforderlich.
  6. Übergangsregelung prüfen: Evaluieren Sie sorgfältig, ob die Nutzung der Übergangsregelung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Falls ja, reichen Sie den Antrag schnellstmöglich ein.

Fazit

Die Digitalisierung der Betriebsprüfung ist ein weiterer Schritt in Richtung einer modernen, effizienten Verwaltung. Unternehmen, die diese Entwicklung proaktiv mitgehen, werden langfristig von schlankeren Prozessen und einer besseren Zusammenarbeit mit den Sozialversicherungsträgern profitieren. Arbeitgeber sind daher gut beraten, sich – falls noch nicht geschehen – jetzt mit den Anforderungen der euBP auseinanderzusetzen und die nötigen Schritte einzuleiten.

Weitere Informationen zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP)


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