Elektronische Kassen – was Unternehmen beachten müssen

Seit Anfang 2017 dürfen Unternehmen in Deutschland, die eine digitale Kasse nutzen, nur noch elektronische Kassen bzw. computergestützte Kassensysteme einsetzen, die jeden Einzelumsatz aufzeichnen. Ab Januar 2020 müssen elektronische Kassen diese Einzelaufzeichnungen zusätzlich durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung schützen. Sämtliche Einzelbons sind zudem jahrelang GoBD-konform aufzubewahren. Software hilft Unternehmen, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Bis zu zehn Milliarden Euro entgehen dem deutschen Staat nach Schätzungen des nordrhein-westfälischen Finanzministeriums jährlich durch falsch oder nicht erfasste Umsätze. Solchen Manipulationen will der Fiskus einen Riegel vorschieben. Branchen mit hohem Bargeldanteil, wie Einzelhandel und Gastronomie, stehen deshalb zunehmend im Fokus von Betriebsprüfungen. Zudem hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit der Veröffentlichung des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften (“Kassenrichtlinie 2010”) deutlich gemacht, was es von Nutzern elektronischer Kassen erwartet: Jeder Bon ist einzeln und unveränderbar zu speichern und mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Fachleute sprechen hierbei von der Einzelaufzeichnungspflicht.

Einzelaufzeichnungspflicht für alle Nutzer elektronischer Kassen

Am 31. Dezember 2016 endete die Übergangsphase zur Umsetzung der Kassenrichtlinie 2010. Die früher gängige Praxis, die Einzelverkaufsdaten am Ende des Tages auf Tagessummenendbons, den sogenannten Z-Bons, zusammenzufassen und auf Papier auszudrucken, ist seitdem nicht mehr zulässig. Wer eine elektronische Kasse einsetzt, die nicht den Vorgaben der Kassenrichtlinie entspricht, riskiert, dass die Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung – oder auch im Rahmen einer unangekündigten Kassen-Nachschau – die Kassenaufzeichnungen verwirft und Einnahmen hinzuschätzt – was für das Unternehmen teuer werden kann. Die gute Nachricht für kleinere Betriebe, die keine elektronische Registrierkasse oder computergestützte Kasse einsetzen: Eine generelle Registrierkassenpflicht wie in Österreich ist in Deutschland bislang nicht vorgesehen. Die Kasse darf somit weiterhin manuell geführt werden.

Ordnungsmäßige Belegaufbewahrung nach GoBD

Die meisten stationären Händler in Deutschland – nach Schätzungen des Handelsverbands HDE über 90 Prozent – setzen jedoch digitale Kassensysteme ein. Und auch in anderen bargeldintensiven Branchen, etwa bei Dienstleistern und Gastronomen, sind elektronische Kassen weit verbreitet. Für alle Unternehmen gilt: Neben der Kassenrichtlinie müssen zusätzlich die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachtet werden. Demnach sind elektronisch erstellte Unterlagen, wie zum Beispiel Kassenbons, auch zwingend elektronisch und unveränderbar zu archivieren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt regelmäßig zehn Jahre. Während dieser Frist müssen die Daten jederzeit und unverzüglich in einer elektronisch auswertbaren Form zur Verfügung gestellt werden können, etwa bei Außenprüfungen durch die Finanzverwaltung oder bei einer Kassen-Nachschau.

Darüber hinaus müssen Unternehmen für die Kassenführung eine Verfahrensdokumentation erstellen und pflegen. Diese muss unter anderem eine allgemeine Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen), eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) enthalten.

Gesetzeskonforme Kassensoftware ist Pflicht

Nutzer elektronischer Kassensysteme benötigen eine Software, die sie bei der Umsetzung der Kassenrichtlinie und der GoBD-Vorgaben unterstützt. Die Lösung muss jeden Einzelumsatz aufzeichnen und revisionssicher archivieren. Darüber hinaus sollte die Software über eine Datenexportfunktion verfügen, mit der sich zum Beispiel die Belegdaten jederzeit unverzüglich und maschinell auswertbar den Finanzbehörden zur Verfügung stellen lassen. Empfehlenswert ist zudem eine Kassensoftware, die unmittelbar mit dem Warenwirtschaftssystem verknüpft ist, denn so bleibt die Lagerbestandsführung aktuell.

Vorgeschrieben ab 2020: zertifizierte Sicherheitseinrichtung für elektronische Kassen

Um Manipulation zu verhindern, müssen computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen ab 1. Januar 2020 über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle besteht. Damit soll vor allem gewährleistet werden, dass alle Kasseneingaben sowie spätere Änderungen an den Daten protokolliert werden. Des Weiteren müssen ab Januar 2020 alle im Unternehmen genutzten Kassensysteme einen Monat nach Inbetriebnahme dem Finanzamt gemeldet werden.

Die technischen Anforderungen an den neuen Manipulationsschutz hat der deutsche Gesetzgeber mit der im Juli 2017 verabschiedeten Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) präzisiert. Demnach soll das zuständige Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in Abstimmung mit dem BMF die technischen Richtlinien und Schutzprofile festlegen.

Die Kassensicherungsverordnung konkretisiert auch das Verfahren zur Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtungen (§ 7 KassenSichV). Demnach gelten § 9 des BSI-Gesetzes sowie die BSI-Zertifizierungs- und -Anerkennungsverordnung vom 17. Dezember 2014. Der Antrag auf Zertifizierung kann auch durch vom BSI anerkannte sachverständige Stellen geprüft und bewertet werden. Die Kosten der Zertifizierung trägt der Antragsteller, zum Beispiel der Hersteller der Sicherheitseinrichtung (§ 7 Abs. 2 S. 1 KassenSichV; BT-Drs. 18/12221, S. 14).

Wichtig: Die neuen Vorgaben bezüglich der zertifizierten Sicherheitseinrichtung gelten nur für elektronische Registrierkassen und computergestützte Kassensysteme. Geräte wie zum Beispiel Taxameter und Wegstreckenzähler, Geldautomaten, Fahrscheinautomaten oder Buchhaltungsprogramme fallen dagegen ausdrücklich nicht unter den Anwendungsbereich der Kassensicherungsverordnung.

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