E-Rechnung: Warum Unternehmen jetzt auf digitale Rechnungsprozesse umstellen sollten

 
Die Einführung der E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Bereich steht fest, obwohl der genaue Stichtag noch diskutiert wird. Aus diesem Grund ist es für Unternehmer ratsam, bereits jetzt zu handeln. Neben der gesetzlichen Verpflichtung sprechen auch wirtschaftliche Gründe dafür, auf elektronische Rechnungen und automatisierte Rechnungsprozesse umzusteigen.

Nach Angaben des Digitalverbands Bitkom versenden derzeit nur rund die Hälfte aller Unternehmen E-Rechnungen. Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes Ende November 2023 durch den Bundestag dürfte jedoch Bewegung in dieses Thema kommen, da das Gesetz eine E-Rechnungspflicht für Unternehmen vorsieht. Unter einer E-Rechnung versteht man dabei eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.

7 Gründe, die E-Rechnung einzuführen

1. Die bevorstehende E-Rechnungspflicht lässt keine Wahl zu.

• Bereits seit November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD einreichen. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnungspflicht ausgeweitet: Ab Januar 2025 sollen alle Unternehmen imstande sein, elektronische Rechnungen zu versenden und zu verarbeiten. Bei der Einführung dieser Pflicht gelten Übergangsregelungen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.
• Das Wachstumschancengesetz hatte den Deutschen Bundestag im November 2023 passiert. Der Bundesrat verweigerte anschließend jedoch zunächst seine Zustimmung und verwies das Gesetz an den Vermittlungsausschuss. Insbesondere der ambitionierte Zeitplan zur Einführung stieß auf Kritik, weshalb die Länderkammer in ihrer Beschlussvorlage eine Verschiebung um zwei Jahre forderte.
• Fest steht: Die E-Rechnungspflicht wird kommen. Daher ist es Unternehmen dringend zu empfehlen, ihre Rechnungsprozesse zeitnah zu digitalisieren.

2. Durch den digitalen Workflow spart man Kosten.

• Wer elektronische Rechnungen per E-Mail versendet, spart die Kosten für Papier, Druck und Porto ein. Wie groß das Sparpotenzial ist, zeigt eine Bitkom-Studie: Demnach werden in Deutschland jährlich rund 30 Milliarden Euro nur für die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen ausgegeben.
• Bei digitaler Verarbeitung eingehender Rechnungen ergeben sich weitere Einsparungen durch bessere Workflows. Studien zufolge sinkt der Aufwand im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungsprozessen um bis zu 70 Prozent.

3. Mit E-Rechnungen geht alles schneller.

• Elektronische Ausgangsrechnungen brauchen weder ausgedruckt noch kuvertiert zu werden. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit.
• Papierrechnungen sind per Briefpost üblicherweise zwei bis drei Arbeitstage unterwegs. Bei einem Versand an ausländische Geschäftspartner dauert es meistens noch länger. Eine E-Mail-Rechnung liegt dem Empfänger sofort vor. In der Regel bekommen Unternehmer, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld also früher.
• Darüber hinaus können Unternehmen durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und durch die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) massiv Zeit sparen.

4. E-Rechnungen sind jederzeit ortsunabhängig verfügbar.

• Papierrechnungen sind entweder im Unternehmen auf Freigabetour unterwegs oder in den Tiefen irgendwelcher Aktenordner versteckt. Das bedeutet: Man muss vor Ort anwesend sein und das gesuchte Dokument zunächst einmal hervorholen. Auf digital aufbewahrte elektronische Rechnungen lässt sich hingegen ortsunabhängig zugreifen. Alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses können somit jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand abrufen.
• Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen mobil zu prüfen und zur Überweisung freizugeben – etwa, wenn der Vorgesetzte geschäftlich unterwegs ist.
• Bei Rückfragen zu einer Rechnung und in Klärfällen ist die Buchhaltung schnell auskunftsfähig, da ihr sofort das entsprechende Dokument vorliegt.

5. Digitale Rechnungsprozesse verbessern die Arbeitsabläufe.

• Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Der Rechnungsempfänger kann die Daten durch entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen lassen. So vermeidet er die fehleranfällige manuelle Datenerfassung und gewinnt zugleich Zeit.
• Des Weiteren bleiben elektronische Rechnungen bei Abwesenheit eines Mitarbeiters nicht auf dessen Schreibtisch liegen, sondern werden per E-Mail automatisch an den Stellvertreter weitergeleitet.

6. E-Rechnungen lassen sich leicht und sicher aufbewahren.

• Um elektronische Rechnungen zu archivieren, braucht man weder Aktenordner noch Archivstellfläche. Stattdessen lassen sich die digitalen Dokumente weitgehend automatisiert und platzsparend in einem DMS aufbewahren.
• In einem DMS archivierte Rechnungen bleiben im digitalen Original dauerhaft gut lesbar erhalten – insbesondere bei sogenannten Thermobelegen ist das oft nicht der Fall. Außerdem werden etwaige Änderungen am Ursprungsdokument vom System protokolliert. Damit erfüllt die digitale Aufbewahrung wesentliche Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten.
• Zudem sind digital archivierte Rechnungen leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.

7. E-Rechnungen schonen Umwelt und Ressourcen.

• Durch die Einführung digitaler Rechnungsprozesse senken Unternehmen ihren Verbrauch an Papier, Aktenordnern, Druckertoner und weiterem Büromaterial nachhaltig. Das schont nicht nur das eigene Budget, sondern auch die Umwelt. Die geringere Menge an Briefpost wirkt sich außerdem positiv auf die CO₂-Bilanz aus.

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