E-Rechnung: 6 Gründe für digitale Rechnungsprozesse

 
Elektronische Rechnungen setzen sich im Geschäftsalltag zunehmend durch. Dennoch verarbeiten vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) weiterhin Rechnungen in Papierform oder in unstrukturierten digitalen Formaten wie dem PDF-Format. Lesen Sie hier, weshalb ein Umstieg auf die E-Rechnung und automatisierte Rechnungsprozesse empfehlenswert ist.

Mittlerweile versenden nach Angaben des Digitalverbands Bitkom vier von zehn Unternehmen (43 Prozent) E-Rechnungen. Im Jahr 2018 war es nur jedes Fünfte (19 Prozent). Unter einer E-Rechnung versteht man dabei eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format wie EDI, XRechnung oder ZUGFeRD, das sich automatisch verarbeiten lässt.

Die zunehmende Nutzung der E-Rechnung dürfte unter anderem darauf zurückzuführen sein, dass Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen seit November 2020 in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD einreichen müssen.
 

Dem Vormarsch der E-Rechnung zum Trotz verwenden zahlreiche Unternehmen nach wie vor unstrukturierte Rechnungsformate wie die digitale Rechnung im PDF-Format (60 Prozent) oder die Papierrechnung (87 Prozent).

Viele Betriebe drucken eingehende elektronische Rechnungen aus. Die Ausdrucke kursieren anschließend auf einem Zickzackweg durchs Unternehmen. Fällt ein zuständiger Mitarbeiter aus, bleiben Rechnungen unbearbeitet liegen. Auch Rückfragen – etwa wegen fehlerhafter Angaben – verzögern die Rechnungsfreigabe, weil die Buchhaltung erst einmal die Papierbelege suchen muss. Dadurch geht dem Unternehmen Skonto verloren, möglicherweise fallen Mahngebühren an. Und der Reputation ist all dies ebenfalls nicht förderlich. Höchste Zeit also, zu handeln.

6 Gründe, die E-Rechnung einzuführen

Aufwendige und teure Rechnungsprozesse lassen sich durch Digitalisierung der Rechnungsstellung und der Rechnungseingangsverarbeitung effektiv optimieren. Gerade KMU können dabei aufgrund ihrer überschaubaren Strukturen schnell Vorteile gegenüber papiergebundenen Rechnungsprozessen erzielen, wie zum Beispiel:

1. Kostenersparnis

• Wer elektronische Rechnungen per E-Mail versendet, spart die Kosten für Papier, Druck und Porto ein. Wie groß das Sparpotenzial ist, zeigt eine Bitkom-Studie: Demnach werden in Deutschland jährlich rund 30 Milliarden Euro nur für die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen ausgegeben.
• Bei digitaler Verarbeitung eingehender Rechnungen ergeben sich weitere Einsparungen durch bessere Workflows. Studien zufolge sinkt der Aufwand im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungsprozessen um bis zu 70 Prozent.

2. Zeitgewinn

• Elektronische Ausgangsrechnungen brauchen weder ausgedruckt noch kuvertiert zu werden. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit.
• Papierrechnungen sind per Briefpost üblicherweise zwei bis drei Arbeitstage unterwegs. Bei einem Versand an ausländische Geschäftspartner dauert es meistens noch länger. Eine E-Mail-Rechnung liegt dem Empfänger sofort vor. In der Regel bekommen Unternehmer, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld also früher.
• Darüber hinaus können Unternehmen durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und durch die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) massiv Zeit sparen.

3. Verfügbarkeit

• Papierrechnungen sind entweder im Unternehmen auf Freigabetour unterwegs oder in den Tiefen irgendwelcher Aktenordner versteckt. Das bedeutet: Man muss vor Ort anwesend sein und das gesuchte Dokument zunächst einmal hervorholen. Auf digital aufbewahrte elektronische Rechnungen lässt sich hingegen ortsunabhängig zugreifen. Alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses können somit jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand abrufen.
• Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen mobil zu prüfen und zur Überweisung freizugeben – etwa, wenn der Vorgesetzte geschäftlich unterwegs ist.
• Bei Rückfragen zu einer Rechnung und in Klärfällen ist die Buchhaltung schnell auskunftsfähig, da ihr sofort das entsprechende Dokument vorliegt.

4. Bessere Arbeitsabläufe

• Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Der Rechnungsempfänger kann die Daten durch entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen lassen. So vermeidet er die fehleranfällige manuelle Datenerfassung und gewinnt zugleich Zeit.
• Des Weiteren bleiben elektronische Rechnungen bei Abwesenheit eines Mitarbeiters nicht auf dessen Schreibtisch liegen, sondern werden per E-Mail automatisch an den Stellvertreter weitergeleitet.

5. Leichte und sichere Archivierung

• Um elektronische Rechnungen zu archivieren, braucht man weder Aktenordner noch Archivstellfläche. Stattdessen lassen sich die digitalen Dokumente weitgehend automatisiert und platzsparend in einem DMS aufbewahren.
• In einem DMS archivierte Rechnungen bleiben im digitalen Original dauerhaft gut lesbar erhalten – insbesondere bei sogenannten Thermobelegen ist das oft nicht der Fall. Außerdem werden etwaige Änderungen am Ursprungsdokument vom System protokolliert. Damit erfüllt die digitale Aufbewahrung wesentliche Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten.
• Zudem sind digital archivierte Rechnungen leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.

6. Schonung von Umwelt und Ressourcen

• Durch die Einführung digitaler Rechnungsprozesse senken Unternehmen ihren Verbrauch an Papier, Aktenordnern, Druckertoner und weiterem Büromaterial nachhaltig. Das schont nicht nur das eigene Budget, sondern auch die Umwelt. Die geringere Menge an Briefpost wirkt sich außerdem positiv auf die CO₂-Bilanz aus.

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