Archivierung von Entgeltunterlagen: Diese Vorgaben gelten
Seit 2022 müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen elektronisch führen. Lesen Sie hier, welche Dokumente betroffen sind, welche Anforderungen an die Archivierung von Entgeltunterlagen bestehen und wie bei Dokumenten mit Unterschriftserfordernis vorzugehen ist.
Bei Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) müssen Arbeitgeber seit 2023 alle notwendigen Daten elektronisch übermitteln. Dieses Verfahren wird als elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bezeichnet. Um die Voraussetzungen dafür flächendeckend zu schaffen, hat der Gesetzgeber im Jahr 2020 im Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze” festgelegt, dass Arbeitgeber grundsätzlich alle Entgeltunterlagen elektronisch führen müssen. Die Verpflichtung bezieht sich also nicht nur auf die Abrechnungsdaten aus der Entgeltabrechnungssoftware, sondern auch auf die begleitenden Entgeltunterlagen.
Welche begleitenden Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?
Im Zuge der oben genannten Gesetzesänderung wurde die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) angepasst. Nach § 8 Abs. 2 BVV müssen Arbeitgeber nun “elektronisch zur Verfügung zu stellende Unterlagen […] in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen […] nehmen.” Hierzu zählen unter anderem die folgenden begleitenden Entgeltunterlagen:
- Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Erklärung kurzfristig Beschäftigter zu weiteren Tätigkeiten im Kalenderjahr
- Nachweis der Elternschaft (z. B. Geburtsurkunde)
- Immatrikulationsbescheinigungen zur Feststellung des Werkstudentenstatus
- Unterlagen zu einer Arbeitnehmerentsendung
- Informationen zur Staatsangehörigkeit
- Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
- Informationen zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht eines Arbeitnehmers
- Rückmeldungen von Krankenkassen, z. B. zur Feststellung der Versicherungspflicht
- Aufzeichnungen der Arbeitszeit gemäß Mindestlohngesetz (MiLoG)
- Unterlagen zu in Anspruch genommener Pflegezeit
Wie sind Entgeltunterlagen elektronisch aufzubewahren?
Im Idealfall legt der Arbeitnehmer beziehungsweise die zuständige Stelle die Unterlagen bereits in elektronischer Form vor. Studierende können beispielsweise ihre Immatrikulationsbescheinigung direkt per E-Mail einreichen. Reicht der Beschäftigte seine Unterlagen in Papierform ein, muss der Arbeitgeber sie in ein digitales Format überführen.
Es gibt aber auch Unterlagen, für die die Schriftform vorgeschrieben ist und eine Unterschrift benötigt wird, zum Beispiel der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für einen Minijobber. In diesem Fall hat der Arbeitgeber drei Möglichkeiten, die ergänzenden Entgeltunterlagen elektronisch zu führen:
- Mit qualifizierter elektronischer Signatur — Der Beschäftigte reicht die Unterlagen bereits in elektronischer Form beim Arbeitgeber ein. Die Originalunterschrift auf dem Papierdokument wird in diesem Fall durch eine qualifizierte elektronische Signatur des Arbeitnehmers ersetzt. Viele Privatpersonen haben jedoch nicht die Möglichkeit, eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen.
- Mit fortgeschrittener elektronischer Signatur — Erhält der Arbeitgeber das Dokument in Papierform, muss er es digitalisieren. Diese Umwandlung in ein elektronisches Format erfolgt mithilfe einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur, für die das im Meldeverfahren genutzte Softwarezertifikat verwendet werden kann. Für die Übertragung ist weder eine Signaturkarte noch ein Kartenlesegerät erforderlich. Das Papierdokument muss in diesem Fall nicht mehr aufbewahrt werden.
- Ohne qualifizierte elektronische Signatur — Eine begleitende Entgeltunterlage kann außerdem ohne Signatur in elektronischer Form vorliegen. Das Papierdokument ist dann zusätzlich im Original aufzubewahren.
Welche Dateiformate und Dateinamen sind bei der Archivierung von Entgeltunterlagen zulässig?
Auf Anforderung der Deutschen Rentenversicherung müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen in separaten Dateien zur Verfügung stellen. Hinsichtlich der Aufbewahrung und Bereitstellung sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Zusätzlich kann es abweichende Regelungen aus dem Sozialversicherungsrecht geben.
- Zulässige Dateiformate für die Speicherung von Entgeltunterlagen sind: PDF, JPEG, BMP, PNG, TIFF
- Für die Dateinamen gilt: maximal 64 Zeichen; ohne Sonderzeichen, Komma, Punkt, Umlaute, Leerzeichen und scharfes S (ß)
Der Dateiname muss eine schnelle Zuordnung ermöglichen und die Art des Dokuments, den Namen der beschäftigten Person und den betreffenden Zeitraum erkennen lassen. Beispiel:
Befreiung-Rentenversicherungspflicht_Maier-Sonja_2022.pdf
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Abgabenordnung (AO)
Nach § 147 AO (Abgabenordnung) müssen Entgeltunterlagen, wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dies umfasst alle Dokumente, die steuerlich relevant sind, einschließlich Lohnkonten, Gehaltslisten und Buchungsbelegen.
Handelsgesetzbuch (HGB)
Das Handelsgesetzbuch (HGB) bestimmt in § 257, dass Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege zehn Jahre lang aufzubewahren sind. Für alle nach HGB bilanzierungspflichtigen Unternehmen gilt diese Regelung auch für die Entgeltunterlagen.
Sozialgesetzbuch (SGB)
Das Sozialgesetzbuch (SGB IV) verlangt nach § 28f, dass Arbeitgeber die für die Sozialversicherung relevanten Entgeltunterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahren. Dies betrifft alle Dokumente, die für die Berechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen notwendig sind. Bei laufenden Prüfungen oder anhängigen Rechtsstreitigkeiten kann sich diese Frist verlängern. Es ist also ratsam, diese Unterlagen ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren, um auf der sicheren Seite zu sein.
Einkommensteuergesetz (EStG)
Nach § 41 EStG müssen Lohnsteuerunterlagen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Dies umfasst alle Dokumente, die zur Berechnung und Abführung der Lohnsteuer notwendig sind.
Gesetz über die Festsetzung eines Mindestlohns (MiLoG)
Nach § 17 MiLoG sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeitnachweise, die für die Einhaltung des Mindestlohns relevant sind, mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dies gilt insbesondere für Minijobs und andere geringfügige Beschäftigungsverhältnisse.
Betriebsrentengesetz (BetrAVG)
Das Betriebsrentengesetz (BetrAVG) schreibt vor, dass Unterlagen, die für die betriebliche Altersversorgung relevant sind, zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft insbesondere Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung und andere Dokumente, die die betriebliche Altersvorsorge regeln.
Arbeitsrechtliche Vorgaben
Arbeitsverträge und sonstige Vereinbarungen, die die Entgeltzahlung betreffen, sollten mindestens bis zum Ende der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB) aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Dadurch können mögliche arbeitsrechtliche Ansprüche abgewehrt werden.
Kann man sich von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen befreien lassen?
Arbeitgeber können sich auf Antrag bis zum Stichtag 31. Dezember 2026 von der Führung der ergänzenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form befreien lassen. Der Antrag ist formlos beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zu stellen. Ab dem 1. Januar 2027 soll es keine Befreiung von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen mehr geben.
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