Entgeltunterlagen elektronisch führen

Entgeltunterlagen elektronisch führen: Neue Pflichten für Arbeitgeber

 
Die Digitalisierung im Bereich der Entgeltabrechnung schreitet weiter voran: Seit Jahresbeginn 2022 müssen Arbeitgeber Entgeltunterlagen elektronisch führen. Dieser Beitrag erläutert, welche Unterlagen neben den Lohnabrechnungsdaten betroffen sind, welche Anforderungen bestehen und wie bei Dokumenten mit Unterschriftserfordernis vorzugehen ist.

Ab dem 1. Januar 2023 sollen Arbeitgeber bei Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) sämtliche notwendigen Daten elektronisch übermitteln. Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) heißt dieses Verfahren, das Arbeitgebern schon heute optional zur Verfügung steht. Um hierfür flächendeckend die Voraussetzungen zu schaffen, hat der Gesetzgeber im Jahr 2020 im “Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze” festgeschrieben, dass Arbeitgeber seit Anfang 2022 grundsätzlich alle Entgeltunterlagen elektronisch führen müssen. Die Verpflichtung gilt somit nicht nur für die Abrechnungsdaten aus der Lohnsoftware, sondern auch für die begleitenden Entgeltunterlagen.

Welche begleitenden Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?

Im Zuge der oben genannten Gesetzesänderung wurde auch die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) angepasst. Nach § 8 Abs. 2 BVV müssen Arbeitgeber nun “elektronisch zur Verfügung zu stellende Unterlagen […] in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen […] nehmen.” Hierzu zählen unter anderem die folgenden begleitenden Entgeltunterlagen:

  • Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
  • Erklärung kurzfristig Beschäftigter zu weiteren Tätigkeiten im Kalenderjahr
  • Nachweis der Elternschaft (z. B. Geburtsurkunde)
  • Immatrikulationsbescheinigungen zur Feststellung des Werkstudentenstatus
  • Unterlagen zu einer Arbeitnehmerentsendung
  • Informationen zur Staatsangehörigkeit
  • Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
  • Informationen zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht eines Arbeitnehmers
  • Rückmeldungen von Krankenkassen, z. B. zur Feststellung der Versicherungspflicht
  • Aufzeichnungen der Arbeitszeit gemäß Mindestlohngesetz (MiLoG)
  • Unterlagen zu in Anspruch genommener Pflegezeit

Wie sind Entgeltunterlagen elektronisch aufzubewahren?

Im Idealfall legt der Arbeitnehmer beziehungsweise die zuständige Stelle die Unterlagen bereits in elektronischer Form vor. So können etwa Studierende ihre Immatrikulationsbescheinigung direkt per E-Mail einreichen. Reicht der Beschäftigte seine Unterlagen in Papierform ein, muss der Arbeitgeber sie in ein digitales Format überführen.

Es gibt jedoch auch Unterlagen, bei denen die Schriftform vorgegeben ist und ein Unterschriftserfordernis besteht, etwa der Antrag auf die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht eines Minijobbers. In diesem Fall gibt es drei Möglichkeiten, wie der Arbeitgeber die ergänzenden Entgeltunterlagen elektronisch führen kann:

  • Mit qualifizierter elektronischer Signatur — Der Beschäftigte reicht die Unterlagen bereits in elektronischer Form bei seinem Arbeitgeber ein. An die Stelle der Originalunterschrift auf dem Papierdokument tritt in diesem Fall eine qualifizierte elektronische Signatur des Arbeitnehmers. Viele Privatpersonen haben jedoch keine Möglichkeit, eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen.
  • Mit fortgeschrittener elektronischer Signatur — Erhält der Arbeitgeber das Dokument in Papierform, muss er es digitalisieren. Diese Überführung in ein elektronisches Format funktioniert mithilfe einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur, für die das im Meldeverfahren genutzte Software-Zertifikat verwendet werden kann. Für die Überführung ist weder eine Signaturkarte noch ein Kartenlesegerät erforderlich. In diesem Fall muss das Papierdokument nicht weiter aufbewahrt werden.
  • Ohne qualifizierte elektronische Signatur — Eine begleitende Entgeltunterlage kann außerdem ohne Signatur in elektronischer Form vorliegen. Das Papierdokument ist dann zusätzlich im Original aufzubewahren.

HINWEIS: Schriftliche Erklärungen und Anträge mit Unterschriftserfordernis ohne Unterschrift in den Dateiformaten PDF, JPEG, BMP, PNG oder TIFF vorzuhalten, ist nicht zulässig.

Welche Dateiformate und Dateinamen sind für Entgeltunterlagen erlaubt?

Auf Anforderung der Deutschen Rentenversicherung müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen in separaten Dateien zur Verfügung stellen. Hinsichtlich der Aufbewahrung und Bereitstellung sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Zusätzlich kann es abweichende Regelungen aus dem Sozialversicherungsrecht geben.

  • Zulässige Dateiformate für die Speicherung von Entgeltunterlagen sind: PDF, JPEG, BMP, PNG und TIFF.
  • Für die Dateinamen gelten diese Vogaben: maximal 64 Zeichen, ohne Sonderzeichen, Komma, Punkt, Umlaute, Leerzeichen und scharfes S (ß).

Der Dateiname muss die schnelle Zuordnung ermöglichen und deshalb auf die Art des Dokuments, den Namen des Beschäftigten und den betreffenden Zeitraum schließen lassen. Beispiel:

Befreiung-Rentenversicherungspflicht_Maier-Sonja_2022.pdf

Kann man sich von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen befreien lassen?

Der Gesetzgeber hat zwar keine formelle Übergangsregelung für die Entgeltunterlagen in elektronischer Form eingerichtet. Jedoch ist es möglich, sich auf Antrag bis zum Stichtag 31. Dezember 2026 von der Führung der ergänzenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form befreien zu lassen. Den Antrag stellen Arbeitgeber formlos bei dem für sie zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung. Ab dem 1. Januar 2027 soll es dann keine Befreiung von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen mehr geben.

Digitale Personalakte erleichtert Umsetzung der Anforderungen

Arbeitgeber, die ihre Personalverwaltung noch papiergebunden durchführen, sollten jetzt die Einführung der digitalen Personalakte in Betracht ziehen. Mithilfe dieser Lösung können sie nicht nur die Personalakten, sondern auch alle Entgeltunterlagen vorschriftsmäßig führen. Im Zusammenspiel mit der Lohnsoftware archiviert das System zudem viele Dokumente direkt in elektronischer Form.  Hier die wichtigsten Vorteile der digitalen Personalakte:

  • Effizientere Workflows und somit geringere Kosten
  • Minimierte Suchzeiten
  • Einfachere Umsetzung von Zugriffsberechtigungen und Datenschutz
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Daten
  • Revisionssichere Archivierung der Personal- und Entgeltunterlagen
  • Positives Arbeitgeber-Image dank Einsatz moderner Technologien


 
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