Zu viel Pflegeversicherung gezahlt? Diese Regelungen zur Erstattung und Verzinsung müssen Arbeitgeber kennen

Das sogenannte Wachstumschancengesetz beinhaltet einige Neuerungen, die sich auf die Entgeltabrechnung auswirken. Dazu gehören auch auf den ersten Blick eher unscheinbare Regelungen zur Erstattung und Verzinsung von zu viel gezahlten Beiträgen zur gesetzlichen Pflegeversicherung. Ein aktuelles Rundschreiben des GKV-Spitzenverbands erläutert nun die Details dieser Regelungen.

Nach zähen Verhandlungen wurde das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ oder kurz „Wachstumschancengesetz“ am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt verkündet. Es soll für Unternehmen steuerliche Anreize schaffen und auf diesem Wege die deutsche Wirtschaft ankurbeln – über die Auswirkungen auf HR und Entgeltabrechnung haben wir bereits berichtet. Der vorliegende Beitrag widmet sich nun einem speziellen Thema, das ebenfalls in diesem Gesetz behandelt wurde: der Erstattung und Verzinsung von zu viel gezahlten Pflegeversicherungsbeiträgen.

Brennpunkt Pflegeversicherung

Im vergangenen Jahr wurden die Beiträge zur gesetzlichen Pflegeversicherung (PV) neugestaltet, Arbeitnehmer mit berücksichtigungsfähigen Kindern erhalten seitdem nach Kinderanzahl gestaffelte Abschläge auf ihren Beitragsanteil. Diese komplexe Veränderung bedeutet einen erheblichen Mehraufwand bei der Beitragsberechnung und macht ein einheitliches (digitales) Nachweisverfahren mit Blick auf die einzubeziehenden Kinder notwendig. Die rechtlichen Grundlagen für ein solches Verfahren wurden nun im Wachstumschancengesetz geschaffen.

Erstattung und Verzinsung zu viel gezahlter PV-Beiträge

In diesem Zusammenhang wurde nun auch geregelt, wie die Erstattung und Verzinsung zu viel entrichteter Beiträge zur Pflegeversicherung zu erfolgen hat. In der Praxis kommt es nämlich immer wieder vor, dass die arbeitnehmerseitigen Beiträge zu hoch angesetzt sind, weil nicht alle berücksichtigungsfähigen Kinder der betroffenen Beschäftigten einbezogen wurden.

Der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Spitzenverband) hat inzwischen ein Rundschreiben veröffentlicht, in welchem wichtige Details zur praktischen Umsetzung der Erstattung und Verzinsung zu viel gezahlter Beiträge erläutert werden.

GKV-Rundschreiben schafft Klarheit bezüglich der Erstattung und Verzinsung von Pflegeversicherungsbeiträgen

Im Rundschreiben wurden die folgenden Punkte geklärt:

1. Digitales Nachweisverfahren und Übergangszeitraum

Das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz von 2023 hat die Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge komplizierter gemacht, indem es die Mitarbeiteranteile gestaffelt hat, je nach Anzahl der Kinder. Ab dem 1. Juli 2025 wird ein neues digitales Nachweisverfahren die Berechnung für Arbeitgeber und Krankenkassen erheblich vereinfachen. Bis dahin gibt es einen Übergangszeitraum. Das bedeutet, dass bis zum 30. Juni 2025 alle Kinder der Mitarbeiter, die berücksichtigt werden sollen, in die Berechnung einbezogen sein müssen.

2. Wann müssen Erstattungen zu viel gezahlter PV-Beiträge verzinst werden?

Arbeitgeber können auf die Erstattung zu viel gezahlter Beiträge zur PV bis zum Start des neuen digitalen Nachweisverfahrens am 1. Juli 2025 warten. Wenn sie sich dafür entscheiden, müssen sie jedoch Zinsen auf die Rückerstattungen zahlen. Werden die Erstattungsansprüche von Beschäftigten hingegen im Übergangszeitraum bis zum 30. Juni 2025 befriedigt, sind in der Regel keine Zinsen zu zahlen.

3. Wie hoch müssen Beitragsrückerstattungen verzinst werden?

Die Faustregel ist einfach: Zu viel Beiträge zur Pflegeversicherung werden ab dem Monat nach der Zahlung bis zum Monat vor der Rückerstattung mit einem Zinssatz von vier Prozent pro Jahr verzinst. Eine separate Beantragung der Verzinsung ist nicht erforderlich.

4. Das digitale Nachweisverfahren

Ab dem 1. Juli 2025 wird ein einheitliches digitales Nachweisverfahren eingeführt, das vorhandene Daten, wie zum Beispiel Informationen der Finanzämter, nutzt. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Arbeitgeber und Krankenkassen automatisch über Änderungen in Bezug auf die Elternschaft oder die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder informiert werden. Die genauen Schritte des Verfahrens und das zugehörige Meldewesen werden zurzeit ausgearbeitet.

Autor dieses Beitrags
Markus Matt ist Fachjournalist Human Resources und Dipl.-Betriebswirt. Er ist seit 25 Jahren in der deutschen Personalszene unterwegs und hat die Branche aus verschiedenen Blickwinkeln kennengelernt. Mehr als ein Jahrzehnt war er Chefredakteur eines HR-Fachmagazins. Weiterhin hat er sich einen Namen als Autor und Moderator gemacht. Matt ist Inhaber einer Unternehmensberatung.

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