Die 11 wichtigsten Anforderungen an GoBD-konforme Buchhaltung

Die GoBD geben Unternehmen vor, wie mit steuerlich relevanten Belegen umzugehen ist. Oft sind die Regelungen den Verantwortlichen in den Betrieben aber nicht klar. Hier ein Überblick über die zentralen Anforderungen an GoBD-konforme Buchhaltung und Archivierung.

Die meisten Unternehmen verwenden heute Buchhaltungssoftware für ihre Finanzbuchhaltung. Doch rund um diese Buchhaltungssysteme herrschen oft noch traditionelle Arbeitsweisen. So werden Belege auf Papier erstellt, händisch in das System eingegeben und abschließend in Aktenordner eingeheftet. Vielen ist nicht bewusst, dass sie damit möglicherweise gegen Compliance-Richtlinien verstoßen. Denn seit 2015 setzen die GoBD den Rechtsstandard für digitale Buchführung und Belegarchivierung. GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dieser Beitrag fasst den Inhalt der GoBD zusammen und nennt die Anforderungen an GoBD-konforme Buchhaltung und Archivierung.

11 Anforderungen an GoBD-konforme Buchhaltung

Um GoBD-konform arbeiten zu können, muss die digitale Buchhaltung die folgenden Anforderungen erfüllen.

1. Ersetzendes Scannen und Belegimport
Wenn Sie Rechnungen oder Dokumente in Papierform erhalten, müssen Sie diese in Ihr System scannen. Erhalten Sie elektronische Dokumente, müssen diese ebenfalls in Ihre Buchhaltungslösung importiert werden. Dafür sollten Ihr Scanner und die Software entsprechende Funktionen haben. Es sollte möglich sein, Dokumente direkt vom Scanner, aus einem E-Mail-Anhang oder einem lokalen Ordner in Ihre Software zu importieren, zum Beispiel durch Ordnersynchronisation. Wenn Sie Belege mobil scannen oder mit dem Smartphone abfotografieren, sollten diese ebenfalls direkt in die Software eingespielt werden.

2. GoBD-konforme Archivierung
Belege und andere steuerrelevante Dokumente müssen so archiviert werden, dass sie unverlierbar und authentisch erhalten bleiben. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen sie vor Löschung geschützt sein. Dafür benötigt Ihre Buchhaltungssoftware ein integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das diese Anforderungen erfüllt. Zum Beispiel durch entsprechende Berechtigungseinstellungen und Löschschutz.

3. Protokollierung von Änderungen
Ihre Systeme, insbesondere das Belegarchiv bzw. DMS, sollten Dokumente mit vollständiger Änderungshistorie speichern und Änderungen sowie Bearbeitungen protokollieren. Die Protokollfunktion erleichtert Ihnen auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, wie sie von den GoBD verlangt wird.

Auch die Änderung von Stammdaten muss systemseitig protokolliert werden. Denn diese haben ebenfalls Auswirkungen auf steuerrelevante Geschäftsvorfälle. Am besten ist es, wenn alle Bearbeitungsvorgänge im System protokolliert werden.

4. Verknüpfung von Belegbild und Buchungssatz
Keine Buchung ohne Beleg! Wenn Sie elektronische Belege buchen, muss Ihre Software sicherstellen, dass der Beleg unauflöslich mit dem Buchungssatz verknüpft wird.

5. Zuordnung von Unterlagen zum Geschäftsvorfall
Die GoBD fordern die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen und die Vollständigkeit der Aufzeichnungen. Dafür ist es ideal, wenn neben den Buchungsbelegen auch andere Dokumente mit den Buchungen verknüpft werden können, wie zum Beispiel Preisabsprachen, Verträge, relevante E-Mails usw.

6. Zeitnahe, chronologische Buchung und Erfassung
Die GoBD machen hier enge Vorgaben. Jeder Geschäftsvorfall ist unmittelbar nach seiner Entstehung zu erfassen – in chronologischer Reihenfolge. Es ist ausdrücklich verboten, Belege über längere Zeit zu sammeln und erst nachträglich zu buchen. Kassenbewegungen müssen täglich erfasst werden, Eingangsrechnungen innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang und unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen.

Unternehmer, die nicht laufend, sondern periodenweise buchen, können unbare Vorgänge in dem auf den Monat ihrer Entstehung folgenden Monat aufzeichnen.

7. Volltextindizierung
Belege sollten beim Upload ins DMS eine Volltextindizierung durchlaufen. Diese erleichtert die Auffindbarkeit der Unterlagen. Außerdem hat sie in der Praxis einen großen Vorteil: Wenn Ihre Software Rechnungen und Belege per Texterkennung (OCR) einliest, kann sie die Buchungsmaske automatisch befüllen und Belege automatisch zu Geschäftsvorfällen zuordnen. Sie sparen sich dadurch Erfassungsaufwand und Fehlerquellen.

8. Automatische Vergabe von Rechnungsnummern
Eine GoBD-konforme Buchhaltung hält Ordnung im Belegwesen, indem sie selbstständig fortlaufende Belegnummern vergibt. Auch andere buchhaltungsrelevante Dokumente müssen eindeutig identifizierbar sein, etwa durch Dokumenten-IDs, die Ihr DMS zuweist.

9. Zugriffssteuerung
Der Datenschutz muss durch Zugriffsrechte sichergestellt werden, denn die Buchhaltung muss laut GoBD vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt sein. Ihre Buchhaltungssoftware sollte eine entsprechende Berechtigungsarchitektur haben. Im Idealfall bietet sie konfigurierbare Nutzerprofile für Buchhalter und Sachbearbeiter an. Auch für den Zugriff von Prüfern der Finanzbehörde könnten entsprechende Zugriffsrechte schon vordefiniert sein. Denn dieses hat ein Recht auf Datenzugriff, das ebenfalls in den GoBD geregelt wird.

10. Hosting in einem Land mit ausreichendem Datenschutz
Wenn Sie mit einer Cloud-Lösung arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass diese auf Servern bereitgestellt wird, die unter EU-Recht fallen. Mit einer Software, die in Deutschland oder der EU betrieben wird, sind Sie auf der sicheren Seite. Systeme, die etwa in den USA betrieben werden, verstoßen oft gegen hiesige Datenschutzvorschriften, indem sie beispielsweise Geheimdiensten eine “Hintertür” zu den Daten offenhalten.

11. Verfahrensdokumentation
Für Ihre GoBD-konforme Buchhaltung müssen Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen. Das kann Ihnen die Software zwar nicht abnehmen, aber wesentlich erleichtern. Zum Beispiel durch die Protokollierung aller Aktivitäten und Zuständigkeiten. Die Verfahrensdokumentation ist Teil Ihres internen Kontrollsystems. Dieses schreibt unter Anderem eine Funktionstrennung (Vier-Augen-Prinzip) vor. Das bedeutet, dass Sie für sensible Geschäftsvorfälle Prüf- und Genehmigungsprozesse einrichten sollten. Eine Eingangsrechnung sollte zum Beispiel von unterschiedlichen Personen empfangen, freigegeben und überwiesen werden, um Manipulationen auszuschließen.

Darüber hinaus sollte Ihre Verfahrensdokumentation alle Prozesse, inklusive der handelnden Personen und verwendeten Systeme, detailliert beschreiben. Auch die Verfahrensdokumentation selbst sollte in einem DMS mit Änderungshistorie gespeichert werden, denn sie ist ein „lebendes Dokument“. Wechselt zum Beispiel ein Bearbeiter oder müssen Sie einen neuen Scanner anschaffen, muss das in der Dokumentation festgehalten werden.