“Elektronische Rechnung und digitale Archivierung gehören zusammen”

Die elektronische Rechnung setzt sich in kleinen und mittleren Unternehmen immer mehr durch. Wer elektronisch fakturiert, muss in rechtlicher und organisatorischer Hinsicht jedoch einiges beachten. Umsatzsteuer-Sonderprüfer Elmar Mohl erläutert im Interview, worauf es ankommt.

Frage: Das Umsatzsteuergesetz (UStG) verlangt, dass auch bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein müssen. Dies kann unter anderem durch “jegliche innerbetrieblichen Kontrollverfahren” erfolgen. Wie sieht solch ein Verfahren in der Praxis aus?

Elmar Mohl: Als innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG reicht ein Verfahren aus, mit dem ein Unternehmer die Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung abgleicht. Der Gesetzgeber meint hiermit die Rechnungsprüfung, die jedes Unternehmen ohnehin durchführt. Der Unternehmer kann dabei auf bestehende Rechnungsprüfungssysteme zurückgreifen. Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben. Das Unternehmen kann daher ein EDV-unterstütztes, aber auch ein manuelles Verfahren nutzen – wobei die Nachfrage nach elektronischen Prüfungsverfahren im Rahmen von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) groß ist und sogar noch steigt.

Elmar Mohl ist Umsatzsteuer-Sonderprüfer bei der Finanzverwaltung in Nordrhein-Westfalen. Zudem ist er Fachprüfer für den digitalen Datenzugriff und Mitglied diverser Arbeitskreise auf Landes- und Bundesebene. Als nebenberuflicher Referent hält er bundesweit Vorträge zum Thema elektronische Rechnung bzw. wird für Inhouse-Seminare gebucht.

Frage: Was müssen Unternehmer tun, um die Vorgaben der GoBD zur Aufbewahrung und Archivierung elektronischer Rechnungen zu erfüllen?

Elmar Mohl: Elektronische Rechnungslegung funktioniert nie ohne korrespondierende digitale Archivierung. Unternehmen in Deutschland können sich nicht mit dem Thema elektronische Rechnung befassen, ohne sich Gedanken über eine unveränderbare Archivierung gemacht zu haben. Die GoBD sind diesbezüglich eindeutig: Eingehende elektronische Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (Beispiele: Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF-Format). Ein Ausdruck der empfangenen PDF-Rechnungen ist zwar weiterhin zulässig, jedoch muss das originär empfangene Format (= PDF) zehn Jahre lang elektronisch und unveränderbar archiviert werden. Für den Debitorenbereich gilt das Gleiche: Im EDV-System erzeugte Dokumente (zum Beispiel als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen) sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Die GoBD lassen nur wenige Ausnahmen zu. So ist es zum Beispiel nicht zu beanstanden, wenn der Unternehmer elektronisch erstellte und in Papierform verschickte Rechnungen nur in Papierform aufbewahrt.

“Das ZUGFeRD-Format hat die Akzeptanz für die elektronische Rechnung nochmals forciert.”

Frage: Wie ist mit den E-Mails umzugehen, mit denen elektronische Rechnungen versendet werden?

Elmar Mohl: Auch hier treffen die GoBD eindeutige Aussagen: Dient eine E-Mail lediglich als “Transportmittel” für eine angehängte elektronische Rechnung und enthält sie darüber hinaus keine aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist sie nicht aufbewahrungspflichtig. Der Unternehmer kann also die E-Mail, mit der lediglich die elektronische Rechnung  übertragen wird, löschen, nachdem er das PDF archiviert hat. Zu beachten ist hierbei, dass bei elektronischen Unterlagen ihr Eingang, ihre Archivierung und gegebenenfalls Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren sind. Wenn keine andere Möglichkeit besteht, den Eingang der elektronischen Rechnung nachzuweisen (etwa über ein DMS), sollte die E-Mail ebenfalls archiviert werden (= elektronischer Eingangsstempel). Dies ist für den Nachweis des Zeitpunkts des Vorsteuerabzugs gegenüber der Finanzverwaltung von besonderer Bedeutung (§ 15 Abs.1 Nr.1 UStG).

Frage: Viele Unternehmen erhalten neben elektronischen Rechnungen weiterhin Papierrechnungen. Wie sind hier die steuerrechtlichen Vorgaben, Stichwort Scannen?

Elmar Mohl: Wichtig ist, dass der Unternehmer sein Scanverfahren den rechtlichen Anforderungen anpasst und in einer Organisationsanweisung unter anderem regelt: Wer darf scannen? Zu welchem Zeitpunkt ist zu scannen (zum Beispiel beim Posteingang, während oder nach Abschluss des Vorgangs)? Welches Schriftgut wird gescannt? Wie wird die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit durchgeführt und wie erfolgt die Protokollierung von Fehlern? Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation hängt von der Komplexität der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems ab.

“Als ein Prüfungsschwerpunkt der Finanzverwaltung wird sich in den nächsten Jahren die Verfahrensdokumentation herauskristallisieren.”

Frage: Wie wirkt sich die zunehmende Digitalisierung der Rechnungslegung auf die Prüfungsschwerpunkte der Finanzverwaltung aus?

Elmar Mohl: Die Finanzverwaltung muss ihre Prüfungspraktiken umstellen, da sie es immer häufiger mit elektronischen Belegen zu tun hat. Viele Anbieter von Buchführungssystemen haben das Arbeiten mit digitalen Belegen längst in die Workflows ihrer Lösungen integriert. Und auch die Exportschnittstelle zur Prüfsoftware der Finanzverwaltung, IDEA, ermöglicht es dem Prüfer bereits, sich die übergebenen Belege mit dem Buchungssatz anzeigen zu lassen. Als ein Prüfungsschwerpunkt der Finanzverwaltung wird sich in den nächsten Jahren jedoch die Verfahrensdokumentation herauskristallisieren. Sie beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Dieser reicht bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indexierung, Verarbeitung und Speicherung bis zum Wiederauffinden und der maschinellen Auswertbarkeit.

Darüber hinaus regelt die Verfahrensdokumentation die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung sowie die Reproduktion. Sie ist somit Grundlage für die Ordnungsmäßigkeit von elektronischen Büchern, für sonstige erforderliche Aufzeichnungen und für die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems. Beeinträchtigt eine ungenügende oder fehlende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, so liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor. Dies kann zum Verwerfen der Buchführung führen.

Frage: Mit welchen Folgen müssen Unternehmer bei einem Verstoß gegen Aufzeichnungspflichten rechnen?

Elmar Mohl: Neben den steuerlichen Folgen sehen das Handelsrecht, das Strafgesetzbuch und eine Reihe von Spezialgesetzen eine Ahndung für den Fall vor, dass Aufzeichnungspflichten verletzt werden. Die stärkste Sanktion bei Prüfungen durch die Finanzverwaltung ist die Hinzuschätzung aufgrund einer formell bzw. materiell nicht ordnungsgemäßen Buchführung. Nach § 162 Absatz 2 Satz 2 AO hat die Finanzbehörde insbesondere dann zu schätzen, wenn der Buchführungspflichtige seine Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen kann oder diese nach § 158 AO der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden können.

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