Jahreswechsel in der Lohnabrechnung: Ihr Fahrplan für die wichtigsten Arbeiten

Alle Jahre wieder beschert der Jahreswechsel in der Lohnabrechnung den Mitarbeitern der Personalabteilung zusätzlichen Aufwand. Dieser Beitrag gibt einen Überblick darüber, welche Aufgaben bis wann zu erledigen sind.

Spätestens nach Weihnachten geht es in der Personalabteilung oft etwas hektischer zu als sonst, denn dann steht der Jahreswechsel für die Lohnabrechnung an. Arbeitgeber müssen dabei an eine ganze Reihe von Aufgaben denken, die bis zum jeweiligen Stichtag erledigt werden müssen. Der folgende Fahrplan zeigt Ihnen, wie Sie den Jahreswechsel in der Lohnabrechnung Schritt für Schritt meistern, ohne etwas zu vergessen.

Jahreswechselarbeiten rund um die Sozialversicherung

Viele Aufgaben stehen im Bereich der Sozialversicherung an:

Jahresmeldung an die Sozialversicherung

Nach § 10 Abs. 1 DEÜV müssen Sie Jahresmeldungen für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung erstellen und mittels der kostenfreien Software sv.net oder über eine in Ihrer Lohnsoftware integrierte DEÜV-Schnittstelle an die Annahmestelle der Krankenkasse versenden. Dabei geben Sie den Meldegrund 50 an. Eine Kopie der Jahresmeldung händigen Sie Ihren Mitarbeitern aus, üblicherweise mit der ersten Entgeltabrechnung im neuen Jahr.

Frist: bis zum 15. Februar des Folgejahres

Meldung von Ein- und Austritten

Ebenso wie während des Jahres müssen Sie ausgetretene und neu eingetretene Mitarbeiter erfassen, die An- bzw. Abmeldung erstellen und sie an die Krankenkasse versenden.

Frist: mit der ersten Entgeltabrechnung im neuen Jahr, spätestens sechs Wochen nach Beginn bzw. Ende des Beschäftigungsverhältnisses

Über-/Unterschreiten der Versicherungspflichtgrenze

Prüfen Sie, ob Mitarbeiter im Jahr 2020 die Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) über- oder unterschritten haben. Überschreitet das Gehalt die JAEG, kann sich der Mitarbeiter entweder freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung oder privat versichern, sofern dies auch 2021 voraussichtlich der Fall sein wird. Bei einem Unterschreiten der JAEG wird er wiederum versicherungspflichtig in der gesetzlichen Krankenversicherung. Bei Änderungen im Versicherungsverhältnis müssen Sie zum Jahreswechsel eine Änderung des Beitragsgruppenschlüssels bei der Krankenversicherung melden. Lassen Sie sich vom Mitarbeiter einen Nachweis über die freiwillige Versicherung oder die Mitgliedschaft in der privaten Krankenversicherung vorlegen.

Frist: mit der kommenden Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Ende des Jahres

Umlagepflicht U1 prüfen

Unternehmen, die im Vorjahr bis zu 30 Mitarbeiter in Vollzeit beschäftigt haben, müssen nach § 3 Abs. 1 Aufwendungsausgleichsgesetz verpflichtend an der Umlage U1 teilnehmen. Bewegt sich die Mitarbeiterzahl knapp an dieser Grenze, sollten Sie die Umlagepflicht jährlich neu prüfen.

Frist: bis Ende Januar des Folgejahres

Jahreswechsel in der Lohnabrechnung: Unfallversicherung nicht vergessen!

Bezüglich der Unfallversicherung (UV) Ihrer Mitarbeiter müssen Sie zwei Jahresmeldungen vornehmen:

• UV-Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2a SGB IV): Erstellen Sie die UV-Jahresmeldung zur Unfallversicherung mit dem Grund 92 und übermitteln Sie sie an die Rentenversicherung.
• Lohnnachweis (§ 165 Abs. 1 Satz 1 SGB VII): Ehe Sie den Lohnnachweis erstellen, prüfen Sie, ob alle Gefahrtarifstellen korrekt hinterlegt sind, die ermittelten Arbeitsstunden korrekt sind und das UV-pflichtige Entgelt stimmt. Anschließend erstellen Sie den Lohnnachweis und versenden ihn an die für Sie zuständige Berufsgenossenschaft.

Frist: bis zum 16. Februar des Folgejahres

Bei der Lohnsteuer alles richtigmachen

Im Bereich der Lohnsteuer sind mehrere Aufgaben zu erfüllen, wobei die elektronische Lohnsteuerbescheinigung sicherlich die umfangreichste ist:

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Nach § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO müssen Sie als Arbeitgeber eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen, die verschiedene Daten zum Beschäftigungsverhältnis sowie zahlreiche Details zu den abgerechneten Beträgen bescheinigt (z. B. Sozialversicherungsbeiträge, Lohnersatzleistungen wie Kurzarbeitergeld, steuerpflichtiger Bruttolohn). Dem Arbeitnehmer müssen Sie eine Kopie der Lohnsteuerbescheinigung aushändigen, da er diese für seine Steuererklärung benötigt.

Frist: bis 28. Februar des Folgejahres

Lohnsteuerjahresausgleich

Zum Lohnsteuerjahresausgleich sind nach § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG alle Unternehmen verpflichtet, die zum Stichtag 31. Dezember mindestens zehn steuerpflichtige Mitarbeiter beschäftigen. Er wird in aller Regel im Rahmen der Dezember-Lohnabrechnung durchgeführt.

Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Prüfung des Anmeldezeitraums für die Lohnsteuer

Falls sich die Höhe der Lohnsteuer im vergangenen Jahr verändert hat, stellt das Finanzamt einen abweichenden Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer fest:

Weitere Arbeiten zum Jahreswechsel in der Lohnabrechnung

Nun haben Sie bereits ein großes Stück des Jahreswechsels geschafft. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, auch vermeintliche Kleinigkeiten nicht zu vergessen:

• Resturlaub: Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter noch Urlaubsansprüche aus dem vergangenen Jahr haben und informieren Sie sie darüber.
  Frist: frühzeitig vor dem Jahresende und noch einmal vor dem 31. März des Folgejahres
• Abstimmung und Abschluss der Lohnkonten: Stimmen Sie die Lohn- und Gehaltskonten (z. B. Lohnsteuer, Verbindlichkeiten Sozialversicherung, vermögenswirksame Leistungen) ab und schließen Sie sie ab, ehe Sie in das neue Kalenderjahr wechseln.
  Frist: 31. Dezember
• Schwerbehindertenabgabe: Erstellen Sie eine Meldung über die Erfüllung der Quote zur Beschäftigungsverpflichtung von Schwerbehinderten und führen Sie die Ausgleichsabgabe nach § 163 Abs. 2 SGB IX und § 160 Abs. 4 SGB IX an die Bundesagentur für Arbeit ab.
  Frist: 31. März des Folgejahres
• Künstlersozialabgabe: Haben Sie selbstständige Künstler und Publizisten beauftragt, melden Sie die gezahlten Entgelte an die Künstlersozialkasse.
  Frist: 31. März des Folgejahres
• Betriebliche Altersvorsorge: Gibt es in Ihrem Unternehmen Direktversicherungen, Pensionsfonds oder -kassen, müssen Sie nach dem Jahreswechsel die Beiträge an die Versorgungseinrichtung melden (§ 5 LStDV).
  Frist: 28. Februar des Folgejahres

Haben Sie alle Jahresmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen erstellt? Dann steht einem erfolgreichen Jahreswechsel in der Lohnabrechnung nichts mehr entgegen.
 
Lesen Sie auch:
>> Interne Lohnabrechnung: 11 Gründe, warum sie sich (oft) lohnt
>> Lohnsoftware finden: So wählen Sie geschickt aus
>> Experten-Interview: Inhouse-Lohnabrechnung ermöglicht bessere Qualität und Steuerung
>> Lohnsoftware wechseln – so gelingt der Umstieg
 

Autorin dieses Beitrags
Sabine Hutter ist freie Texterin aus dem bayerischen Waidhofen. Die Betriebswirtin und ehemalige Personalreferentin schreibt in diesem Blog Beiträge zu HR-Themen.
[gekonnt-gesagt.de]

Bildquellen: nn-stock.adobe.com (Beitragsbild), Sabine Hutter (Porträt)