Jahreswechsel in der Lohnabrechnung: Die wichtigsten Aufgaben

 
Der Jahreswechsel bringt der Personalabteilung jedes Jahr zusätzliche Arbeit in der Lohnabrechnung. In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Aufgaben bis zu welchem Zeitpunkt zu erledigen sind. 

Nach den Weihnachtsfeiertagen wird es in der Personalabteilung oft hektischer, da der Jahreswechsel für die Lohnabrechnung bevorsteht. Arbeitgeber müssen dabei viele Aufgaben bis zu festgelegten Stichtagen erledigen. Der folgende Fahrplan führt Sie Schritt für Schritt durch den Jahreswechsel in der Lohnabrechnung und hilft Ihnen, nichts zu vergessen.

Jahreswechselarbeiten rund um die Sozialversicherung

Viele Aufgaben stehen im Bereich der Sozialversicherung an:

Jahresmeldung an die Sozialversicherung
Gemäß § 10 Abs. 1 DEÜV sind Sie verpflichtet, Jahresmeldungen für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu erstellen. Diese müssen über das SV-Meldeportal (ehemals sv.net) oder über eine DEÜV-Schnittstelle in Ihrer Lohnsoftware an die Annahmestellen der Krankenkassen gesendet werden. Dabei verwenden Sie den Meldegrund 50. Eine Kopie dieser Jahresmeldung wird üblicherweise Ihren Mitarbeitern ausgehändigt, in der Regel zusammen mit der ersten Entgeltabrechnung im neuen Jahr.

Frist: bis zum 15. Februar des Folgejahres

Meldung von Ein- und Austritten
Ebenso wie während des Jahres müssen Sie ausgetretene und neu eingetretene Mitarbeiter erfassen, die An- bzw. Abmeldungen erstellen und sie an die Krankenkasse versenden.

Frist: mit der ersten Entgeltabrechnung im neuen Jahr, spätestens sechs Wochen nach Beginn bzw. Ende des Beschäftigungsverhältnisses

Über-/Unterschreiten der Versicherungspflichtgrenze
Prüfen Sie, ob Mitarbeiter im Jahr 2023 die Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) über- oder unterschritten haben. Überschreitet das Gehalt die JAEG, kann sich der Mitarbeiter entweder freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung oder privat versichern, sofern dies auch 2024 voraussichtlich der Fall sein wird. Bei einem Unterschreiten der JAEG wird er wiederum versicherungspflichtig in der gesetzlichen Krankenversicherung. Bei Änderungen im Versicherungsverhältnis müssen Sie zum Jahreswechsel eine Änderung des Beitragsgruppenschlüssels bei der Krankenversicherung melden. Lassen Sie sich vom Mitarbeiter einen Nachweis über die freiwillige Versicherung oder die Mitgliedschaft in der privaten Krankenversicherung vorlegen.

Frist: mit der kommenden Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Ende des Jahres

Umlagepflicht U1 prüfen
Unternehmen, die im Vorjahr bis zu 30 Vollzeitmitarbeiter beschäftigt haben, sind laut § 3 Abs. 1 des Aufwendungsausgleichsgesetzes verpflichtet, an der Umlage U1 teilzunehmen. Wenn die Mitarbeiterzahl knapp unter dieser Grenze liegt, ist es ratsam, die Umlagepflicht jährlich erneut zu überprüfen.

Frist: bis Ende Januar des Folgejahres

Jahreswechsel in der Lohnabrechnung: Unfallversicherung nicht vergessen!

Für die Unfallversicherung (UV) Ihrer Mitarbeiter sind zwei Jahresmeldungen erforderlich:

• UV-Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2a SGB IV): Erstellen Sie die UV-Jahresmeldung zur Unfallversicherung mit dem Grund 92 und übermitteln Sie sie an die Rentenversicherung.
• Lohnnachweis (§ 165 Abs. 1 Satz 1 SGB VII): Stellen Sie vor der Erstellung des Lohnnachweises sicher, dass alle Gefahrtarifstellen korrekt hinterlegt sind, die erfassten Arbeitsstunden stimmen und das Entgelt für die Unfallversicherung (UV) korrekt ist. Nach der Überprüfung erstellen Sie den Lohnnachweis und senden ihn an die zuständige Berufsgenossenschaft.

Frist: bis zum 16. Februar des Folgejahres

Bei der Lohnsteuer alles richtigmachen

Im Bereich der Lohnsteuer gibt es verschiedene Aufgaben zu erledigen, wobei die Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zweifellos zu den umfangreichsten gehört:

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Gemäß § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO sind Arbeitgeber verpflichtet, eine Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen. Diese Bescheinigung enthält verschiedene Daten zum Beschäftigungsverhältnis sowie detaillierte Angaben zu den abgerechneten Beträgen, wie zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge, Lohnersatzleistungen wie Kurzarbeitergeld und den steuerpflichtigen Bruttolohn. Eine Kopie dieser Lohnsteuerbescheinigung muss dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden, da er sie für seine Steuererklärung benötigt.

Frist: bis 28. Februar des Folgejahres

Lohnsteuerjahresausgleich
Nach § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG sind alle Unternehmen, die zum Stichtag 31. Dezember mindestens zehn steuerpflichtige Mitarbeiter beschäftigen, verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dieser wird in der Regel im Rahmen der Dezember-Lohnabrechnung durchgeführt.

Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Prüfung des Anmeldezeitraums für die Lohnsteuer
Falls sich die Höhe der Lohnsteuer im vergangenen Jahr verändert hat, stellt das Finanzamt einen abweichenden Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer fest:

Frist: vor der Januar-Entgeltabrechnung

Weitere Arbeiten zum Jahreswechsel in der Lohnabrechnung

Nun haben Sie bereits einen großen Teil des Jahreswechsels bewältigt. Die folgende Checkliste unterstützt Sie dabei, auch vermeintlich kleine Details nicht zu übersehen.

• Resturlaub: Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter noch Urlaubsansprüche aus dem vergangenen Jahr haben und informieren Sie sie darüber.
  Frist: frühzeitig vor dem Jahresende und noch einmal vor dem 31. März des Folgejahres
• Abstimmung und Abschluss der Lohnkonten: Stimmen Sie die Lohn- und Gehaltskonten (z. B. Lohnsteuer, Verbindlichkeiten Sozialversicherung, vermögenswirksame Leistungen) ab und schließen Sie sie ab, ehe Sie in das neue Kalenderjahr wechseln.
  Frist: 31. Dezember
• Schwerbehindertenabgabe: Erstellen Sie eine Meldung über die Erfüllung der Quote zur Beschäftigungsverpflichtung von Schwerbehinderten und führen Sie die Ausgleichsabgabe nach § 163 Abs. 2 SGB IX und § 160 Abs. 4 SGB IX an die Bundesagentur für Arbeit ab.
  Frist: 31. März des Folgejahres
• Künstlersozialabgabe: Haben Sie selbstständige Künstler und Publizisten beauftragt, melden Sie die gezahlten Entgelte an die Künstlersozialkasse.
  Frist: 31. März des Folgejahres
• Betriebliche Altersvorsorge: Gibt es in Ihrem Unternehmen Direktversicherungen, Pensionsfonds oder Pensionskassen, müssen Sie nach dem Jahreswechsel die Beiträge an die Versorgungseinrichtung melden (§ 5 LStDV).
  Frist: 28. Februar des Folgejahres

Haben Sie alle Jahresmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen erstellt? Dann steht einem erfolgreichen Jahreswechsel in der Lohnabrechnung nichts mehr entgegen.

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