Kassenführung ab 2020

Kassenführung ab 2020: Neue Anforderungen an elektronische Kassen

Die gläserne Kasse wird zur Realität: Ab 1. Januar 2020 müssen elektronische Kassensysteme grundsätzlich über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung mit digitaler Schnittstelle zum Finanzamt verfügen. Es gibt jedoch Ausnahmen und eine Übergangsphase mit Nichtbeanstandungsregelung. Ein Überblick über die wichtigsten Neuerungen.

Durch falsch oder nicht erfasste Barumsätze entgehen dem deutschen Staat jedes Jahr Milliardenbeträge an Einnahmen. Dieser Form der Steuerhinterziehung mithilfe manipulierter Kassen hat der Gesetzgeber vor vier Jahren verstärkt den Kampf angesagt: Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 („Kassengesetz“) wurden beispielsweise die Einzelaufzeichnungspflicht und das Instrument der Kassen-Nachschau eingeführt. Nun geht Deutschland einen Schritt weiter und verlangt, dass elektronische Kassensysteme künftig mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung, kurz: TSE, ausgestattet sind. Damit macht der Staat die Kassenführung ab 2020 – übrigens als eines der letzten Länder Europas – faktisch gläsern. Fachleute sprechen in diesem Zusammenhang von einer Fiskalisierung der elektronischen Kassensysteme.

Was ist unter einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung für elektronische Kassen zu verstehen?

Die Technische Sicherheitseinrichtung ist eine in die Kassensoftware implementierte Lösung. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.

  • Das Sicherheitsmodul protokolliert alle Kasseneingaben von Beginn an und unterbindet unerkannte Veränderungen.
  • Auf dem Speichermedium werden die Daten der Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.
  • Die einheitliche digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung – beispielsweise, wenn die Finanzbehörden die geschützten Daten zur Vollständigkeits- und Korrektheitsprüfung einfordern.

Ausführliche FAQ zur zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung gibt es auf der Website des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Auf welcher Rechtsgrundlage wird die TSE-Pflicht eingeführt?

Rechtsgrundlage für die verpflichtende Einführung der TSE ist, neben dem Kassengesetz, die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vom 26. September 2017. Darin hat der Gesetzgeber unter anderem die grundsätzlichen Anforderungen an die Sicherheitseinrichtung festgelegt. Die Details zum Zusammenspiel zwischen Kassensystem und TSE sowie die entsprechenden Begriffe und Abläufe hat das Bundesfinanzministerium (BMF) allerdings erst in seinem Anwendungserlass vom 19. Juni 2019 konkretisiert.

Gilt die TSE-Pflicht für alle elektronischen Kassen?

Nein. Registrierkassen (nicht jedoch PC-Kassensysteme), die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, sind von der Pflicht zur Nutzung einer zertifzierten Technischen Sicherheitseinrichtung ausgenommen. Doch, Achtung! Diese Ausnahme gilt nur bis Ende 2022 und nur unter der Voraussetzung, dass die eingesetzten Registrierkassen den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Auf­be­wah­rung di­gi­ta­ler Un­ter­la­gen bei Bar­ge­schäf­ten entsprechen.

Müssen Unternehmen ab 1. Januar 2020 Sanktionen fürchten, wenn sie eine Kasse ohne TSE einsetzen?

Nein. Der Bund und die Länderfinanzverwaltungen haben sich auf eine Übergangsfrist verständigt:

Bis zum 30. September 2020 wird es nicht beanstandet werden, wenn eine elektronische Kasse ohne zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung eingesetzt wird.

Diese Nichtbeanstandungsregelung hat die Finanzverwaltung per BMF-Schreiben vom 6. November 2019 veröffentlicht. Grund hierfür ist, dass den Kassenherstellern aufgrund der späten Bekanntgabe der Vorgaben durch das BMF zu wenig Zeit blieb, einen TSE-Anbieter auszuwählen und dessen Sicherheitseinrichtung in der eigenen Lösung zu implementieren. Dadurch ist eine flächendeckende Ausstattung aller ca. 2,1 Millionen Kassen in Deutschland mit einer TSE bis zum Januar 2020 nicht möglich.

Was hat es mit der Pflicht zur Belegausgabe (Bon-Pflicht) auf sich?

Eine weitere Neuerung in der Kassenführung ab 2020 ist die sogenannte Bon-Pflicht. Ab dem 1. Januar 2020 müssen alle Unternehmen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzen, ihren Kunden für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg (Kassenbon) zur Verfügung stellen. Dies kann elektronisch oder in Papierform geschehen. Der Kunde ist aber nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen bzw. mitzunehmen. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität können sich Unternehmen auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien lassen.

Was bedeutet die neue Meldepflicht für elektronische Kassensysteme?

Künftig müssen Unternehmer ihrem Finanzamt die Art und Anzahl der in ihrem Betrieb eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtungen melden. Dies hat innerhalb eines Monats nach der Anschaffung der Kassenlösung zu geschehen. Für Kassen, die vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, ist die Meldung ans Finanzamt bis zum 31. Januar 2020 vorzunehmen.

Laut BMF-Schreiben vom 6. November 2019 müssen Unternehmen die entsprechenden Meldungen jedoch erst dann abgeben, wenn die Finanzverwaltung hierfür eine elektronische Übertragungsmöglichkeit geschaffen hat. Das ist bislang nicht geschehen. Für die Kassenführung ab 2020 heißt das: vorerst keine Meldungen. Den Zeitpunkt der Verfügbarkeit eines Meldeverfahrens wird das BMF gesondert bekanntgeben.

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