Lohnabrechnung und Zeiterfassung – worauf Arbeitgeber achten sollten

Ob Unternehmensgründer oder gestandener Mittelständler: Die Arbeitszeiterfassung gehört für viele Arbeitgeber zum täglichen Geschäft – und doch wirft sie oft Fragen auf. Dieser Blogbeitrag gibt Antworten und erläutert, was eine professionelle Lohnabrechnung und Zeiterfassung auszeichnet.

Die meisten Arbeitgeber erfassen schon heute die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter mehr oder weniger genau, entweder um gesetzlichen Regelungen zu entsprechen oder um sich selbst abzusichern. Dennoch gibt es für viele Arbeitgeber Handlungsbedarf, denn durch das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 werden sich auch in Deutschland die gesetzlichen Rahmenbedingungen im Bereich der Lohnabrechnung und Zeiterfassung verändern.

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Unter dem Begriff “Arbeitszeiterfassung” versteht man die genaue Protokollierung der Arbeitszeit, die die Mitarbeiter geleistet haben. Dies erstreckt sich nicht nur auf die Stundenzahl, sondern auch auf den Beginn und das Ende der Arbeitsstunden und der Pausenzeiten. Hierfür stehen unterschiedliche Zeiterfassungssysteme zur Verfügung. Die Dokumentation der Arbeitszeit kann aufgrund gesetzlicher Vorgaben erfolgen, bietet aber auch unabhängig davon Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, etwa einen besseren Überblick über die erbrachte Leistung und angefallene Überstunden.

Die Arbeitszeiterfassung ist Grundlage für die Lohnbuchhaltung. Die Unterlagen sollten wenigstens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Als Teil der Lohnabrechnung kann für die Daten allerdings auch eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren gelten.

Für wen ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Zurzeit besteht in Deutschland keine allgemeine Pflicht für Arbeitgeber, eine Arbeitszeiterfassung durchzuführen. Dennoch gibt es – quasi durch die Hintertür – in einigen Konstellationen und Branchen eine Pflicht zur Protokollierung der Arbeitszeiten:

Hinzu kommen Situationen, in denen die Zeiterfassung dringend angeraten ist, um anderen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Hat ein Unternehmen etwa Kurzarbeit eingeführt, muss es in der Lage sein, die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter auf Verlangen nachzuweisen – auch wenn dies nicht konkret dem Gesetzestext zu entnehmen ist.

Das ändert sich infolge des EuGH-Urteils

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seinem Urteil vom 14. Mai 2019 festgelegt, dass jedes Unternehmen eine Zeitwirtschaftslösung einführen muss, die die Arbeitszeiten der Mitarbeiter objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentiert. Zukünftig wird sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung also nicht mehr auf einzelne Branchen beziehen, sondern alle Arbeitgeber betreffen.

Ein Gutachten im Auftrag des Bundesarbeitsministeriums hat bereits festgestellt, dass die gegenwärtigen gesetzlichen Regelungen den Ansprüchen des EuGH nicht genügen. Deshalb sollten Arbeitgeber bereits heute eine Zeiterfassungssoftware nutzen, mit der sich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten aufzeichnen lassen.

Bislang ist die Art der Zeiterfassung nicht vorgeschrieben. Um jedoch den Anforderungen des EuGH gerecht zu werden, empfiehlt es sich, sich schon heute mit digitalen Lösungen für die Zeitwirtschaft auseinanderzusetzen.

Korrekter Umgang mit den erfassten Zeitwirtschaftsdaten

Um ihren künftigen Pflichten nachzukommen, müssen Arbeitgeber die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden, deren zeitliche Lage (Beginn und Ende), Pausenzeiten und etwaige Überstunden dokumentieren. Hierbei handelt es sich um personenbezogene Daten, weshalb die hohen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) greifen. Dies gilt zwar besonders für digitale Systeme, da die Daten auf Servern verarbeitet werden. Aber auch die klassische “Zettelwirtschaft” kann datenschutzrechtlich bedenklich sein, etwa wenn Stundenzettel versehentlich auf dem falschen Schreibtisch landen.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur jene Mitarbeiter Zugriff auf die Daten erhalten, die sie für ihre Tätigkeit tatsächlich benötigen. Hierzu gehören vorrangig die Mitarbeiter der Personalabteilung, die sich um Zeitwirtschaft und Lohnbuchhaltung kümmern, sowie der direkte Vorgesetzte. Verwendet der Arbeitgeber Apps als Zeitwirtschaftslösung, ist sicherzustellen, dass entweder keine Bewegungsprofile erstellt werden oder sich der Mitarbeiter im Rahmen des gesetzlich Erlaubten damit einverstanden erklärt.

Lohnabrechnung und Zeiterfassung: Überblick über Zeiterfassungssysteme

Vom klassischen Stundenzettel bis hin zur professionellen Zeitwirtschaftslösung, die Lohnabrechnung und Zeiterfassung vereint, gibt es eine Vielzahl von Systemen für die Arbeitszeiterfassung. Aktuell sind sie alle noch zulässig:

• Stundenzettel: Diese Lösung ist besonders einfach umzusetzen und mit minimalen Kosten verbunden. Allerdings ist die Methode zeitaufwendig und fehleranfällig, zumal alle erfassten Informationen von Hand in die Lohnbuchhaltung übertragen werden müssen.
• Excel-Tabelle: Mit dieser Lösung ist das Papierchaos beseitigt. Microsoft Excel ist für jeden Mitarbeiter ortsunabhängig zugänglich sowie einfach und schnell zu nutzen. Allerdings bleibt der aufwendige manuelle Übertrag der Daten in die Lohnbuchhaltung. Und: Das System ist manipulations- und fehleranfällig.
• Stechuhr und Stempelanlagen: Ob per Fingerabdruck, Stempelkarte oder PIN, jeder Mitarbeiter erfasst seine Zeiten effizient und einfach direkt am Arbeitsplatz. Leider sind die Systeme teuer in der Anschaffung, erfordern eine regelmäßige Wartung und sind für Mitarbeiter im Außendienst oder im Homeoffice nicht nutzbar.
• Zeiterfassungssoftware: Damit erfassen alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten digital, direkt am PC oder Notebook. Die Systeme können auch außerhalb des Betriebs genutzt werden und sind einfach anzuwenden. Über eine Schnittstelle sollten Lohnabrechnung und Zeiterfassung direkt miteinander verknüpft sein. Dann sind die erfassten Daten sofort für die Abrechnung verfügbar.
• Payroll-Software mit Zeitwirtschaft: Die gleichen Vorteile wie eine angebundene Zeiterfassungssoftware bietet eine Lohnabrechnungssoftware mit integrierten Funktionen zur Zeiterfassung.
• Apps/Cloudlösungen: Anwendungen, die am Rechner ebenso wie am Smartphone genutzt werden können, sind äußerst einfach zu bedienen und orts- und zeitunabhängig verfügbar. Die Daten werden zentral gespeichert und können per Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung übertragen werden.

Digitale Zeiterfassung: Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeiter

Eine digitale Zeitwirtschaftslösung bietet sowohl dem Arbeitgeber als auch den Mitarbeitern gewichtige Vorteile:

Warum es sich lohnt, die Lohnabrechnung und Zeiterfassung zu verknüpfen

Egal, ob die Verbindung zwischen Lohnabrechnung und Zeiterfassung über eine Schnittstelle hergestellt wird oder ob beide Bereiche in einem System verknüpft sind, es lohnt sich. Diese Verbindung bringt gleich mehrere Vorteile mit sich:

• Weniger Aufwand für die sonst manuell erfolgende Übernahme der Daten
• Geringere Fehleranfälligkeit dank Wegfall der Handarbeit
• Keine doppelten Daten
• Aktuellere Daten durch tagesgenaue Auswertungen

Digitale Zeiterfassungssoftware einführen: Darauf ist zu achten

Zeitwirtschaftslösungen gibt es viele. Deshalb sollte das Hauptaugenmerk darauf liegen, die Software zu finden, die am besten zum Unternehmen passt. Relevant sind vor allem diese Faktoren:

• Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (z. B. DSGVO, Betriebsverfassungsgesetz, Arbeitszeitgesetz)
• Abbildung der internen Prozesse in der Software
• Nahtlose Verbindung zwischen Lohnabrechnung und Zeiterfassung
• Definition der zu erfassenden Daten
• Wahl der Art des Zeiterfassungssystems passend zu den Mitarbeitern (z. B. Cloudlösungen, wenn viele Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten)

Entscheidend ist, bereits im Vorfeld die eigenen Erwartungen an das Zeiterfassungssystem zu klären und diese mit den zur Verfügung stehenden Lösungen abzugleichen. Dies betrifft etwa die zu erfassenden Daten, die Verfügbarkeit des Systems oder gewünschte Auswertungsmöglichkeiten.
 
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Autorin dieses Beitrags
Sabine Hutter ist freie Texterin aus dem bayerischen Waidhofen. Die Betriebswirtin und ehemalige Personalreferentin schreibt in diesem Blog Beiträge zu HR-Themen.
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