Lohnsoftware finden: So wählen Sie die passende Lohnabrechnungssoftware aus

Die Wahl der richtigen Lohnsoftware ist für Unternehmen jeder Größe entscheidend. Ein Lohnabrechnungsprogramm hilft dabei, die Lohn- und Gehaltsabrechnung effizient, fehlerfrei und gesetzeskonform zu gestalten. Mit einer GKV-zertifizierten Lohnsoftware lassen sich alle Meldungen automatisiert an die Sozialversicherung übermitteln, Zeit sparen und HR-Prozesse deutlich optimieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, um die ideale Lohnsoftware für Ihr Unternehmen zu finden.

Warum die richtige Lohnsoftware für Ihr Unternehmen entscheidend ist 

Eine Lohnsoftware lohnt sich für jeden Arbeitgeber – auch für Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung bisher manuell oder über externe Dienstleister abwickeln. Vorteile der digitalen Lohnabrechnung sind:

• Zeitgewinn: Automatisierte Abläufe reduzieren manuelle Aufgaben und sparen Arbeitszeit.
• Fehlerminimierung: Die Software prüft Eingaben auf Plausibilität und reduziert Abrechnungsfehler.
• Sauberer Datenbestand: Doppelte Datenerfassung entfällt – alle Informationen sind zentral verfügbar.
• Überblick über HR-Kennzahlen: Alle relevanten Informationen sind jederzeit abrufbar.
• Fachwissen im Unternehmen: HR-Know-how bleibt intern und wird kontinuierlich aufgebaut.

5 Auswahlkriterien für die beste Lohnabrechnungssoftware

Doch worauf ist nun eigentlich konkret zu achten, wenn man eine Lohnsoftware auswählen möchte? Besonders relevant sind diese fünf Auswahlkriterien:

1. Intuitive Bedienung und Programm-Assistenten

Ein Lohnabrechnungsprogramm sollte leicht verständlich sein. Intuitive Menüführung, Individualisierbare Dialoge und Schritt-für-Schritt-Assistenten reduzieren Schulungsaufwand und Fehler. So wird die Software schneller akzeptiert und produktiv genutzt.

Wichtige Features:

• Plausibilitätsprüfungen bei Eingaben
• Anpassbares Menü (Customizing)
• Hilfestellung bei seltenen oder komplexen Aufgaben

2. Automatisiertes Melde- und Bescheinigungswesen inklusive GKV-Zertifizierung

Die digitale Lohnabrechnung spart enorm viel Zeit bei Meldungen an Finanzverwaltung und Sozialversicherungsträger. Eine GKV-zertifizierte Lohnsoftware erfüllt alle Anforderungen für elektronische Übermittlungen, z.  B.:

• Entgeltbescheinigungen automatisch versenden
• Arbeitsbescheinigungen erstellen
• Aufwendungsausgleich nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz
• Integration der ELSTER-Schnittstelle für Steuerdaten

Ohne GKV-Zertifizierung müssten diese Aufgaben manuell erledigt werden – zeitaufwendig und fehleranfällig.

3. Abbildung von Sonderfällen und tariflichen Regelungen

In Branchen wie dem Baugewerbe, dem Maler- und Lackiererhandwerk oder dem Garten- und Landschaftsbau gibt es spezielle tarifliche Lohnabrechnungen. Eine gute Lohnsoftware kann:

• VWL-Leistungen korrekt berechnen
• Urlaubsansparungen und -einlösungen verwalten
• Elektronische Meldungen und Anträge selbstständig erstellen
• Besondere Branchenanforderungen abbilden

So lassen sich Sonderfälle direkt in der Software bearbeiten, ohne dass zusätzliche Tools benötigt werden.

4. Auswertungen und HR-Reporting leicht gemacht

Eine Lohnabrechnungssoftware sollte umfassende HR-Auswertungen ermöglichen. Vorteile:

• Überblick über Fluktuation, Altersstruktur und Personalkosten
• Erstellung individueller Reports ohne Programmierkenntnisse
• Exportfunktionen (z. B. Excel)
• Dashboard zur Visualisierung der wichtigsten HR-Kennzahlen

Damit können Unternehmen datenbasierte Entscheidungen treffen und das HR-Controlling effizient gestalten.

5. Kompetenter Support mit schneller Erreichbarkeit

Selbst mit der besten Lohnsoftware haben Nutzerinnen und Nutzer gelegentlich Fragen. Achten Sie bei der Auswahl deshalb auf folgende Punkte:

• Erreichbarkeit und kurze Reaktionszeiten
• Ein fachlich kompetentes Support-Team
• Hilfestellung bei technischen Problemen und bei der Bedienung

Ein guter Support spart Zeit, reduziert Stress und sorgt dafür, dass die Software optimal genutzt wird.

Fazit: So finden Sie die ideale Lohnsoftware

Bei der Auswahl der richtigen Lohnsoftware sollten neben den Funktionen auch der Hersteller, die Bedienbarkeit und der Service berücksichtigt werden. Nutzen Sie Testzugänge, Demos oder Webinare, um die Software praxisnah zu testen. Eine digitale Lohnabrechnung spart Zeit, minimiert Fehler, ermöglicht HR-Auswertungen und sorgt für rechtssichere, effiziente Prozesse. Mit der richtigen Lohnsoftware profitieren Unternehmen von einer automatisierten, modernen Lohnbuchhaltung und legen den Grundstein für zukunftssichere HR-Prozesse.

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Bildquelle: HS – Hamburger Software