Lohnsoftware finden: So wählen Sie geschickt aus

Es ist eine Herausforderung, aus dem breiten Marktangebot eine Lohnsoftware auszuwählen, die zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Sie soll natürlich die aktuellen Rechtsvorschriften einhalten, aber auch die HR-Abläufe möglichst exakt abbilden, leicht zu bedienen sein und eine echte Erleichterung darstellen. Erfahren Sie hier, worauf Sie achten sollten, damit Sie die richtige Lohnsoftware finden.

Eine Lohnabrechnungssoftware macht sich für jedes Unternehmen bezahlt, das die Lohnbuchhaltung bisher entweder manuell selbst durchführt oder durch einen externen Dienstleister erledigen lässt. Sie bietet nämlich wichtige Vorteile im täglichen Gebrauch:

  • Zeitgewinn: Da zahlreiche Abläufe automatisiert werden können (z. B. die Datenübermittlung an Sozialversicherungsträger), sparen Sie viel Zeit ein. Wartezeiten, die beispielsweise durch die Einbeziehung eines Steuerberaters in den Prozess entstehen können, entfallen.
  • Fehlerminimierung: Dank automatisierter Abläufe sinkt die Fehlerquote deutlich.
  • Sauberer Datenbestand: Die Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung verhindert, dass Daten doppelt erfasst und vorgehalten werden. So erhalten Sie saubere Datenbestände.
  • Überblick: Wenn Sie eine Lohnsoftware auswählen, haben Sie alle wichtigen Daten immer parat, statt eine Vielzahl von Ordnern nach den benötigten Informationen durchforsten zu müssen.
  • Fachwissen: Indem Sie die Lohnabrechnung selbst durchführen, bleibt das Fachwissen im Betrieb und wird sukzessive ausgebaut.

Damit Sie von all diesen Vorteilen profitieren können, sollten Sie allerdings eine Lohnsoftware finden, die all Ihre Anforderungen erfüllt.

Die beste Lohnsoftware finden: 5 wichtige Auswahlkriterien

Doch worauf ist nun eigentlich konkret zu achten, wenn man eine Lohnsoftware auswählen möchte? Besonders relevant sind diese fünf Auswahlkriterien:

1. Intuitive Bedienung und Unterstützung bei komplexen Aufgaben
Prüfen Sie zunächst, ob die Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung intuitiv zu bedienen ist. Es sollte sich dem Anwender möglichst ohne Hilfsmittel erschließen, wie bei Eingaben oder Abfragen vorzugehen ist. Dies ist Voraussetzung dafür, dass die Anwender die Software akzeptieren und sie in vollem Umfang nutzen. Zudem reduziert eine intuitive Nutzerführung die Einarbeitungszeit und den Schulungsaufwand. Sie sollten eine Lohnsoftware finden, die außerdem weitere Hilfsmittel zur Verfügung stellt:

  • Plausibilitätsprüfung: Schon während der Eingabe sollte geprüft werden, ob die getätigten Eingaben plausibel sind, also überhaupt richtig sein können. So werden Eingabefehler vermieden.
  • Programm-Assistenten: Bei schwierigeren Aufgaben oder nur selten benötigten Programmteilen führt ein Assistent Schritt für Schritt durch den Vorgang und erleichtert so die fehlerfreie Ausführung.
  • Individualisierbare Menüführung: Können die Menüführung sowie die Dialoge an die individuellen Prozesse im Unternehmen angepasst werden (Customizing), verbessert dies die Bedienbarkeit deutlich.

2. Melde- und Bescheinigungswesen in höchstem Maße automatisiert
Das Melde- und Bescheinigungswesen gehört mit zu den Aufgaben, die in der Lohnabrechnung am meisten Zeit kosten. Statt die Meldungen an die Finanzverwaltung und die Sozialversicherungsträger manuell auszufüllen, reicht bei einer korrekt eingestellten Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ein Knopfdruck. Daraufhin übermittelt die Software die notwendigen Daten an die betreffenden Stellen und Ämter. Im Falle der Finanzverwaltung ist hierfür eine Elster-Schnittstelle erforderlich.
Ebenso einfach sollten die folgenden Aufgaben zu erledigen sein:

  • Beantragung von Aufwendungsausgleich gemäß Aufwendungsausgleichsgesetz
  • Übermittlung von elektronischen Entgeltbescheinigungen an die Sozialversicherung
  • Ausdruck von Arbeitsbescheinigungen (z. B. zur Vorlage bei der Bundesagentur für Arbeit)

Schon gewusst?
Zwingende Voraussetzung für die automatisierte Meldung ist die ITSG-Zertifizierung. Dieses von der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) ausgegebene GKV-Zertifikat bescheinigt, dass die Lohnabrechnungssoftware für die automatisierte Datenübermittlung an die Sozialversicherungsträger eingesetzt werden darf. Fehlt die ITSG-Zertifizierung, muss zusätzlich die kostenfreie Software sv.net genutzt werden, was jedoch durch die manuelle Eingabe sowohl den Aufwand als auch die Fehleranfälligkeit erhöht. Deshalb ist es ratsam, von vornherein eine GKV-zertifizierte Lohnsoftware auszuwählen.


 
3. Jeder Sonderfall abbildbar: Tarifliche Regelungen in der Lohnabrechnungssoftware
In einigen Branchen, allen voran das Baugewerbe, das Maler- und Lackiererhandwerk sowie der Garten- und Landschaftsbau, gibt es spezielle Arten der Lohnabrechnung. Müssen Sie solche branchenbezogenen oder auch tariflichen Spezialregelungen abrechnen, benötigen Sie eine Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die dafür vorgesehen ist. Diese kann auch speziellere Formen der Lohnabrechnung umsetzen, beispielsweise:

  • tariflicher Anspruch auf VWL-Leistungen (z.B. in Abhängigkeit von den geleisteten Arbeitsstunden)
  • elektronische Meldungen an die Sozialkassen, korrekter Umgang mit Beiträgen und Erstattungen
  • Umsetzung von Urlaubsansparungen und -einlösungen (Urlaubskonto)
  • elektronische Übermittlung von Anträgen/Bescheinigungen an die Bundesagentur für Arbeit

Wenn Sie Baulohn oder andere tarifliche Sonderfälle abrechnen müssen, sollten Sie eine Lohnsoftware finden, die diese Meldungen, Anträge und Bescheinigungen selbstständig generiert und bei den betreffenden Stellen elektronisch einreicht. Hierfür sollte keine weitere Anwendung erforderlich sein.

4. Auswertungen in der Lohnsoftware: Wichtige Daten im Blick
Einer der wesentlichen Vorteile einer Lohnsoftware ist, dass Sie wichtige Zahlen und Fakten rund um den HR-Bereich immer im Blick behalten können. Hierzu ist es wichtig, dass die ausgewählte Lohnsoftware einfach zu bedienende Auswertungsfunktionen besitzt, mit denen Sie die wichtigsten Daten zusammenfassend abrufen können. Eine gute Lohnabrechnungssoftware sollte die folgenden Funktionen bieten:

  • Auswertungen zu wichtigen Kennzahlen (wie z. B. Fluktuation, Altersstruktur, Personalkosten)
  • die Möglichkeit, neue Reports und Auswertungen mit individuell benötigten Informationen einfach und ohne Programmierkenntnisse anzulegen
  • eine einfach zu bedienende Exportfunktion (z. B. für die Weiterbearbeitung der Daten mit Microsoft Excel)
  • ein übersichtliches Dashboard, das die Entwicklung der wichtigsten HR-Kennzahlen aufzeigt

Solche Auswertungen ermöglichen es Ihnen, mit minimalem Aufwand ein HR-Reporting als Basis Ihres unternehmensinternen Controllings aufzubauen.

5. Kompetenter Support mit guter Erreichbarkeit und schnellen Reaktionszeiten 
Es gibt eine Sache, an der Sie nie sparen sollten, wenn Sie die ideale Lohnsoftware finden wollen: beim Support. Selbst bei der besten Software werden Situationen auftreten, in denen Sie fachliche Unterstützung benötigen, sei es bei technischen Fehlern oder bei Bedienungsschwierigkeiten. Irgendeine Art von Support gibt es bei nahezu allen Herstellern von Lohnabrechnungssoftware. Achten Sie bei der Auswahl aber vor allem auf die folgenden Aspekte:

  • Erreichbarkeit und Reaktionszeiten: Wie lange hängt man am Telefon in der Warteschleife? Wie lange dauert es, bis Sie auf E-Mails eine Antwort erhalten?
  • Kompetenz: Sitzen in der Hotline notdürftig geschulte Callcenter-Agents? Oder erhalten Sie Unterstützung durch qualifizierte Mitarbeiter, die die Software aus dem Effeff kennen?

Ein guter Softwarehersteller zeichnet sich durch einen hervorragenden Service aus, der seinen Kunden schnell und treffsicher weiterhilft – zeitsparend für beide Seiten.

Fazit: So finden Sie die ideale Lohnsoftware
Eine Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sollten Sie nicht nur anhand des Funktionsumfangs auswählen. Schauen Sie sich auch den Hersteller genauer an. Nutzen Sie außerdem alle Möglichkeiten, um die Bedienbarkeit der Lösung beurteilen zu können. Hierfür stellen die Softwarehersteller häufig verschiedene Möglichkeiten wie Testzugänge, Live-Demos, Download-Demoversionen oder auch Webinare bereit. Nutzen Sie diese ausgiebig – und Sie werden am Ende die Lohnsoftware finden, die ihren Anforderungen am besten entspricht.
 
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Sabine Hutter
Autorin dieses Beitrags
Sabine Hutter ist freie Texterin aus dem bayerischen Waidhofen. Die Betriebswirtin und ehemalige Personalreferentin schreibt in diesem Blog Beiträge zu HR-Themen.
[gekonnt-gesagt.de]

Bildquellen: HS – Hamburger Software (Beitragsbild oben), Sabine Hutter (Porträt)