Lohnsoftware wechseln – so gelingt der Umstieg
Ein Wechsel der Lohnsoftware kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll oder sogar notwendig sein. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf zu achten ist, wenn Sie auf ein neues Programm für Ihre Lohnabrechnung umsteigen.
Schlecht erreichbare Hotline, fehlerhafte Abrechnungen aufgrund von Programmfehlern, verspätete Updates, eingestellte Weiterentwicklung: Wer als Anwender von Lohnabrechnungssoftware mit solchen Problemen zu kämpfen hat, denkt früher oder später über einen Programmwechsel nach. Viele Unternehmer befürchten beim Lohnsoftware wechseln einen hohen Umstellungsaufwand und Probleme bei der laufenden Abrechnung. Tatsächlich bringt ein Programmwechsel in der Lohnabrechnung eine Reihe von Aufgaben mit sich. Diese sind aber in der Regel schnell erledigt.
Unterjährig oder zum Jahresbeginn die Lohnsoftware wechseln?
Gleich zu Beginn stellt sich die Frage, wann der beste Zeitpunkt für einen Systemwechsel in der Lohnabrechnung ist. Es ist klar, dass Sie nicht in jeder Situation die Möglichkeit haben, den Zeitpunkt des Wechsels zu wählen. Wenn es aber möglich ist, ist ein Wechsel zum 1. Januar immer besser als ein Wechsel der Abrechnungssoftware während des Jahres. Der Grund dafür ist einfach: Zum Jahresende müssen Sie ohnehin alle Lohnkonten abschließen. Einem sauberen Start ins neue Abrechnungsjahr steht also nichts im Wege.
Bei einem unterjährigen Programmwechsel in der Lohnabrechnung besteht hingegen die Gefahr von Übertragungsfehlern bei der Übernahme von Vortragswerten. Zudem ist die Kontrolle der Werte erschwert, da ggf. die Werte aus zwei Systemen zur Datenprüfung herangezogen werden müssen.
Datenübernahme aus dem alten Programm
Bei einem Wechsel der Lohnsoftware stellt die Übernahme der Daten aus dem bisherigen Abrechnungssystem eine der größten Herausforderungen dar. Dies betrifft zum einen die Mitarbeiterstammdaten wie Name, Adresse, Kontaktdaten und Bankverbindung, zum anderen die Lohn- und Abrechnungsdaten. In vielen Fällen können diese Daten grundsätzlich ausgelesen und importiert werden, sofern die bisherige Entgeltabrechnungssoftware diese z.B. im Excel-Format zur Verfügung stellt.
Kleine und mittlere Unternehmen entscheiden sich jedoch häufig dafür, die Daten manuell in die neue Lohnsoftware zu übertragen. Dies liegt zum einen daran, dass der Aufwand aufgrund der überschaubaren Mitarbeiterzahl vergleichsweise gering ist. Zum anderen ist auch bei einem automatisierten Datenimport eine manuelle Prüfung auf mögliche Inkonsistenzen notwendig. Vor allem bei der Übernahme von Daten für die laufende Abrechnung ist ein gewisser manueller Aufwand erforderlich. Insbesondere die bereits erwähnten Vortragswerte sollten genau überprüft werden.
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