Lohnsoftware wechseln – so gelingt der Umstieg

Ein Wechsel der Lohnsoftware kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll oder sogar notwendig sein. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf zu achten ist, wenn Sie auf ein neues Programm für Ihre Lohnabrechnung umsteigen.

Schlecht erreichbare Hotline, falsche Abrechnungen aufgrund von Programmfehlern, späte Updates, eingestellte Weiterentwicklung: Wer als Anwender von Lohnabrechnungssoftware mit solchen Problemen zu kämpfen hat, denkt früher oder später über einen Programmwechsel nach. Viele Unternehmer befürchten dabei einen hohen wechselbedingten Aufwand und Probleme bei der laufenden Abrechnung. Tatsächlich bringt ein Programmwechsel in der Lohnabrechnung eine Reihe von Aufgaben mit sich. Diese sind in aller Regel aber schnell erledigt.

Unterjährig oder zum Jahresbeginn die Lohnsoftware wechseln?

Gleich zu Beginn stellt sich die Frage, wann der beste Zeitpunkt für einen Systemwechsel in der Lohnabrechnung ist. Ganz klar – nicht in jeder Situation haben Sie die Möglichkeit, sich den Zeitpunkt für den Umstieg auszusuchen. Besteht diese Möglichkeit jedoch, ist der Wechsel zum 1. Januar stets einem unterjährigen Wechsel der Lohnabrechnungssoftware vorzuziehen. Der Grund dafür ist einfach: Zum Ende des Jahres müssen Sie ohnehin alle Lohnkonten abschließen. Somit steht einem sauberen Start ins neue Abrechnungsjahr nichts entgegen.

Bei einem unterjährigen Programmwechsel in der Lohnabrechnung besteht hingegen die Gefahr von Übertragungsfehlern bei der Übernahme von Vortragswerten. Zudem sind die Werte schwieriger zu kontrollieren, da Sie gegebenenfalls die Werte aus zwei Systemen zur Prüfung der Daten heranziehen müssen.
 

Datenübernahme aus dem alten Programm

Wenn Sie Ihre Lohnsoftware wechseln, stellt die Übernahme der Daten aus dem bisherigen System für die Entgeltabrechnung eine der größten Herausforderungen dar. Hierzu zählen zum einen die Mitarbeiterstammdaten wie Name, Anschrift, Kontaktdaten und Bankverbindung, zum anderen die Lohn- und Abrechnungsdaten. In vielen Fällen lassen sich diese Daten grundsätzlich auslesen und importieren, sofern die bisherige Lohnabrechnungssoftware sie beispielsweise in einem Excel-Format bereitstellt.

Kleine und mittlere Unternehmen entscheiden sich aber häufig dafür, die Daten händisch in die neue Lohnsoftware zu übertragen. Dies liegt zum einen daran, dass der Aufwand aufgrund überschaubarer Mitarbeiterzahlen vergleichsweise gering ist. Zum anderen ist auch bei einem automatisierten Datenimport eine manuelle Überprüfung auf mögliche Inkonsistenzen hin erforderlich. Vor allem wenn es um die Übernahme der Daten für die laufende Abrechnung geht, ist ein wenig Handarbeit gefragt. Inbesondere die bereits erwähnten Vortragswerte sollten genau geprüft werden.

Autorin dieses Beitrags
Sabine Hutter ist freie Texterin aus dem bayerischen Waidhofen. Die Betriebswirtin und ehemalige Personalreferentin schreibt in diesem Blog Beiträge zu HR-Themen.
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