Lohnsoftware wechseln

Lohnsoftware wechseln – so gelingt der Umstieg

Ein Wechsel der Lohnsoftware kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll oder sogar notwendig sein. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf zu achten ist, wenn Sie auf ein neues Programm für Ihre Lohnabrechnung umsteigen.

Schlecht erreichbare Hotline, fehlerhafte Abrechnungen aufgrund von Programmfehlern, verspätete Updates, eingestellte Weiterentwicklung: Wer als Anwender von Lohnabrechnungssoftware mit solchen Problemen zu kämpfen hat, denkt früher oder später über einen Programmwechsel nach. Viele Unternehmer befürchten beim Lohnsoftware wechseln einen hohen Umstellungsaufwand und Probleme bei der laufenden Abrechnung. Tatsächlich bringt ein Programmwechsel in der Lohnabrechnung eine Reihe von Aufgaben mit sich. Diese sind aber in der Regel schnell erledigt.

Unterjährig oder zum Jahresbeginn die Lohnsoftware wechseln?

Gleich zu Beginn stellt sich die Frage, wann der beste Zeitpunkt für einen Systemwechsel in der Lohnabrechnung ist. Es ist klar, dass Sie nicht in jeder Situation die Möglichkeit haben, den Zeitpunkt des Wechsels zu wählen. Wenn es aber möglich ist, ist ein Wechsel zum 1. Januar immer besser als ein Wechsel der Abrechnungssoftware während des Jahres. Der Grund dafür ist einfach: Zum Jahresende müssen Sie ohnehin alle Lohnkonten abschließen. Einem sauberen Start ins neue Abrechnungsjahr steht also nichts im Wege.

Bei einem unterjährigen Programmwechsel in der Lohnabrechnung besteht hingegen die Gefahr von Übertragungsfehlern bei der Übernahme von Vortragswerten. Zudem ist die Kontrolle der Werte erschwert, da ggf. die Werte aus zwei Systemen zur Datenprüfung herangezogen werden müssen.

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Datenübernahme aus dem alten Programm

Bei einem Wechsel der Lohnsoftware stellt die Übernahme der Daten aus dem bisherigen Abrechnungssystem eine der größten Herausforderungen dar. Dies betrifft zum einen die Mitarbeiterstammdaten wie Name, Adresse, Kontaktdaten und Bankverbindung, zum anderen die Lohn- und Abrechnungsdaten. In vielen Fällen können diese Daten grundsätzlich ausgelesen und importiert werden, sofern die bisherige Entgeltabrechnungssoftware diese z.B. im Excel-Format zur Verfügung stellt.

Kleine und mittlere Unternehmen entscheiden sich jedoch häufig dafür, die Daten manuell in die neue Lohnsoftware zu übertragen. Dies liegt zum einen daran, dass der Aufwand aufgrund der überschaubaren Mitarbeiterzahl vergleichsweise gering ist. Zum anderen ist auch bei einem automatisierten Datenimport eine manuelle Prüfung auf mögliche Inkonsistenzen notwendig. Vor allem bei der Übernahme von Daten für die laufende Abrechnung ist ein gewisser manueller Aufwand erforderlich. Insbesondere die bereits erwähnten Vortragswerte sollten genau überprüft werden.

Lohnsoftware wechseln – das ist ebenfalls zu beachten

An- und Abmeldung in der Sozialversicherung

Um die alte Lohnabrechnungssoftware abzuschließen, müssen alle Mitarbeitenden bei der Sozialversicherung abgemeldet werden. Dazu erzeugen Sie eine Abmeldung mit dem Grund 36 „Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems“. Dabei werden Vortragswerte erzeugt, die nun je nach Softwarebasis manuell oder automatisiert in das neue Abrechnungsprogramm übertragen werden können.

Nach der Umstellung auf die neue Lohnsoftware werden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erneut angemeldet, diesmal mit dem Grund 13 „Anmeldung aus sonstigen Gründen“.

Hinweis: Grundsätzlich sind bei einem Programmwechsel zum Jahresende keine Vortragswerte erforderlich. Wird jedoch mit dem Beitragsschätzverfahren der Krankenkassen gearbeitet, muss die Differenz zwischen tatsächlicher und voraussichtlicher Beitragsschuld als Vortragswert bei der Krankenkasse eingegeben werden.

UV-Jahresmeldungen bei der Berufsgenossenschaft

Die Jahresmeldung für die Unfallversicherung (UV) müssen Sie nur einmal pro Jahr einreichen, Stichtag ist der 16. Februar des Folgejahres. Wenn Sie per 1. Januar die Lohnsoftware wechseln, übernehmen Sie einfach die kumulierten Werte per 31. Dezember in das neue Programm. Bei einem unterjährigen Wechsel arbeiten Sie mit Vortragswerten, die in das neue Programm übernommen und in den Folgemonaten fortgeschrieben werden. Eine Neuanmeldung aufgrund des Systemwechsels ist nicht erforderlich.

Ummeldung in ELStAM

Auch ELStAM muss über den Umstieg auf die neue Lohnsoftware informiert werden. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Ab-/Anmeldung: Sie können alle Mitarbeiter im alten System abmelden und in der neuen Lohnabrechnungssoftware wieder anmelden.
  • Ummeldung: Eleganter ist es, im neuen System für die Lohnabrechnung eine Ummeldung bei ELStAM vorzunehmen. Dadurch entfällt der Arbeitsschritt der Abmeldung im alten Programm, weil die Mitarbeiter im alten System automatisch abgemeldet werden.

Lohnsteuerbescheinigungen

Die Lohnsteuerbescheinigung wird in der Regel nur einmal jährlich erstellt. Durch die Übertragung der Vortragswerte in die neue Lohnabrechnungssoftware ist es möglich, auch im Jahr des Programmwechsels in der Lohnabrechnung nur eine Lohnsteuerbescheinigung auszudrucken. Alternativ können auch zwei Lohnsteuerbescheinigungen ausgedruckt werden, eine für die mit der alten Software abgerechneten Zeiträume und eine für den Rest des Jahres.


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