Mit EDI Prozesse der Warenwirtschaft digitalisieren

Mit EDI Prozesse digitalisieren und optimieren

Der elektronische Datenaustausch zwischen Unternehmen wird im Zuge der Digitalisierung immer wichtiger. Mit EDI lässt sich der Datentransfer automatisieren. So können Firmen beispielsweise Bestellungen und Rechnungen zeitsparend digital austauschen und ins eigene Warenwirtschaftssystem integrieren.

Ein wesentlicher Zweck von Digitalisierung besteht darin, Geschäftsprozesse zu optimieren. Bestes Beispiel ist der elektronische Datenaustausch zwischen Unternehmen, kurz: EDI. Im Bereich der Auftragsabwicklung etwa lassen sich mittels EDI Prozesse, die zuvor traditionell auf Papier abgebildet wurden, erheblich beschleunigen und sicherer gestalten.
 

Was ist EDI?

EDI steht für den englischen Begriff electronic data interchange (deutsch: elektronischer Datenaustausch). Innerhalb der Informationstechnologie wird EDI zum einen als ein Sammelbegriff für den Datenaustausch mittels elektronischer Verfahren verwendet. Zum anderen bezeichnet EDI konkrete Verfahren und Vereinbarungen zum Transfer standardisierter Geschäftsdaten zwischen Unternehmen.

Ein bekanntes internationales Standard-Datenformat ist die im Handel (B2B) verbreitete Norm EDIFACT. EDI bzw. EDIFACT ermöglicht es, Daten wie Bestellungen und Auftragsbestätigungen in Sekundenschnelle zwischen den unterschiedlichen Warenwirtschaftssystemen der beteiligten Partner auszutauschen – und zwar ohne menschliche Eingriffe und Medienbrüche.


 

Vorzüge von EDI

Bei EDI kommuniziert das Warenwirtschaftssystem des Senders automatisch mit dem des Empfängers. Das bietet den beteiligten Unternehmen eine Reihe von Vorzügen, wie zum Beispiel:

  • Kostensenkung durch vereinfachte Prozesse
  • Geringere Fehlerquote und höhere Datenqualität
  • Kundenindividuelle Automatisierung wiederkehrender Vorgänge (z.B. automatischer Abruf eines Lieferscheins aus einer per EDI eingegangenen Bestellung)
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit aufgrund des Wegfalls langweiliger und repetitiver Erfassungstätigkeiten
  • Schnellere und transparentere Geschäftsprozesse durch sekundenschnellen Datentransfer
  • Bessere Beziehungen zwischen Geschäftspartnern dank abgestimmter Abläufe
  • Leichterer internationaler Belegverkehr auf Basis anerkannter EDI-Standards

EDI für den Mittelstand

Auch wenn es sich um ein klassisches Digitalisierungsszenario handelt – neu ist das Thema EDI nicht. Schon Ende der 1970er-Jahre machten sich IT-Spezialisten Gedanken über einen standardisierten elektronischen Belegaustausch zwischen verschiedenen Warenwirtschaftssystemen. Vor allem größere Unternehmen erkannten früh den Nutzen und begannen damit, mittels EDI Prozesse zu automatisieren. Hierzu schufen sie gemeinsam mit ihren Wirtschaftsverbänden zahlreiche Normen.

Die vielen verschiedenen EDI-Standards, die Heterogenität der Systemlandschaften in den Unternehmen sowie die Notwendigkeit, die übertragenen Daten zu verschlüsseln, machen EDI zu einer technologisch durchaus komplexen Angelegenheit. Dies erklärt, warum noch Ende des 20. Jahrhunderts hauptsächlich größere Unternehmen EDI-Lösungen einsetzten.

Mit der voranschreitenden Digitalisierung der Geschäftswelt gewinnt das Thema jedoch seit einigen Jahren auch im Mittelstand an Bedeutung.

Dennoch schrecken viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bis heute vor dem befürchteten Aufwand einer EDI-Einführung zurück. Dabei gibt es mittlerweile schlanke Lösungen, mit denen auch KMU durch EDI Prozesse digitalisieren und optimieren können.

EDI in die Warenwirtschaft integrieren

Anwender der Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung beispielsweise können ihr System um eine EDI-Komponente ergänzen. Über einen cloudbasierten Managed Service lassen sich dann Geschäftsdaten in EDI-Dateiformaten (z. B. EDIFACT, VDA, XML, SAP iDoc, Fortras, ZUGFeRD) elektronisch mit anderen Systemen austauschen. Dabei überprüft die Lösung laufend, ob alle Daten normgerecht übermittelt wurden – und informiert die Benutzer bei Fehlern.

Um tatsächlich effiziente Abläufe herzustellen, sind die EDI-Funktionen ins Warenwirtschaftssystem integriert. Die Benutzer führen somit alle EDI-bezogenen Arbeitsschritte mit der Warenwirtschaftssoftware durch und brauchen die Anwendung nicht zu verlassen. Das erleichtert die Bedienung und hilft, Zeit zu sparen. Der elektronische Belegaustausch läuft derweil im Hintergrund automatisch ab.

Weitere Systeme im Unternehmen einbinden

Bei der Auswahl einer EDI-Lösung sollte man außerdem darauf achten, dass sich die Software mit weiteren Systemen problemlos kombinieren lässt. Hierzu zählen typischerweise:

  • Software für Lagerwirtschaft – um Lagerhaltung, Kommissionierung und Versand zu digitalisieren
  • Warehousing – um Ware bei Logistikdienstleistern zu lagern und von dort auszuliefern
  • E-Commerce-Anwendungen – um Warenwirtschaftsdaten aus dem Onlineshop über EDI austauschen zu können
  • Mobile Lösungen auf Smartphones und Tablets – um die Vorzüge des ortsunabhängigen Arbeitens zu nutzen

Geschäftsmodelle auf EDI-Basis umsetzen

EDI bietet Unternehmen darüber hinaus die Möglichkeit, komplette Geschäftsmodelle zu realisieren. Eine Geschäftsform, bei der EDI zum Einsatz kommt, ist etwa das sogenannte Dropshipping, auch bekannt unter der deutschen Bezeichnung Streckengeschäft. Hierbei bietet beispielsweise ein E-Commerce-Unternehmen wie Amazon ode Otto Versand die Produkte eines Herstellers oder Großhändlers in seinem Onlineshop an, ohne physischen Kontakt mit der Ware zu haben. Bestellt ein Kunde einen solchen Artikel im Shop, wird der Auftrag per EDI sofort an das Warenwirtschaftssystem des Herstellers oder Großhändlers übermittelt. Dieser versendet die Ware, einschließlich Lieferschein, im Namen des Shopbetreibers und informiert den Besteller per E-Mail. Anschließend werden Lieferschein und Rechnung mittels EDI automatisch an den Shopbetreiber übermittelt.

Fazit

EDI ermöglicht auch mittelständischen Unternehmen einen sicheren und kontrollierten elektronischen Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten. Durch automatisierte digitale Prozessketten vermeidet man ineffiziente Insellösungen im Bereich der Warenwirtschaft und erzielt erhebliche Einsparungen. Last, not least eröffnet die EDI-Anbindung KMU ganz neue Geschäftsmöglichkeiten.
 
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