Personalentwicklung: Mitarbeitergespräche besser führen

Regelmäßige Gespräche mit den Mitarbeitern sind ein wichtiges Instrument der Personalentwicklung. Sie vorzubereiten, durchzuführen und auszuwerten bedeutet für Führungskräfte und Personaler jedoch viel Fleißarbeit. Mithilfe von Software zur Personalentwicklung lässt sich der Aufwand erheblich verringern. Gleichzeitig steigt die Qualität der Gespräche und der Auswertungen.

Schon nach einer Stunde ist es meistens vorbei: Mitarbeitergespräche sind üblicherweise kurze Veranstaltungen. Das organisatorische Drumherum kostet insbesondere Vorgesetzte und Personalreferenten hingegen deutlich mehr Zeit. Informationen sind zu beschaffen, Beurteilungen zu erstellen, Termine zu vereinbaren und dergleichen mehr. Während eine firmenweite Gesprächsrunde läuft, kann die Personalabteilung den Status der einzelnen Gespräche oft nur erahnen. Zudem müssen die Personaler in aller Regel mehrmals bei den Führungskräften nachhaken, bis ihnen alle Gesprächsunterlagen zur Auswertung vorliegen.

Mit HR-Software eine gemeinsame Datenbasis schaffen

Um die Prozesse zu beschleunigen, sollten alle Beteiligten auf dieselben aktuellen Daten zugreifen können. Dies lässt sich mithilfe von Personalentwicklungssoftware realisieren, die Personalern, Führungskräften, Mitarbeitern und auch der Geschäftsführung jederzeit alle für sie bestimmten Daten zur Verfügung stellt. Dadurch sinkt der Aufwand für die Informationsbeschaffung. Außerdem steigt oft die Qualität der Mitarbeitergespräche und der Auswertungen, weil Führungskräfte und Personaler einen größeren Fundus an Informationen nutzen können, als dies bei manuell organisierten Gesprächsrunden der Fall ist.

Effiziente Organisation der Mitarbeitergespräche durch die Personalabteilung

Soll eine Gesprächsrunde gestartet werden, legt die Personalabteilung zunächst das Zeitfenster für die Gespräche und den Beurteilungszeitraum fest. Über die Personalentwicklungssoftware ordnen die Personaler die Mitarbeiter ihrem Beurteiler (Führungskraft) zu. Dabei hilft ihnen eine vorbesetzte Zuordnung aus dem hinterlegten Organigramm. Eine gute Software bietet zudem die Möglichkeit, verschiedene Gesprächsleitfäden und Beurteilungsschemata zu verwenden. Sobald die Personalabteilung ihre Vorbereitungen abgeschlossen hat, gibt sie über das System den Startschuss, und die Führungskräfte können mit der Vorbereitung beginnen.

Arbeitserleichterung für Führungskräfte

Eine Aufgabenübersicht in der Personalentwicklungssoftware weist die Führungskräfte darauf hin, dass sie den Gesprächsleitfaden auszufüllen haben. Sie können ihre Mitarbeiter nun beurteilen, indem sie das definierte Soll-Niveau verschiedener Kompetenzen mit dem Ist-Niveau abgleichen. Darüber hinaus lassen sich Aufgaben in Freitextform beurteilen, neue Aufgaben und Ziele erfassen sowie Gesamtbeurteilungen erstellen. Jeder Arbeitgeber kann sich seine eigenen Kompetenzmodelle und Beurteilungsleitfäden zusammenstellen – auch für eine Beurteilung der Führungskraft durch den Mitarbeiter.

Sofern die Personalentwicklungssoftware mit dem Lohnabrechnungssystem verknüpft ist, greifen die Führungskräfte zudem auf alle gesprächsrelevanten Daten zur Entgeltentwicklung und zu bestehenden Entgeltvereinbarungen zu. Nachdem alle Eingaben gemacht wurden, drucken die Führungskräfte ihre Gesprächsunterlagen aus und gehen damit in ihre Termine. Über die Statusanzeige in der Software können die Personaler verfolgen, welche Gespräche bereits geführt wurden.

Systematische Auswertung der Mitarbeitergespräche

Damit Mitarbeitergespräche dem Unternehmen wie auch den Beschäftigten tatsächlich etwas bringen, müssen Führungskräfte und Personaler die Ergebnisse auswerten und Maßnahmen daraus ableiten. Dies können beispielsweise ein vertiefendes Gespräch zu einem Sachverhalt oder eine Weiterbildung sein. Oft lassen die Auswertungen jedoch lange auf sich warten, weil zunächst die Gesprächsbögen von Hand erfasst werden müssen. Durch den Einsatz einer Personalentwicklungssoftware ersparen sich Arbeitgeber diesen Aufwand, denn die Führungskräfte stellen der Personalabteilung die Gesprächsergebnisse automatisch und ohne Medienbruch über die Software zur Verfügung. Alle Informationen liegen also ohne Verzögerung vor.

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