Rechnungen per E-Mail verschicken – das ist zu beachten

Immer mehr Firmen versenden ihre Rechnungen per E-Mail, um Prozesse zu beschleunigen und Kosten zu sparen. Dieser Beitrag nennt wichtige Punkte, die Unternehmer bei einer Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand berücksichtigen sollten.

Noch gibt es sie – und zwar zahlreich: Jedes Jahr werden Schätzungen zufolge allein in Deutschland rund 32 Milliarden Papierrechnungen verschickt. Doch das digitale Pendant, die E-Rechnung, ist auf dem Vormarsch. Nicht nur im Onlinehandel, wo E-Invoicing längst zum Standard gehört, auch in anderen Bereichen gehen immer mehr Unternehmen dazu über, elektronische Rechnungen zu versenden. Rechnungen per E-Mail zu verschicken ist dabei eine besonders häufig genutzte und unkomplizierte Form der Übermittlung. Hierbei hängt der Rechnungsaussteller einfach eine PDF- oder eine Bilddatei an oder fügt einen Downloadlink in seine E-Mail ein. Andere Übertragungswege sind: DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download.

5 zentrale Anforderungen an Rechnungen per E-Mail

Dass die E-Rechnung immer mehr Verbreitung findet, ist nicht nur auf ihre unbestreitbaren Vorzüge hinsichtlich Prozesseffizienz und Kostensenkung zurückzuführen. Auch das deutsche Umsatzsteuerrecht spielt hier eine Rolle: Im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 hat der deutsche Gesetzgeber die elektronische Rechnung und die herkömmliche Papierrechnung nämlich umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt. Zudem wurden die technischen Minimalanforderungen an E-Rechnungen gesenkt.

Seit dem 1. Juli 2011 dürfen elektronische Rechnungen in Deutschland auch ohne qualifizierte digitale Signatur und ohne Anwendung des sogenannten EDI-Verfahrens versendet werden. Damit ist die Erstellung vorsteuerabzugsfähiger elektronischer Rechnungen insbesondere für Selbstständige und kleinere Unternehmen deutlich einfacher geworden.
 

Unter welchen Bedingungen eine elektronische Rechnung die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt, ist in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt:

1. Rechnungen per E-Mail müssen die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Rechnungen in Papierform.

Welche Angaben elektronische Rechnungen enthalten müssen, zeigt die folgende Auflistung.

2. Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmen.

So steht es in § 14 Abs. 1 UStG. Die Zustimmung ist aber an keine besondere Form gebunden. Das bedeutet: Sie kann durch eine Vereinbarung festgehalten werden, beispielsweise in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Rechnungsstellers. Des Weiteren kann die Zustimmung auch stillschweigend erfolgen oder nachträglich erklärt werden. Im Klartext: Solange der Rechnungsempfänger nicht ausdrücklich die Zusendung einer Papierrechnung wünscht, dürfen Unternehmen ihre Rechnungen in elektronischer Form versenden.

3. Die Echtheit, inhaltliche Unversehrtheit und Lesbarkeit der elektronischen Rechnung müssen gewährleistet sein.

Diese Anforderung kann durch jegliche innerbetrieblichen Kontrollverfahren erfüllt werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Selbstverständlich besteht weiterhin auch die Möglichkeit, mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder durch Datenaustausch im EDI-Verfahren die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten (§ 14 Abs. 3 UStG). Das ist aber nicht mehr zwingend erforderlich.

4. Elektronische Rechnungen müssen GoBD-konform und digital archiviert werden.

Elektronische Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, wie sie im Unternehmen eingegangen sind – also im digitalen Originalformat. Wer elektronische Rechnungen per E-Mail oder über einen anderen digitalen Übertragungsweg empfängt und dann lediglich als Papierausdruck aufbewahrt, verstößt gegen die Vorgaben der GoBD. Hingegen ist es zulässig, Papierrechnungen zu scannen und im Rahmen einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung digital zu verarbeiten und zu archivieren. Weitere Informationen zum Thema GoBD finden Sie im Blogartikel Die 11 wichtigsten Anforderungen an GoBD-konforme Buchhaltung.

5. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.
Ausgestellte und empfangene Rechnungen müssen von Unternehmen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Innerhalb dieses Zeitraums müssen die Rechnungsdaten – zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung – jederzeit innerhalb von kurzer Zeit auffindbar, lesbar und auswertbar sein. Mehr zu den Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und anderen Belegen lesen Sie im Blogartikel Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – Fristen und Pflichten.

 
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