Rechnungen per E-Mail - wobei bei E-Rechnungen zu achten ist

Rechnungen per E-Mail verschicken – das ist zu beachten

Immer mehr Firmen versenden ihre Rechnungen per E-Mail, um Prozesse zu beschleunigen und Kosten zu sparen. Dieser Beitrag nennt wichtige Punkte, die Unternehmer bei einer Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand berücksichtigen sollten.

Noch gibt es sie – und zwar zahlreich: Jedes Jahr werden Schätzungen zufolge allein in Deutschland rund 32 Milliarden Papierrechnungen verschickt. Doch das digitale Pendant, die E-Rechnung, ist auf dem Vormarsch. Nicht nur im Onlinehandel, wo E-Invoicing längst zum Standard gehört, auch in anderen Bereichen gehen immer mehr Unternehmen dazu über, elektronische Rechnungen zu versenden. Rechnungen per E-Mail zu verschicken ist dabei eine besonders häufig genutzte und unkomplizierte Form der Übermittlung. Hierbei hängt der Rechnungsaussteller einfach eine PDF- oder eine Bilddatei an oder fügt einen Downloadlink in seine E-Mail ein. Andere Übertragungswege sind: DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download.

5 zentrale Anforderungen an Rechnungen per E-Mail

Dass die E-Rechnung immer mehr Verbreitung findet, ist nicht nur auf ihre unbestreitbaren Vorzüge hinsichtlich Prozesseffizienz und Kostensenkung zurückzuführen. Auch das deutsche Umsatzsteuerrecht spielt hier eine Rolle: Im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 hat der deutsche Gesetzgeber die elektronische Rechnung und die herkömmliche Papierrechnung nämlich umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt. Zudem wurden die technischen Minimalanforderungen an E-Rechnungen gesenkt.

Seit dem 1. Juli 2011 dürfen elektronische Rechnungen in Deutschland auch ohne qualifizierte digitale Signatur und ohne Anwendung des sogenannten EDI-Verfahrens versendet werden. Damit ist die Erstellung vorsteuerabzugsfähiger elektronischer Rechnungen insbesondere für Selbstständige und kleinere Unternehmen deutlich einfacher geworden.

Unter welchen Bedingungen eine elektronische Rechnung die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt, ist in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt:

1. Rechnungen per E-Mail müssen die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Rechnungen in Papierform.

Welche Angaben elektronische Rechnungen enthalten müssen, zeigt die folgende Auflistung.

Diese Angaben gehören laut § 14 Abs. 4 UStG auf jede Rechnung:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie Zahlungszeitpunkt
  • Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz
  • im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen

2. Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmen.

So steht es in § 14 Abs. 1 UStG. Die Zustimmung ist aber an keine besondere Form gebunden. Das bedeutet: Sie kann durch eine Vereinbarung festgehalten werden, beispielsweise in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Rechnungsstellers. Des Weiteren kann die Zustimmung auch stillschweigend erfolgen oder nachträglich erklärt werden. Im Klartext: Solange der Rechnungsempfänger nicht ausdrücklich die Zusendung einer Papierrechnung wünscht, dürfen Unternehmen ihre Rechnungen in elektronischer Form versenden.

3. Die Echtheit, inhaltliche Unversehrtheit und Lesbarkeit der elektronischen Rechnung müssen gewährleistet sein.

Diese Anforderung kann durch jegliche innerbetrieblichen Kontrollverfahren erfüllt werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Selbstverständlich besteht weiterhin auch die Möglichkeit, mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder durch Datenaustausch im EDI-Verfahren die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten (§ 14 Abs. 3 UStG). Das ist aber nicht mehr zwingend erforderlich.

4. Elektronische Rechnungen müssen GoBD-konform und digital archiviert werden.

Elektronische Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, wie sie im Unternehmen eingegangen sind – also im digitalen Originalformat. Wer elektronische Rechnungen per E-Mail oder über einen anderen digitalen Übertragungsweg empfängt und dann lediglich als Papierausdruck aufbewahrt, verstößt gegen die Vorgaben der GoBD. Hingegen ist es zulässig, Papierrechnungen zu scannen und im Rahmen einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung digital zu verarbeiten und zu archivieren. Weitere Informationen zum Thema GoBD finden Sie im Blogartikel Die 11 wichtigsten Anforderungen an GoBD-konforme Buchhaltung.

5. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.
Ausgestellte und empfangene Rechnungen müssen von Unternehmen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Innerhalb dieses Zeitraums müssen die Rechnungsdaten – zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung – jederzeit innerhalb von kurzer Zeit auffindbar, lesbar und auswertbar sein. Mehr zu den Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und anderen Belegen lesen Sie im Blogartikel Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – Fristen und Pflichten.

Elektronische Rechnungen per E-Mail – Welche Datenformate sind zulässig?

Gerade Umsteiger von der analogen auf die digitale Rechnungsstellung fragen sich häufig, welches Datenformat elektronische Rechnungen per E-Mail haben müssen.

Die Antwort: Es gibt gegenwärtig keine eindeutigen rechtlichen Vorgaben für das Datenformat einer elektronischen Rechnung.

Das deutsche Umsatzsteuergesetz (UStG) definiert eine elektronische Rechnung in 14 Abs. 1 lediglich als “eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird”.

In technischer Hinsicht ist jedoch zwischen strukturierten, unstrukturierten und hybriden Datenformaten zu unterscheiden.

Gängige Formate für elektronische Rechnungen

  • Strukturierte Datenformate: EDI oder XML (wie im Datenmodell XRechnung)
  • Unstrukturierte Datenformate: Rechnungen im tif-, jpg- oder pdf-Format (rein bildhaft)
  • Hybride Datenformate: ZUGFeRD, PDF/A3

Für die Rechnungsstellung an Unternehmen der Privatwirtschaft oder an Verbraucher spielt es bislang keine Rolle, welches Datenformat der Rechnungssteller wählt – solange die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der elektronischen Rechnung für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden können.

Besonderheiten für Auftragnehmer des Bundes

Für Unternehmen, die mit öffentlichen Stellen des Bundes zusammenarbeiten, gelten dagegen die Vorgaben der deutschen E-Rechnungsverordnung. Diese verpflichtet Auftragnehmer des Bundes zur elektronischen Rechnungsstellung und schränkt die zulässigen Rechnungsformate auf Datenaustauschformate ein, die der europäischen Norm EN 16931 “Elektronische Rechnungsstellung” entsprechen – wie zum Beispiel die Formate XRechnung und ZUGFeRD 2.0.1.

Die E-Rechnungsverordnung tritt gestaffelt in Kraft. Ab 27. November 2020 werden Lieferanten des Bundes bis auf wenige Ausnahmen grundsätzlich dazu verpflichtet sein, Rechnungen im vorgeschriebenen strukturierten Format zu stellen. Für die Bundesländer und Kommunen soll eine entsprechende Landesgesetzgebung folgen.

Europäische Vorgaben für elektronische Rechnungen

Die E-Rechnungsverordnung basiert auf dem deutschen E-Rechnungsgesetz, das wiederum die verbindlichen Vorgaben der europäischen Richtlinie 204/55/EU umsetzen soll. Dieser Richtlinie zufolge sind nur elektronische Rechnungsformate rechtlich zulässig, die ausschließlich aus strukturierten Rechnungsdaten (XRechnung) oder sowohl aus strukturierten Daten als auch aus einer Bilddatei bestehen (ZUGFeRD).

Eine Bilddatei, ein PDF ohne strukturierte Daten oder eine eingescannte Papierrechnung sind somit keine elektronischen Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie 204/55/EU.

Tipp: Bei E-Rechnungen gleich auf ein strukturiertes Datenformat setzen

Die EU-Richtlinie und das deutsche E-Rechnungsgesetz werden ihren Teil dazu beitragen, dass strukturierte Rechnungsformate auf Basis der europäischen Norm EN 16931 künftig auch in der Privatwirtschaft den elektronischen Rechnungsaustausch dominieren werden.

Hinzu kommt, dass sich relevante Kosteneinsparungen und Prozessoptimierungen erst durch eine ebenfalls digitale Rechnungseingangsverarbeitung erzielen lassen. Und diese erfordert ein einheitliches Austauschformat. Daher empfiehlt es sich für Unternehmer, beim Umstieg von der analogen Rechnungsstellung auf elektronische Rechnungen per E-Mail von Beginn an auf ein solches Format zu setzen.

Das hybride Format ZUGFeRD 2.0.1 bietet hier gegenüber dem Datenmodell XRechnung den Vorteil, dass es neben den strukturierten Daten immer auch eine Sichtkomponente (PDF) enthält. Dadurch sind Rechnungen im ZUGFeRD-Format für den Rechnungsempfänger sofort lesbar. Zugleich enthalten sie strukturierte Rechnungsdaten, die von der Finanzbuchhaltungssoftware unmittelbar digital verarbeitet werden können.


 
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