Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop

6 häufige Fehler beim Einsatz einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop

Für reibungslose Geschäftsprozesse benötigen Onlinehändler eine Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop. Beim Einsatz einer solchen Lösung ist einiges zu beachten. Dieser Beitrag erläutert, wie sich typische Fehler vermeiden lassen.

Eine Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop unterstützt Onlinehändler bei der Auftragsabwicklung. Bei der Einführung und beim Einsatz einer Shop-Schnittstelle kann es allerdings zu Problemen kommen, die häufig aus den folgenden Fehleinschätzungen resultieren:

  • Die Komplexität einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop wurde unterschätzt.
  • Vor der Anbindung von Warenwirtschaft und Onlineshop wurden keine Anforderungen festgelegt.
  • Die Artikeldaten wurden nicht für den Onlinehandel optimiert.
  • Es gibt kein Testsystem.
  • Bei der Anbindung von Warenwirtschaftssystem und Onlineshop wurde nicht an alle Prozesse gedacht.
  • Die Prozesse zwischen Warenwirtschaft und Shop wurden gar nicht automatisiert.

Dieser Blogbeitrag soll Ihnen dabei helfen, Fehler beim Einsatz einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaftssoftware und Onlineshop zu vermeiden.

Fehler #1: Die Komplexität einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop wurde unterschätzt.

Die Hersteller von Shop-Schnittstellen-Software werben gern damit, dass die Einrichtung ihrer Tools einfach funktioniert und eine Datenübertragung auf Knopfdruck ermöglicht. Dahinter steckt das Versprechen, technische Herausforderungen durch geeignete Software zu lösen. Dem ist zwar nicht grundsätzlich zu widersprechen – es ist aber nur die halbe Wahrheit.

Zu den technischen Herausforderungen kommen nämlich noch die fachlichen Herausforderungen hinzu. Hier geht es darum, die verschiedenen Prozesse und Datentransfers zwischen Warenwirtschaft und Onlineshop zu definieren.

Wichtige Fragen sind zum Beispiel:

  • Welches System (Onlineshop oder Warenwirtschaft) ist zu welchem Zeitpunkt das führende System für bestimmte Daten (Artikel-, Kunden- und Auftragsdaten)?
  • Welchen Bestellstatus soll der Kunde einsehen können, wenn die Bestellung in der Warenwirtschaft vorliegt, zur Lieferung bereit ist und in Rechnung gestellt wurde?
  • Wann und wie erfolgt eine Versandmeldung und wie wird diese ausgelöst?
  • Welche Informationen sind erforderlich, damit die Artikel im Onlineshop wie gewünscht präsentiert werden? Werden all diese Informationen auch in der Warenwirtschaft vorgehalten, insbesondere bei automatischer Datensynchronisation?
  • Zu welchem Zeitpunkt bietet sich der Lagerbestandsabgleich an, damit es nicht zu Überverkäufen kommen kann (mehr dazu: Tipps zum Synchronisieren von Lagerbeständen zwischen Online-Shop und Wawi)?

Schließlich geht es darum, sich Gedanken über die Anforderungen zu machen. Es muss klar sein, welche Daten in welche Richtung übertragen werden müssen und wodurch ein solcher Datentransfer ausgelöst wird. Das Ziel ist, den Grad der Automatisierung zu bestimmen – was sehr komplex sein kann.

Doch ist es immer ratsam, sämtliche Prozesse von vornherein zu automatisieren? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Langfristig ist eine vollständige Automatisierung wahrscheinlich sinnvoll. Kurzfristig wird dieses Ziel aber kaum zu erreichen sein, weil dafür wirklich jeder zu automatisierende Prozess bekannt und definiert sein müsste. Das ist aber gerade zum Start eines Onlineshop-Projekts weder möglich noch wirtschaftlich sinnvoll. Deshalb ist es zu empfehlen, die wichtigsten Prozesse möglichst früh zu automatisieren. Weniger wichtige Prozesse lassen sich später ergänzen.

Praxistipp:

Fahren Sie auf Sicht und nehmen Sie Automatisierungen schrittweise vor. Das reduziert die Komplexität erheblich. Zum Beispiel ist die Bestellabwicklung in der Warenwirtschaft meist wichtiger als automatisierte Retouren, die viel engmaschiger geplant werden müssen.

Fehler #2: Vor der Anbindung von Warenwirtschaft und Onlineshop wurden keine Anforderungen festgelegt.

Welche Anforderungen eine Shop-Schnittstelle erfüllen muss und welche Ziele mit ihr erreicht werden sollen, hängt immer vom eigenen Geschäftsmodell ab: Für das eine Unternehmen kann es besonders wichtig sein, dass die Lagerbestände im Shop ständig korrekt sind. Für andere Unternehmen ist es hingegen wichtiger, Aufträge sehr schnell und automatisch zu verarbeiten; der Lagerbestand ist hier nachrangig.

Um sich einen Überblick zu verschaffen, ist eine stichwortartige, formlose Aufstellung über die wichtigsten Datenabgleiche sinnvoll. Hierzu reicht es aus, jeden relevanten Datentransfer zwischen Warenwirtschaft und Webshop kurz zu beschreiben. Insgesamt sollte diese Aufstellung knapp gehalten werden und möglichst nicht mehr als eine Textseite umfassen.

Am besten unterteilen Sie die Aufstellung bereits in Muss-Anforderungen und Kann-Anforderungen (“nice-to-have”). So fällt es Ihnen viel leichter, Funktionen zu priorisieren und sich nicht zu verzetteln.

Praxistipp:

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Funktionen Sie für eine Shop-Schnittstelle tatsächlich benötigen, gehen Sie mithilfe einer Checkliste zum Finden der passenden ERP-Shop-Schnittstelle vor.  Dies erleichtert es Ihnen, Ihre Anforderungen in Muss- und Kann-Anforderungen zu gliedern und Shop-Schnittstellen verschiedener Anbieter zu vergleichen.

Fehler #3: Die Artikeldaten wurden nicht für den Onlinehandel optimiert.

In Ihrem Warenwirtschaftssystem sind jede Menge Artikeldaten gespeichert. Um sie auch im Online-Shop zu nutzen und doppelte Datenpflege zu vermeiden, müssen die Daten meistens noch optimiert werden. Grund hierfür ist, dass die Artikeldaten in der Warenwirtschaftssoftware ursprünglich nicht zur Produktpräsentation in einem Webhop, sondern in erster Linie zur korrekten Rechnungsstellung und zur Lagerhaltung angelegt worden sind.

Möchten Sie dieselben Daten nun auch zur Online-Produktpräsentation nutzen, müssen die dafür notwendigen Informationen ergänzt werden. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Beschreibungstexte (lange Beschreibung, kurze Beschreibung, Meta-Beschreibung)
  • Übersetzungen für Beschreibungstexte
  • Mehrere Bilder
  • Varianten (zur Auswahl von Größen, Farben usw.)
  • Produkteigenschaften (für die Filterung im Onlineshop)
  • Kategorisierungen
  • Mengen für die Grundpreisberechnung und Daten für andere rechtliche Anforderungen
  • Zubehör und Cross-Selling-Artikel

Nur wenn auch diese Informationen vorliegen, ist die Nutzung der Artikeldaten aus der Warenwirtschaft für den Online-Shop sinnvoll möglich. Aufgrund des damit verbundenen Pflegeaufwands entscheiden sich viele Unternehmen gegen eine vollständige Übermittlung von Artikeldaten aus dem Warenwirtschaftssystem an ihren Webshop.

Wer sich weniger Aufwand machen möchte, kann aber auch nur bestimmte Informationen aus der Warenwirtschaft an den Shop übermitteln. Dafür bieten sich Daten an, die sich häufiger ändern, wie zum Beispiel Lagerbestände und Preise. Alle weiteren Informationen zum Artikel können dann direkt im Onlineshop eingegeben werden. Dadurch lässt sich Zeit einsparen, die ansonsten beim Einpflegen diverser Artikelinformationen in der Warenwirtschaft sowie bei Einrichtung und Test der Schnittstelle eingeplant werden müsste. Wenn sich die übrigen Artikeldaten nicht besonders häufig ändern, kann dies ein guter Weg sein.

Praxistipp:

Falls Sie bereits einen umfangreichen Artikelstamm im Onlineshop angelegt haben, der nicht aus der Warenwirtschaft bestückt wird, sollten Sie Folgendes beachten: Prüfen Sie – bevor Sie eine automatische Datensynchronisation einrichten – sorgfältig, ob auch alle Informationen (Datenfelder) an der richtigen Stelle ankommen. Das können Sie zum Beispiel mit 20 ausgewählten Testartikeln machen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie die vorhandenen Artikeldaten im Shop versehentlich überschreiben.

Fehler #4: Es gibt kein Testsystem.

Bei komplexen Systemen lässt sich das Ausfallrisiko minimieren, indem man zusätzlich Testsysteme betreibt. Testsysteme sollten sowohl auf Seiten der Warenwirtschaft als auch auf Seiten des Online-Shops existieren. Sie erweisen sich insbesondere in den folgenden Situationen als überaus nützlich, um die Funktionsfähigkeit von Schnittstellen, Moudlen, Ansichten usw. zu überprüfen:

  • Nach Updates des Shopsystems oder der Warenwirtschaftssoftware
  • Bei größeren Änderungen in den Bestellprozessen
  • Zum Durchspielen von Testfällen, ohne dass dabei beispielsweise echte Zahlungen ausgelöst werden müssen
  • Zum Testen von Stammdatenänderungen wie dem Hinzufügen einer Fremdsprache oder einer neuen Kategoriestruktur
  • Zur Prüfung von Änderungen an Webadressen, bevor diese von der Suchmaschine indiziert werden

Eine gute Onlineshop-Schnittstelle unterstützt verschiedene Konfigurationen, so dass jederzeit ein Wechsel zwischen Test- und Produktivumgebung möglich ist.

Praxistipp:

Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Webagentur und stellen Sie sicher, dass die Nutzung eines Testsystems von vornherein eingeplant wird. Am besten ist es, wenn man mit wenigen Handgriffen aus dem Produktivsystem ein Testsystem erstellen kann. Das Gleiche gilt für die Warenwirtschaft. Dokumentieren Sie anhand einer Checkliste, welche Schritte notwendig sind, um aus der Kopie des Produktivsystems ein Testsystem zu machen.

Fehler #5: Bei der Anbindung von Warenwirtschaftssystem und Onlineshop wurde nicht an alle Prozesse gedacht.

Eine Shop-Schnittstelle soll Arbeitsprozesse automatisieren und sicherer machen. In den meisten Fällen genügt es dabei, die wichtigsten Fälle zu automatisieren und bestimmte andere Arbeiten nach wie vor manuell durchzuführen (wie zum Beispiel die Retourenabwicklung einschließlich Rückzahlung).

Allerdings ist es in jedem Fall wichtig, sich einen umfassenden Überblick über sämtliche Prozesse zu machen, die im Zusammenhang mit dem E-Commerce stehen. Nur dann kann man zuverlässig entscheiden, welche Abläufe automatisiert und welche manuell bedient werden sollten. Zu klären sind unter anderem folgende Punkte:

  • Bestellbestätigung, Auftragsbestätigung
  • Welche Schritte braucht es bis zur Rechnung?
  • Unterschiedliche Bearbeitungen bei verschiedenen Zahlungsarten
  • Vorkasse, besondere Zahlungsanbieter
  • Nutzung der Offene-Posten-Buchhaltung ohne Rechnungsnummer zum Zeitpunkt der Zahlung (z. B. bei Zahlungsanbietern)
  • Teil-Lieferungen
  • Retouren und Teil-Retouren
  • Ablauf von Rückzahlungen, auch von Teilbeträgen

Praxistipp:

Veranschaulichen Sie sich alle Prozesse in Form von Diagrammen und einfachen Beschreibungstexten. Das hilft Ihnen nicht nur bei der Entscheidung, welche Prozesse automatisiert werden können, sondern erleichtert Ihnen auch die Einarbeitung des Personals. Als weiterer positiver Nebeneffekt unterstützt dies auch Ihre Verfahrensdokumentation zur Buchhaltung und zum Datenschutz.

Fehler #6: Die Prozesse zwischen Warenwirtschaft und Shop wurden gar nicht automatisiert.

Es besteht wohl Einigkeit darüber, dass mangelnde Automatisierung in Zeiten voranschreitender Digitalisisierung ein Wettbewerbsnachteil ist. Daher ist es ein großer Fehler, sich gar nicht erst um die Automatisierung zu kümmern. Auch wenn Automatisierung zum Start eines Onlineshops vielleicht nicht der dringendste Punkt ist, ändert sich dies mit steigendem Bestellaufkommen schnell.

Praxistipp:

Denken Sie bei der Einführung einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop rechtzeitig auch an die Automatisierung, auch wenn Sie diese zu Anfang noch nicht nutzen. Sobald das E-Commerce-Geschäft einen größeren Anteil einnimmt, wird die Automatisierung umso wichtiger. Auch kann es zu einem plötzlichen Anstieg des Bestellaufkommens kommen – etwa aufgrund eines Medienbeitrags (wie einer TV-Ausstrahlung) oder einer ungeplanten wirtschaftlichen Lage (wie es zum Beispiel bestimmte Branchen im Zuge der Coronavirus-Pandemie erfahren durften). Unternehmen, die dafür gut gerüstet sind, haben deutliche Wettbewerbsvorteile.


 

Fazit

Es gibt viele Fehler, die auf dem Weg zu einer funktionierenden Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop gemacht werden können. Dieser Artikel sollte Ihnen einen Überblick über die häufigsten Schwierigkeiten geben. Die Kernbotschaft aber lautet: Beherrschen Sie die Komplexität, indem Sie sich über die Anforderungen und Prozesse Klarheit verschaffen. Dann sind Sie bereits gut für das Projekt Shop-Schnittstelle gerüstet.
 
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Daniel Peters
Autor dieses Beitrags
Daniel Peters ist selbstständiger Software-Entwickler aus Hamburg. Er ist spezialisiert auf E-Commerce-Schnittstellen und entwickelt Software zum Verbinden von Warenwirtschaftssystemen mit Onlineshops und Marktplätzen. Zudem berät er Onlinehändler, E-Commerce-Agenturen und Softwarehersteller bei der Implementierung von Schnittstellensoftware im E-Commerce-Umfeld. [danielpeters.eu]

Bildquellen: Patrick Daxenbichler – stock.adobe.com (Beitragsbild oben), Daniel Peters (Porträt)

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