Versteckte ERP-Kosten: Worauf KMU bei der Systemeinführung achten sollten

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) setzen ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) ein, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten und wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Vorteile eines gut implementierten ERP-Systems sind unbestritten. Dennoch bergen solche Projekte oft versteckte Kosten, die das Budget sprengen und den Erfolg gefährden können. Dieser Blogbeitrag beleuchtet die häufigsten Kostenfallen und gibt KMU Tipps, wie sich diese vermeiden lassen.

Bei der Planung eines ERP-Projekts haben KMU in der Regel die offensichtlichen Kosten im Blick: Lizenzgebühren, Hardwareanschaffungen und die grundlegende Implementierung. Doch oft sind es die versteckten Kosten, die das Budget erheblich belasten. Diese können sich über die gesamte Lebensdauer des Systems erstrecken und ein Vielfaches der ursprünglichen Investition ausmachen.

Versteckte ERP-Kosten durch Anpassungen und Individualisierungen

Eines der größten Kostenrisiken liegt in der Anpassung des ERP-Systems an die spezifischen Unternehmensprozesse. Viele KMU unterschätzen den Aufwand und die damit verbundenen Kosten, wenn Standardsoftware an individuelle Anforderungen angepasst werden soll. Jede zusätzliche Individualisierung erhöht nicht nur die Entwicklungskosten, sondern verlängert auch die Implementierungszeit.

Tipp: Prüfen Sie sorgfältig, welche Anpassungen wirklich notwendig sind. Häufig ist es kostengünstiger, bestehende Prozesse an die Standardfunktionen der Software anzupassen, anstatt umfangreiche Modifikationen vornehmen zu lassen.

Schulungen und Change Management

Ein häufig unterschätzter Kostenfaktor ist der Aufwand für Schulungen und Change Management. Die beste Software nützt wenig, wenn die Mitarbeitenden nicht wissen, wie sie damit umgehen sollen. ERP-Schulungen verursachen zwar Kosten, doch diese sind in der Regel überschaubar und zudem insbesondere bei komplexeren Systemen unverzichtbar.

Tipp: Planen Sie von Anfang an ein realistisches Budget für Schulungen ein. Ein solides Change Management unterstützt die Akzeptanz des neuen Systems und minimiert Produktivitätseinbußen während der Umstellung.

Datenmigration und Systemintegration

Die Übernahme bestehender Daten und die Integration des ERP-Systems mit anderen Softwarelösungen gestalten sich oft komplexer als erwartet. Fehlerhafte oder unstrukturierte Daten können den Migrationsprozess erheblich verzögern und zusätzliche Kosten verursachen.

Tipp: Bereiten Sie Ihre Daten sorgfältig vor, bevor Sie mit der Migration beginnen. Prüfen Sie frühzeitig die Kompatibilität mit bestehenden Systemen und stellen Sie sicher, dass genügend Ressourcen für die Integration eingeplant sind.

Zusätzliche ERP-Kosten durch Wartung und Support

Nach der Einführung eines ERP-Systems können laufende Gebühren für Wartung, Updates und Support anfallen. Diese versteckten ERP-Kosten werden in der initialen Budgetplanung oft unterschätzt, können aber je nach System und Vertrag beträchtlich sein.

Tipp: Berücksichtigen Sie bei der Auswahl des ERP-Anbieters nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die langfristigen Wartungs- und Supportkosten. Nehmen Sie das Supportmodell des ausgewählten Lösungsanbieters daher genau unter die Lupe.

Produktivitätseinbußen während der ERP-Einführung

In der Einführungsphase eines ERP-Systems sind temporäre Produktivitätseinbußen unvermeidlich. Mitarbeitende müssen sich an neue Prozesse gewöhnen, was zu Verzögerungen und Fehlern führen kann. Diese versteckten ERP-Kosten werden oft übersehen, können aber erhebliche Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis haben.

Tipp: Planen Sie die Einführung sorgfältig und führen Sie diese gegebenenfalls schrittweise nach Abteilungen oder Modulen durch. Stellen Sie sicher, dass ausreichend geschultes Personal vorhanden ist, um bei Problemen zu unterstützen.

Unvorhergesehene technische Herausforderungen

Trotz gründlicher Planung können technische Probleme auftreten, die zusätzliche Ressourcen erfordern. Dazu zählen Kompatibilitätsprobleme mit bestehender Hardware, Performanceprobleme oder Sicherheitslücken.

Tipp: Führen Sie vor der vollständigen Einführung einen Pilottest durch. Planen Sie ein Budget für unvorhergesehene technische Herausforderungen ein und stellen Sie sicher, dass Ihr IT-Team oder externe Berater schnell reagieren können.

Fazit: Vorausschauende Planung als Schlüssel zum Erfolg

ERP-Projekte bieten KMU große Chancen, bergen aber auch finanzielle Risiken. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer vorausschauenden und realistischen Planung, die alle potenziellen Kostentreiber berücksichtigt.

Durch eine sorgfältige Analyse der Unternehmensprozesse, eine kritische Prüfung der Anpassungswünsche und eine realistische Einschätzung des Aufwands für das Change Management können viele versteckte Kosten vermieden oder zumindest reduziert werden.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Auswahl des geeigneten ERP-Systems und -Partners. Eine Lösung, die gut zu Ihren Geschäftsprozessen passt und wenig Anpassungen erfordert, kann langfristig Kosten sparen. Binden Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess ein, um die Akzeptanz zu fördern und Widerstände abzubauen.

Ein ERP-Projekt ist eine strategische Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Mit einem klaren Bewusstsein für mögliche Kostenfallen und einer sorgfältigen Planung können KMU die Vorteile eines ERP-Systems voll ausschöpfen – ohne von unerwarteten Kosten überrascht zu werden. Der Weg ist steinig, aber das Ziel – ein effizienteres und wettbewerbsfähigeres Unternehmen – ist die Mühe wert.

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