Warenwirtschaft für Onlineshops

Welche Vorteile eine Warenwirtschaft für Onlineshops bietet

Mit steigendem Umsatz vergrößert sich auch der manuelle Aufwand für Onlineshop-Betreiber – erst recht, wenn weitere Verkaufskanäle (Multi-Channel) bedient werden. Mit einem Warenwirtschaftssystem lässt sich die Auftragsabwicklung zentralisieren und optimieren. Dieser Beitrag erläutert, wie Shopbetreiber vom Einsatz einer Warenwirtschaftssoftware für Onlineshops profitieren.

Viele Onlinehändler verkaufen ihre Waren nicht nur über ihren Onlineshop, sondern auch über Marktplätze wie Ebay oder Amazon. Und nicht wenige betreiben zusätzlich ein stationäres Ladengeschäft. Um hier den Überblick zu behalten und möglichst geringen händischen Aufwand zu haben, ist es wichtig, die Auftragsabwicklung zu zentralisieren. Dazu ist eine Warenwirtschaft für Onlineshops bestens geeignet.

Warum es ohne zentrale Auftragsabwicklung nicht geht

Wer kein zentrales System zur Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft einsetzt, muss mit erheblichen Problemen rechnen: Es werden keine fortlaufenden Rechnungsnummern in den Verkaufskanälen erzeugt, die Bestände sind nicht aktuell, und es kann sogar zu Fehlbeständen im Lager kommen. Dies hinterlässt in der Kommunikation mit den Kunden ein uneinheitliches Bild und wirkt unprofessionell. Darüber hinaus sind die Prozesse für jeden Verkaufskanal unterschiedlich und damit in der Regel viel zu aufwendig in der Handhabung.

Eine Warenwirtschaftssoftware bildet neben den Online-Verkaufskanälen auch die Auftragsabwicklungsprozesse im Direktvertrieb und, falls vorhanden, im Ladengeschäft ab. In aller Regel erreicht man so eine bessere Effizienz, da man weniger Daten redundant pflegen muss.

Neben den bereits genannten Punkten gibt es weitere Argumente, die für eine zentrale Auftragsabwicklung und den Einsatz einer Warenwirtschaftssoftware sprechen.

Mit einer Warenwirtschaft für Onlineshops mehrere Verkaufskanäle abdecken und Markplätze einbinden

Eines der Hauptargumente für den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems ist die zentrale Datenhaltung. Diese ist dringend zu empfehlen, sobald Unternehmen ihre Waren über mehrere Kanäle im sogenannten Multi-Channel-Vertrieb verkaufen. In der Praxis lässt sich grob zwischen den folgenden Channels unterscheiden:

  • Direktvertrieb (Telefon, Außendienst)
  • Filiale/Ladengeschäft
  • Eigener Onlineshop
  • Marktplatz (wie Ebay, Amazon usw.)

Wer eine Warenwirtschaftssoftware einsetzt, hat es zudem später auch leichter, einen weiteren Verkaufskanal in sein Vertriebskonzept einzubinden.

Einheitliche Produktdaten für Direktvertrieb, Onlineshop und Marktplätze

Ohne eine zentrale Datenhaltung müssen die Produktdaten für jeden Verkaufskanal separat bereitgestellt (eingegeben) werden. Dies kann äußerst mühsam sein. Aber, selbst wenn man diesen Aufwand auf sich nimmt: Spätestens bei sehr variablen Produktdaten überschreitet man schnell die Grenze zur Unwirtschaftlichkeit.

Beim Einsatz einer Warenwirtschaft für Onlineshops lassen sich dagegen viele Produktdaten automatisch synchronisieren und zentral verwalten. Das gilt typischerweise für die folgenden Daten:

  • Artikelnummer
  • Bezeichnung
  • Texte
  • Übersetzungen
  • Bilder
  • Preise (mit Staffeln)
  • Kategorie-Zuordnungen

Und je nach Onlineshop-System auch:

  • Varianten (wie Größen, Farben)
  • Ressourcen (Downloads)
  • Cross-Selling-Artikel-Zuordnungen
  • Filterbare Eigenschaften

Zentrale Bestellabwicklung (Fulfillment)

Im Warenwirtschaftssystem werden sämtliche Aufträge aus allen Verkaufskanälen gesammelt, um sie zentral abzuwickeln.

Beim Einsatz einer Warenwirtschaft braucht nicht jeder Verkaufskanal einzeln betreut zu werden. Die zentrale Bestellabwicklung beschleunigt und vereinfacht die Prozesse, weil die Mitarbeiter nicht mehr verschiedene Anwendungen parallel bedienen müssen. Das bedeutet auch geringeren Schulungs- und Personalbedarf.

Ein Warenwirtschaftssystem versetzt die Benutzer außerdem in die Lage, die Verfügbarkeit von bestellten Produkten unter Berücksichtigung von Reservierungen zu prüfen. So wird nicht mehr Ware ausgeliefert, als tatsächlich verfügbar ist. Dies minimiert das Risiko von Überverkäufen.

In der Buchhaltung ist es wichtig, Rechnungen mit fortlaufenden Nummern zu versehen. Dies ist nur dann möglich, wenn sie zentral erstellt werden.

Für die Bestellabwicklung braucht es im Versandhandel schließlich noch den Versand. Die Übergabe der Adressdaten an Paketdienste oder Speditionen ist in vielen Warenwirtschaftslösungen bereits eingebaut. Paketaufkleber können dann sofort gedruckt und Retouren verwaltet werden.

Lagerbestände Shop- und Plattform-übergreifend im Warenwirtschaftssystem synchronisieren

Der Lagerbestand zählt wohl zu den Daten, die sich bei bestandsgeführter Ware am häufigsten ändern. Diese Änderungen über verschiedene Verkaufskanäle hinweg laufend zu synchronisieren, ist manuell kaum zu bewältigen.

Da in der Warenwirtschaft alle Aufträge “zusammenlaufen”, zählt das System den Lagerbestand stets mit. Dadurch ist in der Warenwirtschaftssoftware der verfügbare Bestand vorhanden und kann an die Onlineshops und Marktplätze ausgespielt werden.

Dies verringert das Risiko von Überverkäufen oder verpassten Umsätzen aufgrund von vermeintlich ausverkauften Produkten, die tatsächlich aber noch verfügbar sind.

Wareneinkauf für alle Verkaufskanäle konsolidieren

Wenn bereits alle Verkäufe im Warenwirtschaftssystem erfasst sind, lassen sich auch Einkäufe darüber steuern. Das System kennt den Bedarf, möglicherweise auch Schwellenwerte wie die Mindestbestände – und kann daraufhin Bestellvorschläge machen. Man bekommt Unterstützung beim zentralen Wareneinkauf durch die zentrale Datenhaltung sozusagen geschenkt und spart zusätzlich Zeit in der Beschaffung.

Einbindung von Finanzbuchhaltung und Steuerberater in die Warenwirtschaft für Onlineshops

Um den Prozess abzurunden, können Warenwirtschaftssysteme in der Regel Software zur Finanzbuchhaltung einbinden. Daraus ergeben sich zwei wesentliche Vorteile:

  1. Für Verkaufsrechnungen und Gutschriften (Retouren) lassen sich automatisch Buchungen erzeugen.
  2. Bestellungen mit offenen Zahlungen (insbesondere Vorkasse) behält man mit einer Offene-Posten-Verwaltung übersichtlich im Blick und kann sie nach dem Zahlungseingang für den Versand freigeben.

Auswertungen und Statistiken

Zu einer Multi-Channel-Lösung gehört natürlich auch das Thema Auswertungen. Shop-Systeme und Marktplätze bieten hierfür zwar eigene Funktionen. Richtig interessant werden Auswertungen und Statistiken aber erst dann, wenn sie über die verschiedenen Verkaufskanäle zusammengefasst werden können. Mit einer Warenwirtschaft für Onlineshops ist das möglich. Beispielsweise lässt sich kinderleicht eine Übersicht über alle Verkäufe anzeigen. Ebenso einfach ist es möglich, Einkäufe zu planen oder die Umsätze der Absatzkanäle miteinander zu vergleichen. Solche vorbereiteten Berichte kann man dann auf Knopfdruck immer wieder mit stets aktuellen Daten erstellen.
 

3 Tipps, worauf Sie bei der Auswahl einer Warenwirtschaft für Onlineshops besonders achten sollten

Zu guter Letzt kommt es natürlich auf die jeweilige Warenwirtschaft und die Funktionsvielfalt an, damit sie ideal für den Multi-Channel-Betrieb ist. Hierbei spielen Schnittstellen eine wichtige Rolle. Nur mithilfe von Schnittstellen lässt sich nämlich das Potenzial in Verbindung mit verschiedenen Verkaufskanälen optimal nutzen.

  • Achten Sie bei der Warenwirtschaftslösung – neben fest integrierten Schnittstellen zu bestimmten Onlineshops und Markplätzen – deshalb unbedingt auf allgemeine Schnittstellen. Diese können in Form von Import- und Export-Schnittstellen oder einer programmierbaren Schnittstelle (API) vorhanden sein, mit der sich auch komplexe Vorhaben umsetzen lassen.
  • Achten Sie deshalb darauf, dass auch programmierbare API-Schnittstellen angeboten werden. Nur so können beliebige Automatisierungen nach den eigenen Wünschen realisiert und auch eher exotische Verkaufskanäle bedient werden. Programmierbare Schnittstellen bringen Zukunftssicherheit.
  • Schauen Sie darüber hinaus auf die Funktionen der Warenwirtschaft. Diese müssen zu den Anforderungen im Onlinehandel passen. Beispielsweise sollte es möglich sein, Paketdienste und Speditionen einzubinden sowie Artikelbilder im System zu hinterlegen.


 

Fazit

Sobald eine Warenwirtschaftssoftware im Einsatz ist, lösen sich viele Probleme praktisch von selbst. Das liegt vor allem daran, dass Warenwirtschaftssysteme auf den Ein- und Verkauf und die Lagerhaltung spezialisiert sind. Ein Onlineshop oder ein Marktplatz stellt für sie – technisch betrachtet – lediglich einen weiteren Verkaufskanal dar.

Nicht immer werden jedoch alle gewünschten Verkaufskanäle im Warenwirtschaftssystem “ab Werk” eingebunden sein. Daher sollten Sie auf allgemein nutzbare und programmierbare Schnittstellen achten, mit denen sich weitere Verkaufskanäle später flexibel hinzufügen lassen.

Bessere Auswertungsmöglichkeiten und verbesserte Abläufe in der Buchhaltung sind weitere Vorzüge des Einsatzes einer Warenwirtschaftssoftware.
 
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Daniel Peters
Autor dieses Beitrags
Daniel Peters ist selbstständiger Software-Entwickler aus Hamburg. Er ist spezialisiert auf E-Commerce-Schnittstellen und entwickelt Software zum Verbinden von Warenwirtschaftssystemen mit Onlineshops und Marktplätzen. Zudem berät er Onlinehändler, E-Commerce-Agenturen und Softwarehersteller bei der Implementierung von Schnittstellensoftware im E-Commerce-Umfeld. [danielpeters.eu]

Bildquellen: William W. Potter – stock.adobe.com (Beitragsbild oben), Daniel Peters (Porträt)