Bis zu 3.000 Euro steuerfrei und abgabenfrei: Was Arbeitgeber über die Inflationsprämie wissen müssen

 
Die Inflationsausgleichsprämie zielt darauf ab, Bürgerinnen und Bürger angesichts steigender Verbraucherpreise zu entlasten. Im Gegensatz zur Energiepreispauschale erfolgt die Finanzierung dieser Prämie ausschließlich durch die Arbeitgeber, ohne staatliche Zuschüsse. In den folgenden FAQs fassen wir die essenziellen Informationen zur Inflationsprämie zusammen, die Arbeitgeber kennen sollten. Die Relevanz dieses Themas erstreckt sich auch über das Jahr 2023 hinaus.

Durch das dritte Entlastungspaket im September 2022 hat der Gesetzgeber die Inflationsausgleichsprämie eingeführt. Die Grundlage für diese Prämie ist das “Gesetz zur temporären Senkung des Umsatzsteuersatzes auf Gaslieferungen über das Erdgasnetz”, das am 1. Oktober 2022 in Kraft trat. Arbeitgeber können ihren Beschäftigten im Begünstigungszeitraum vom 26. Oktober 2022 bis 31. Dezember 2024 insgesamt bis zu 3.000 Euro steuerfrei und sozialversicherungsfrei auszahlen. Hier die wichtigsten Fragen und Antworten zur Inflationsprämie.

Sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die Inflationsausgleichsprämie zu zahlen?

Die Inflationsausgleichsprämie ist eine freiwillige Zuwendung des Arbeitgebers an seine Beschäftigten. Daher besteht keine Verpflichtung zur Auszahlung dieser Prämie, und der Arbeitnehmer hat keinerlei rechtlichen Anspruch darauf. Diese Regelung soll Unternehmen schützen, die aufgrund steigender Preise erhebliche wirtschaftliche Einschränkungen erfahren oder noch mit den Folgen der Corona-Pandemie zu kämpfen haben.

Dürfen Sie auch weniger als 3.000 Euro Inflationsausgleichsprämie auszahlen?

Ja, als Arbeitgeber dürfen Sie die Höhe der Zahlung selbst bestimmen. Sie sind nicht dazu verpflichtet, den maximalen Betrag von 3.000 Euro auszuzahlen; auch eine geringere Summe ist möglich.

Welche Voraussetzungen müssen zur Steuerbefreiung und Sozialversicherungsfreiheit der Inflationsprämie erfüllt sein?

Der Gesetzgeber hat einen neuen Abschnitt in das Einkommensteuergesetz (EStG) aufgenommen, der die Bedingungen für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der Inflationsausgleichsprämie regelt. Die entsprechende Regelung findet sich in § 3 Nr. 11c Einkommensteuergesetz. Danach ist es vorgeschrieben, dass der Arbeitgeber die Zahlung “zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn” leistet. Dies bedeutet, dass beispielsweise ein bereits bestehendes Bruttoeinkommen nicht umgewandelt werden darf. Die Inflationsprämie soll keinen Lohn ersetzen, sondern zusätzlich zum regulären Verdienst gezahlt werden. Zudem muss auf der Überweisung oder der Verdienstabrechnung deutlich erkennbar sein, dass es sich um einen Ausgleich für die Preissteigerungen handelt.

Ist eine Umwandlung anderer Entgeltbestandteile erlaubt?

Die Umwandlung anderer Entgeltzahlungen ist grundsätzlich nicht zulässig. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um vertraglich vereinbartes Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder eine Gewinnbeteiligung oder sonstige Boni beim Einkommen handelt.

Hinweis: Achtung bei Zahlungen, die nicht vertraglich geregelt sind. Sind Ihre Arbeitnehmer länger im Betrieb und haben regelmäßig ein 13. Monatsgehalt, Weihnachts- oder Urlaubsgeld erhalten, entsteht eine sogenannte betriebliche Übung. In diesem Fall haben Ihre Arbeitnehmer einen rechtlichen Anspruch auf die Auszahlung dieser Leistungen. Diese sind somit auch nicht durch die Inflationsprämie zu ersetzen. Auch eine steuerfreie Auszahlung bereits geleisteter Überstunden oder nicht genommener Urlaubstage ist ausdrücklich nicht erlaubt.
 

Kann die Auszahlung der Inflationsprämie auch in Teilbeträgen erfolgen?

Als Arbeitgeber dürfen Sie die Inflationsausgleichsprämie von bis zu 3.000 Euro sowohl als Einmalbetrag als auch in gleichbleibenden oder variierenden Teilbeträgen auszahlen – beispielsweise in Höhe von 50 Euro oder 100 Euro monatlich.

Die Entscheidung, ob Sie die Zahlung als Einmalbetrag oder als monatliche Zahlung gewähren, liegt ganz bei Ihnen. Wichtig: Bei einer Auszahlung in Teilbeträgen sollten Sie die Obergrenze von 3.000 Euro im Auge behalten. Eine Überschreitung dieser Grenze könnte bei einer Lohnsteuerprüfung durch das Finanzamt oder einer Sozialversicherungsprüfung unangenehme Konsequenzen haben. In diesem Fall müssten die Beträge im Nachhinein versteuert und verbeitragt werden.

Dürfen Sie als Arbeitgeber die Inflationsprämie an alle Mitarbeitenden auszahlen?

Ja, die Prämie zum Inflationsausgleich darf an alle Mitarbeitenden ausgezahlt werden. Neben den Vollzeitbeschäftigten kann der Arbeitgeber den Inflationsbonus also auch an folgende Arbeitnehmergruppen in voller Höhe auszahlen:

• Geringfügig Beschäftigte (Minijobber)
• Teilzeitangestellte
• Werkstudenten
• Auszubildende
• Kurzfristig Beschäftigte

Ist es zulässig, die Inflationsausgleichsprämie nur besonders engagierten Mitarbeitenden zu zahlen?

Es ist nicht gestattet, nur einige besonders engagierte Mitarbeiter im Team mit der Inflationsprämie zu belohnen, während alle anderen keine steuerfreien Sonderzahlungen erhalten. Eine derartige Unterscheidung nach dem Kriterium “Leistung” widerspricht dem Gleichbehandlungsgrundsatz, der bei der Auszahlung der Inflationsprämie gilt. Es gibt jedoch alternative Ansätze, um differenzierte Auszahlungen vorzunehmen.

Welche Möglichkeiten gibt es, die 3.000 Euro der Inflationsprämie zu staffeln?

Als Arbeitgeber dürfen Sie den Auszahlungsbetrag beispielsweise nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit staffeln:

Auf die oben gezeigte Weise kann der Arbeitgeber die Auszahlung der Inflationsprämie beispielsweise staffeln, ohne den Gleichbehandlungsgrundsatz zu verletzen. Ebenfalls erlaubt ist, die Inflationsausgleichsprämie nach dem Umfang der Arbeitszeit zu staffeln: Vollzeitmitarbeiter bekommen in diesem Fall zum Beispiel die vollen 3.000 Euro ausgezahlt – Teilzeitangestellte oder Minijobber hingegen erhalten die steuerfreie Zahlung anteilig, anhängig von der vereinbarten Arbeitszeit. Es gibt somit einige legale und faire Gestaltungsmöglichkeiten, mit denen Sie als Arbeitgeber den Gleichbehandlungsgrundsatz einhalten und sich rechtlich unangreifbar machen.

In welcher Form können Sie die Inflationsausgleichsprämie gewähren?

Die unkomplizierteste und häufig bevorzugte Methode ist die Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie in Form von Geld – entweder im Rahmen der Lohnabrechnung oder als direkte Überweisung an die Beschäftigten.

Eine Verpflichtung, wonach die Auszahlung über die Lohnabrechnung abzuwickeln sei, gibt es im Zusammenhang mit der Inflationsprämie nicht. Somit besteht auch die Möglichkeit, die Inflationsprämie in Sachbezüge umzuwandeln, wie zum Beispiel Tankgutscheine, Warengutscheine oder Kantinengutscheine. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass entsprechende Sachleistungen nicht bereits zuvor gewährt wurden.

Worauf müssen Sie bei der Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie noch achten?

Viele Unternehmen geben ihren Mitarbeitenden Tankgutscheine in Höhe von 50 Euro monatlich aus. Wird diese Art der Sachbezüge bereits seit längerer Zeit genutzt, darf die Inflationsausgleichsprämie nicht in eine Sachleistung dieser Art umgewandelt werden, da dabei der Grundsatz der “zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn” ausgezahlten Leistung verletzt würde.

Bisher war die Grenze für steuer- und sozialversicherungsfreie Sachleistungen monatlich auf 50 Euro festgelegt. Diese Freigrenze wird vorübergehend ausgesetzt: Bis zum 31. Dezember 2024 besteht die Möglichkeit, zusätzliche Gutscheine im Gesamtwert von bis zu 3.000 Euro auszugeben.

Welche Vorteile hat die Auszahlung der Inflationsprämie für Sie als Arbeitgeber?

Arbeitgeber, die ihre Mitarbeitenden durch die Zahlung einer Inflationsausgleichsprämie unterstützen, senden ein positives Signal an ihre Belegschaft. Dies kann die Mitarbeiterbindung stärken. Gleichzeitig können Arbeitgeber, die derzeit selbst unter den anhaltenden Teuerungsraten leiden, durch die Zahlung des steuerfreien Inflationsausgleichs eine anstehende dauerhafte Lohnerhöhung möglicherweise auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.

Bei der Inflationsprämie entfällt zudem der rund 20-prozentige Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Zahlt der Arbeitgeber die Prämie in voller Höhe von 3.000 Euro aus, beläuft sich die Ersparnis auf rund 600 Euro. Somit können Sie gleich mehrfach von der Gewährung der Sonderzahlung profitieren – und keineswegs nur Ihre Arbeitnehmer.

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