Whitepaper: Auswahl von Warenwirtschaftssoftware

Warenwirtschaftssysteme gibt es viele auf dem Markt – doch welche Software passt am besten zu den eigenen Anforderungen? Ein kostenlos erhältliches Whitepaper nennt wichtige Kriterien und gibt Tipps zur Auswahl der richtigen Warenwirtschaftssoftware.

In zahlreichen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) laufen die Prozesse im Bereich der Warenwirtschaft nicht so rund, wie sie müssten. Hauptgrund hierfür ist fehlende Softwareunterstützung. Häufig liegen zum Beispiel keine aktuellen Informationen über die Lagerbestände vor. Zudem kommt es aufgrund von Mehrfacherfassungen immer wieder zu inkonsistenten Daten. Und die Mitarbeiter außerhalb des Büros sind gar nicht erst an die Systeme angebunden. Mangelnde Transparenz über den Status von Aufträgen sowie Fehler sind die Folgen. Viele Firmen möchten die Probleme angehen und stehen damit vor einer anspruchsvollen Aufgabe: der Auswahl von Warenwirtschaftssoftware. Ziel ist es, eine Software zu finden, die nicht nur die aktuellen Probleme löst, sondern auch zukunftsfähig, also skalierbar und erweiterbar ist.

Ein Whitepaper von HS – Hamburger Software erläutert, wie man bei der Auswahl von Warenwirtschaftssoftware am besten vorgeht.

Rahmenbedingungen abstecken

Bevor man ein Warenwirtschaftssystem auswählen kann, ist es wichtig, die Rahmenbedingungen des Softwareeinsatzes zu klären. Dabei sind laut Whitepaper unter anderem die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

Gegenwärtige Schwachstellen und Probleme in den Prozessen
Bisheriger Grad der Digitalisierung im Betrieb
Aktuelle IT-Landschaft
Netzabdeckung und Internet-Bandbreite am Standort
Grundsatzentscheidung: Cloud versus lokale Software-Installation

Kriterien für die Auswahl von Warenwirtschaftssoftware definieren

Im nächsten Schritt geht es darum, einen Kriterienkatalog für die Auswahl einer Warenwirtschaftssoftware zu erstellen, schreiben die Whitepaper-Autoren. Mögliche Kriterien sind zum Beispiel:

Compliance: Erfüllt das Warenwirtschaftssystem die rechtlichen Anforderungen, etwa von DSGVO und GoBD?
Schnittstellen: Wie offen ist die Warenwirtschaftssoftware für die Verknüpfung mit anderen internen und externen Anwendungen, beispielsweise von Lieferanten und Logistikpartnern?
Zuverlässigkeit des Software-Dienstleisters: Wie vertrauenswürdig sind der Hersteller und seine Implementierungspartner?

Warenwirtschaftssystem auswählen

Nachdem die prozessualen Schwachstellen ermittelt, die Ziele definiert und die Anforderungen an die Warenwirtschaftssoftware (Lastenheft) festgelegt worden sind, geht es an die Auswahl einer Lösung. Das Whitepaper nennt die acht wesentlichen Schritte und gibt darüber hinaus Tipps zur Vorgehensweise. Beispielsweise empfehlen die Autoren möglichst frühzeitig die Mitarbeiter, die mit der neuen Lösung arbeiten werden, in den Prozess einzubeziehen. Wenn sich dann noch die Mitarbeiter des Softwareunternehmens als fähige Berater und Prozessoptimierer erweisen, stehe einem erfolgreichen Digitalisierungsprojekt nichts mehr im Wege.