ZUGFeRD 2.1 E-Rechnung

ZUGFeRD 2.1 ist die E-Rechnung der Zukunft

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung wird sich in den kommenden Jahren durchsetzen. Mit XRechnung und ZUGFeRD 2.1 stehen hierfür zwei strukturierte Rechnungsformate zur Verfügung, die beide die europäische Rechnungsstellungsnorm EN 16931 erfüllen. Unsere Autorin erläutert die Unterschiede und erklärt, weshalb ZUGFeRD 2.1 die nutzerfreundlichere Variante ist.

Es war einmal: die Papierrechnung. Zum Glück stirbt sie aus. Wie einst die Eisenbahn die Postkutsche ersetzte und die E-Mail den Brief, so ersetzt heute die E-Rechnung ihren papiernen Vorläufer. Unternehmen stellen auf digitale Buchführung um. Sie vernetzen ihre Abläufe und Informationen durch ERP-Systeme. Das öffnet das Tor zu Automatisierung und höherer Effizienz. So lassen sich zum Beispiel durch eine elektronische Rechnungseingangsverarbeitung Zeit, Geld und Arbeitskraft sparen – insbesondere dann, wenn ein strukturiertes, einheitliches Rechnungsformat verwendet wird. Hier konkurrieren gegenwärtig zwei Formate um die Vorherrschaft bei der elektronischen Rechnungsstellung: das reine XML-Format XRechnung und das hybride Standardformat ZUGFeRD 2.1. Schauen wir uns beide einmal genauer an – doch zuvor ein paar Grundlageninformationen zum Thema E-Rechnung.

Die Rechnung ist der zentrale Beleg

Im Zentrum des Belegwesens stand immer und steht noch heute: die Rechnung. Sie wird heute, wie so vieles andere, digital erstellt. Wie? Indem Ihr System aus strukturierten Daten eine digitale Rechnung macht. Die wird als PDF versendet. Das System des Empfängers liest sie per OCR aus und setzt die Rechnungsdaten in eine Buchungsmaske ein. Dabei können Fehler passieren: Die optische Erkennung verwechselt schon mal ein großes “I” mit einer 1. Jedes OCR-Ergebnis muss manuell überprüft und nachbearbeitet werden.

Notwendigkeit strukturierter Rechnungsdaten

Geht’s noch? Warum strukturierte Daten in ein unstrukturiertes PDF überführen, das dann mühsam wieder in strukturierte Daten zurückverwandelt werden muss? Wie unlogisch. Warum nicht gleich strukturierte Daten austauschen?

Was sind strukturierte Rechnungsdaten?

Strukturierten Rechnungsdaten liegt ein semantisches Datenmodell zugrunde. Das bedeutet, dass die einzelnen Datenelemente einer strengen logischen Ordnung folgen. Die dadurch geschaffene inhaltliche Eindeutigkeit der Datenelemente (z.B. zu Anordnung, Typ und Struktur) ist die Voraussetzung dafür, dass die Daten automatisch verarbeitet werden können. Neben den Datentypen der Datenelemente sind weiterhin auch ihre Abfolge, ihre erlaubte minimale oder maximale Anzahl und Klassifizierungen geregelt, beispielsweise über Schlüsselverzeichnisse. Zur Darstellung von strukturierten Rechnungsdaten gibt es eine Vielzahl an Formaten. Das XML-Format hat sich unter anderem auch wegen seiner maschinellen Lesbarkeit bewährt.

Quelle: Die elektronische Rechnung. Hinweise für kleine und mittlere Unternehmen. AWV Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung e.V., S. 4

Notwendigkeit eines Standards

Da gibt es nur ein Problem: Sender und Empfänger können nicht einfach freihändig ihre Rechnungsdaten austauschen, weil diese Daten jeweils anders strukturiert sind. Außerdem stellen Finanzbehörden Anforderungen an jede Rechnung. Nicht nur national, auch international. Hinzu kommen Verfahrenskonstrukte wie Reverse Charge. Und dann muss eine Rechnung auch fälschungssicher sein.

Möchte man also einen reibungslosen Austausch fälschungssicherer, strukturierter, rechtskonformer, elektronischer Rechnungsdaten, so benötigt man einen einheitlichen, möglichst internationalen Standard. Um diesen zu entwickeln, gründeten die Spitzen von Bund und Wirtschaftsverbänden 2010 das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

Wie entstand die E-Rechnung?

2011 hat der Gesetzgeber mit dem Steuervereinfachungsgesetz die E-Rechnung der klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Seitdem erschuf das FeRD einen entsprechenden Standard: ZUGFeRD, oder “Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland”, wie die Abkürzung ausgeschrieben heißt.

ZUGFeRD dümpelte schon seit 2014 im Format 1.0 vor sich hin, ohne breite Akzeptanz zu finden. Das änderte sich durch das E-Government-Gesetz – auch: E-Rechnungsgesetz – und die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) des Bundes in Deutschland.

  • Öffentliche Auftraggeber wurden verpflichtet, bis zum 18. April 2020 E-Rechnungen annehmen zu können. Für Bundesbehörden bestand diese Verpflichtung schon seit Ende 2018.
  • Auftragnehmer des Bundes sind verpflichtet, Rechnungen ab dem 27. November 2020 elektronisch an den Bund zu stellen. Ausnahmen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro und Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich.

Der Termindruck beschleunigte die Entwicklung der E-Rechnung. Vor allem Deutschland und Frankreich tüftelten gemeinsam an der Umsetzung.

Anforderungen an eine rechtskonforme E-Rechnung

Eine PDF-Rechnung mit unstrukturierten Daten, wie sie heute oft als E-Mail-Anhang versendet wird, ist keine E-Rechnung. Denn der Empfänger kann unstrukturierte Rechnungsinhalte nur mit zusätzlichen Zwischenschritten, sprich: OCR-Erkennung, in sein System einlesen.

Medienbruchfrei zu verarbeiten

Eine “richtige” elektronische Rechnung oder E-Rechnung muss medienbruchfrei zu verarbeiten sein. Daraus ergeben sich zwei Bedingungen: Erstens muss sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zweitens muss dieses Format eine digitale, automatisierte Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.

Bedingungen für Vorsteuerabzug

Unter folgenden Bedingungen berechtigt eine E-Rechnung zum Vorsteuerabzug:

  • Der Rechnungsempfänger muss einverstanden sein; seine Einwilligung kann er auch implizit erteilen, indem er eine E-Rechnung annimmt.
  • Die E-Rechnung muss in einem elektronischen Format, wie zum Beispiel PDF, ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden.
  • Die E-Rechnung muss für Menschen lesbar sein.
  • Die Echtheit der E-Rechnung muss garantiert sein, etwa durch eine digitale Signatur oder ein internes Kontrollverfahren.
  • Die Unversehrtheit der Rechnung muss gewährleistet sein.
  • Die E-Rechnung muss alle Pflichtangaben und Merkmale aufweisen, die für den Umsatzsteuerabzug erforderlich sind.

ZUGFeRD 2.1 – die E-Rechnung ist da!

Deutsche und französische Spezialisten haben einen gemeinsamen Rechnungsstandard erarbeitet. Er heißt ZUGFeRD 2.1 oder in Frankreich Factur-X 1.0.

XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X – Was ist was?

Viele Begriffe, viel Verwirrung. Wir bringen Licht ins Dunkel. Um es schon einmal vorweg zu sagen: XRechnung ist ein Standard. ZUGFeRD 2.1 ist die Umsetzung dieses Standards – und einiges mehr.

XRechnung

Die XRechnung wird in § 4 der E-Rechnungsverordnung ausdrücklich als Datenaustauschstandard für die Erstellung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erwähnt.

Nach dem XRechnungs-Standard muss eine E-Rechnung folgende Bestandteile enthalten:

  • eine Leitweg-Identifikationsnummer
  • die Bankverbindungsdaten
  • die Zahlungsbedingungen,
  • die De-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Wird die XRechnung schon bei Auftragserteilung übermittelt, muss sie zusätzlich die Lieferantennummer und eine Bestellnummer enthalten.

ZUGFeRD 2.1 ist für Mensch und Maschine lesbar

ZUGFeRD 2.1 aus Deutschland ist identisch mit Factur-X aus Frankreich. Es ist derselbe, gemeinsam entwickelte Standard. Er erfüllt alle oben genannten Anforderungen an die XRechnung sowie die europäische Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung.

Der besondere Vorteil einer ZUGFeRD-Rechnung ist ihr hybrides Datenformat. Sie besteht aus zwei inhaltlich identischen Darstellungen der Rechnungsdaten:

  • einer PDF/A-3-Datei, die für Menschen lesbar ist
  • einer standardisierten XML-Datei, die die strukturierten Nutzdaten der E-Rechnung enthält

PDF/A-3 ist ein PDF-Format, das sich besonders gut für die Langzeit-Archivierung eignet.

Vorteile von ZUGFeRD

Zusammengefasst bietet ZUGFeRD 2.1 folgende Vorteile:

Einheitlicher Standard

Der XML-Anteil von ZUGFeRD 2.1 bzw. Factur-X 1.0 speichert zum Beispiel Aussteller, Datum, Nummer, Betrag, Empfänger, IBAN und alle Pflichtangaben in einem einheitlichen Format. Dadurch können Buchhaltungsprogramme die Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeiten.

Bildhafte PDF-Darstellung

Anders als die XRechnung verfügt ZUGFeRD aber auch über eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung. Das erleichtert das Handling der Rechnungen. Das hybride Format ermöglicht es, verarbeitungsfähige Daten und ein visuelles Rechnungsbild gleichsam in einem Container zusammenhängend zu speichern.

International kompatibel

Das Format ist mit dem internationalen Standard UN-CEFACT kompatibel und damit auch für den grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr tauglich.

Auch für KMU geeignet

ZUGFeRD-Rechnungen können Sie ohne Registrierungen, Zertifizierungen, elektronische Signaturen oder die Anbindung an E-Invoicing-Plattformen nutzen. Aufwand und Kosten für die Integration sind also minimal. So wird eine automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung auch für kleine Unternehmen möglich.

Ausblick: Wie geht es weiter mit der E-Rechnung?

Die E-Rechnung wird sich rasch etablieren. Das gilt für die öffentliche ebenso wie für die private Wirtschaft. Sie ermöglicht eine enorme Optimierung von Prozessen rund um den Zahlungsverkehr.

Einsparungen und Automatisierungen

Da strukturierte Daten ausgetauscht werden, ist keine OCR-Erkennung mehr nötig. Viele manuelle Schritte entfallen. Der Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen werden beliebig schnell, sicher und skalierbar. Wer möchte schon auf diese Vorteile verzichten? Wer kann es sich leisten, Zeit und Geld zu verschwenden im heutigen Wettbewerb?

ERP-Softwarehersteller sollten ZUGFeRD implementieren

Da ZUGFeRD nur Vorteile bringt, sollten Unternehmen Software verwenden, die diese Potenziale hebt. Hersteller von ERP- und Buchhaltungssoftware sind in der Verantwortung, ihren Kunden diese Vorteile zu erschließen.

Das FeRD gibt die Spezifikationen aller ZUGFeRD-Versionen kostenlos an Software-Anbieter weiter, damit diese den Standard für E-Rechnungen in ihre Lösungen integrieren können.

Fazit: ZUGFeRD ist kein Amtsschimmel

XRechnung ist der Standard für E-Rechnungen. ZUGFeRD 2.1 (deutsche Bezeichnung) und Factur-X 1.0 (französische Bezeichnung) setzen diesen Standard um. Beide sind vollständig kompatibel und technisch identisch. Sie umfassen einen bildhaften PDF-Teil und einen maschinenlesbaren XML-Teil mit strukturierten Daten. Beide Teile liegen in demselben Container und können gemeinsam archiviert werden.

Neben öffentlichen Verwaltungen profitiert auch die Privatwirtschaft von ZUGFeRD. E-Rechnungen lassen sich damit schnell und einfach implementieren. Die Kosten für Porto und Material fallen weg, ebenso die Arbeitszeit, die früher auf die Berichtigung von OCR-Scans der PDF-Rechnungen entfiel. Das verleiht der Automatisierung von Prozessen rund um Rechnungswesen und Buchführung einen enormen Schub. Achten Sie bei der Auswahl einer Software darauf, dass sie ZUGFeRD-Rechnungen umsetzt und – sofern der Bund zu Ihren Auftraggebern zählt – am besten auch die XRechnung.

 

Dorothea Heymann-Reder
Autorin dieses Beitrags
Dorothea Heymann-Reder schreibt Blogbeiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper für Software- und Beratungsfirmen. Ihre Fachartikel behandeln unter anderem Unternehmenssoftware, Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsabläufen sowie Compliance-Themen.
Bildquellen: spxChrome- iStockphoto.com (Beitragsbild oben), Dorothea Heymann-Reder (Porträt)