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HS Dokumentenmanagement - DMS Software

HS Dokumenten­management-System - alle relevanten Infos schnell verfügbar

Entdecken Sie die praktischen Funktionen der HS Dokumentenmanagement-Software!

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Nutzen Sie die Vorteile des Dokumentenmanagement-Systems von HS

Bewahren Sie alle Dokumente automatisch und gemäß den GoBD – mit dem HS Dokumentenmanagement-System!

Das praktische und nutzerfreundliche Programm für das Dokumentenmanagement ist eine Systemerweiterung für die HS Produktlinien. Es reduziert Ihren Personalaufwand – und Sie sparen Kosten für Lagerung und Papier. Neben der digitalen Ablage dient das HS Dokumentenmanagement-System (kurz: DMS) auch als unternehmensweite Informationsplattform. Mitarbeiter haben durch die Dokumentenmanagement-Software jederzeit Zugriff auf wichtige Akten. Das verbessert ihre Auskunftsfähigkeit und verschlankt die Prozesse.

  • Schneller Einstieg
    Durch unkomplizierte Installation, vorgefertigte Aktenpläne und optimale Integration des HS Dokumentenmanagement-Systems in die Softwareprodukte von HS

  • Zeitgewinn
    Durch rasche Einrichtung der HS Dokumentenmanagement-Software sowie unternehmensübergreifende Dokumentenablage aus HS Programmen und aus Fremdsystemen wie zum Beispiel Microsoft Office

  • Effizienzgewinn
    Durch zentralen und schnellen Informationszugriff dank Suche nach Volltext und Schlagworten mithilfe des Dokumentenmanagement-Programms

  • Kostenersparnis
    Durch geringeren Bedarf an Archivräumen und Papier sowie durch reduzierten Personalaufwand

  • Mehr Sicherheit
    Durch GoBD-konforme Aufbewahrung und präzise Benutzerrechte-Verwaltung im HS Dokumentenmanagement-System

Perfekt auf die HS Software abgestimmt

  • Ablage von Dokumenten (z.B. Verdienstabrechnungen, Rechnungen, Mahnungen) aus HS Programmen und Fremdsystemen
  • Direkter Zugriff auf das digitale Archiv aus Ihrer HS Anwendung heraus
  • Sofortige Auskunftsfähigkeit gegenüber Mitarbeitern, Führungskräften, Geschäftspartnern etc.
  • Schnelle Einrichtung dank praktischer Voreinstellungen der DMS Software

 

HS Dokumentenmanagement - Digitale Personalakte

Mehr Zeit dank cleverer Workflows

  • Jederzeit Zugriff auf Rechnungen und Informationen zum Bearbeitungsstatus
  • Browser öffnen, Rechnung prüfen, freigeben – alles ohne Laufwege und Nachtelefonieren
  • Durchgängiger Verarbeitungsprozess durch optimales Zusammenspiel der HS Rechnungsprüfung mit den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung
  • Fit für die Betriebsprüfung durch GoBD-konforme Aufbewahrung mithilfe von HS Dokumentenmanagement
  • Unkomplizierte Digitalisierung dank einfacher Installation und webbasierter Oberfläche

 

Finanzbuchhaltung Rechnungseingangsverarbeitung - Rechnungsworkflow

Effizientes Arbeiten mit digitalen Akten

  • Zugriff auf alle Projektinfos, Bilder, Zeichnungen u. Ä., unabhängig davon, welche HS Software Sie nutzen
  • Komfortable Suchfunktion über Volltext oder Schlagwörter für jedes Dateiformat
  • Drag-and-Drop-Funktion für die schnelle Ablage neuer Dokumente in DMS Akten

 

HS Dokumentenmanagement - Projekte

Gewohnte Ordnerstruktur nutzen

  • Darstellung von HS DMS als Laufwerk im Windows Explorer
  • Einfacher Einstieg in die Nutzung des Systems dank vertrauter Oberfläche
  • Einfache Ablage auch aus anderen Programmen

 

HS Dokumentenmanagement - Datei Explorer

Automatisierte Ablage aus MS Outlook

  • Intuitive Bedienung und optimale Integration in Microsoft Outlook
  • GoBD-konformes Archivieren von E-Mails
  • Formatkonvertierung zwecks Langzeitspeicherung von E-Mails und Anhängen auf Wunsch möglich

 

Integration in Microsoft Office

  • Direkte Ablage von MS Office Dateien in die digitalen Akten von Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Projekten etc.
  • Überblick dank automatischer Versionierung bei Ablage einer geänderten Datei
  • Praktische Ablage mithilfe des HS DMS PDF-Druckers

 

HS Dokumentenmanagement - MS Office Anbindung

Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort

  • Keine Installation notwendig, da Zugriff auf das HS DMS über einen Webbrowser
  • Ablage neuer Dokumente einfach per Drag-and-Drop
  • Bearbeiten auch von bestehenden Dokumenten

 

HS Dokumentenmanagement - Web-Anbindung

Das Dokumentenmanagement-System von HS – alle Funktionen im Detail

Laden Sie sich die Produktbroschüre für unser Dokumentenmanagement-Programm herunter

zum Download

Vorteile Haken

Kaufen oder mieten Sie die HS Dokumentenmanagement-Software

Vorteile Haken

Ausgezeichneter Kundensupport

Vorteile Haken

Persönliche Betreuung vor Ort durch HS Partner

Vorteile Haken

Starten Sie klein und erweitern Sie Ihr Dokumentenmanagement-System nach Bedarf

Video: Dokumentenmanagement in 90 Sekunden

Wir erstellen Ihnen gern ein individuelles Paket für Ihr Dokumentenmanagement-System und weitere HS Software

  • Modularer Aufbau nach dem Baukastenprinzip
  • Alle unsere Module und Zusatzprogramme
  • Entwicklung spezieller Zusatzfunktionen
    als Extra-Service

Persönlich, nah, kompetent: Wir unterstützen Sie auch vor Ort

  • Analyse der Arbeitsabläufe und ganzheitliche Beratung
  • Umsetzung Ihrer individuellen Anforderungen
  • Flexible und kurzfristige Beratungstermine

Zuverlässige und persönliche Betreuung – durch HS aus Hamburg oder durch einen unserer rund 140 regionalen Partner in Deutschland und Österreich.

HS Referenzen Andrea Schuck

Andrea Schuck, Buchhaltung, agrimed

Mit dem DMS haben wir alle Dokumente zu einem Vorgang schnell zusammen – das erleichtert die Rückverfolgung.
HS Referenzen Jenny Tiator

Jenny Tiator, Bereichsleiterin Finanzen & IT, Deutsche Metrohm

Durch den Einsatz der digitalen Personalakte können wir deutlich schneller als früher auf Abrechnungsdokumente zugreifen.
Mehr Kundenstimmen

Erweitern Sie Ihre Software flexibel

Module, Zusatzprogramme und Schnittstellen

Rechnungseingangsverarbeitung (REV)

Unterstützt Sie, eingehende Rechnungen zeit- und kostensparend zusammen mit den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung zu verarbeiten und GoBD-konform aufzubewahren.

zum Modul Rechnungseingangsverarbeitung (REV)

Individuelle Aktenpläne

Erweitern Sie die mitgelieferten Voreinstellungen oder konfigurieren Sie auf Wunsch Ihre eigene Aktenstruktur z.B. zur Abbildung Ihrer Projekte.

Massenimport

Importieren Sie viele Dateien (z.B. Ausgangsrechnungen aus Branchenlösungen) ganz schnell in Ihre digitalen Akten.

Design-Anpassung

Passen Sie mithilfe eines leistungsfähigen Design-Werkzeugs die Benutzeroberfläche des HS DMS Clients an Ihre fachlichen Bedürfnisse an.

Unternehmensweiter Einsatz

Setzen Sie die HS Software zur Dokumentenablage in allen Bereichen Ihres Unternehmens ein und nicht nur an Ihrem Arbeitsplatz oder in Ihrer Abteilung.

Steuerbare Zugriffsberechtigungen

Verwalten Sie unternehmensweit alle Berechtigungen. Sie bestimmen genau, wie und welcher Mitarbeiter Zugriff auf die Akten hat.

Was wir Ihnen über das HS Dokumentenmanagement-System hinaus anbieten

Hamburger Software bei der Kundenbetreuung

Consulting

  • Software-Einführung von der Planung bis zum Echteinsatz
  • Prozessanalyse und Softwarekonfiguration
  • Programmierung von Zusatzfunktionen für HS Anwendungen
  • Kontinuierliche individuelle Betreuung
Mehr erfahren
Training und Schulung der Softwarelösungen vom HS Personal

Training und Schulung

  • Firmen- und Gruppenseminare
  • Online-Schulungen und Webinare
  • Infoveranstaltungen
Mehr erfahren
HS bei der Schnittstellen Anbindung

Schnittstellen

  • Anbindung der HS API
  • Datenübernahme aus Ihrem Altsystem
  • Schnittstellen zu Fremdsystemen
Systeme und HS Produkte

Systemvoraussetzungen

Hier finden Sie die Mindestanforderungen des HS Dokumentenmanagement-Systems an Ihr System und Ihre Hardware.

Download
Downloads

Downloads

Whitepaper, Factsheets, Broschüren und mehr über das HS Programm für Dokumentenmanagement und weitere Software von HS.

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Staatliche Förderungen und Kosten

Staatliche Förderungsmöglichkeiten

Profitieren Sie von der staatlichen Förderung für Digitalisierungsmaßnahmen – auch bei der HS Dokumentenmanagement-Software!

Zu den Fördermöglichkeiten

FAQ

Jedes Unternehmen arbeitet täglich mit einer Vielzahl verschiedenster Dokumente – es erstellt, bearbeitet, verschickt und archiviert sie. So haben Beschäftigte ständig mit großen Mengen an Daten zu tun. Beim Dokumentenmanagement werden relevante Unterlagen daher so verwaltet, dass jederzeit auf alle Informationen zurückgegriffen werden kann. Ohne professionelle DMS-Software bleibt die Qualität der Dokumentenablage häufig dem Organisationstalent der Mitarbeiter überlassen.

Briefe, Rechnungen, Belege, E-Mails, Verträge und viele andere aufbewahrungspflichte Firmendokumente werden analog in Ablagefächern und Aktenschränken aufbewahrt oder digital in E-Mail-Postfächern oder auf Netzlaufwerken gespeichert. Damit wichtige Daten bei Bedarf von allen Beschäftigten schnell wiedergefunden werden, müssen die Unterlagen von Hand katalogisiert und benannt werden. Das kostet Zeit und erschwert im Tagesgeschäft eine strukturierte Dokumentenverwaltung.

Werden relevante Informationen dann jedoch benötigt, muss häufig viel Zeit in die Suche investiert werden. Darunter leidet nicht nur die Handlungsfähigkeit des Unternehmens, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software, die alle Vorgänge rund um die Arbeit mit wichtigen Informationsobjekten (Dokumente, Zeichnungen, Videos etc.) umfasst. Sie erleichtert, beschleunigt und optimiert das gesamte Dokumentenmanagement und spart damit Zeit und Kosten. Zudem werden alle geschäftsrelevanten Dokumente revisionssicher und nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufbewahrt..

Das HS Dokumentenmanagement-System wird von unseren Experten in Ihrem Unternehmen eingeführt, damit Sie und Ihr Team schnell alle Funktionen nutzen können. Die benutzerfreundliche Software erlaubt einen schnellen und unkomplizierten Einstieg. Digitale Dokumente wie E-Mails oder Textdateien können direkt ins DMS überführt werden. Analoge Unterlagen werden eingescannt und auf diese Weise digitalisiert. Mit wenigen Klicks lassen sich die Dokumente mit Schlagworten versehen und indizieren. So können alle zugriffsberechtigten Beschäftigten zu jeder Zeit und von jedem Ort relevante Daten im Dokumentenmanagement-System schnell und einfach finden, darauf zugreifen und sie bearbeiten

Das Dokumentenmanagement-System erlaubt das Speichern von Unterlagen aller Art in einer zentralen Software. Dank standardisierter und automatisierter Vorgänge funktioniert die Erstellung und Bearbeitung sehr schnell und einfach. Durch Verknüpfungen der Dokumente untereinander und durch Schnittstellen zu anderen Software-Modulen von HS können alle Bearbeitungsprozesse effizienter gestaltet werden. Auf diese Weise optimiert das Dokumentenmanagement-System die Produktivität und Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens. Bei Kundenanfragen kann jedes Teammitglied sofort Auskunft erteilen – das steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern freut auch die Beschäftigten.

Haben Sie Fragen zu unserem Dokumentenmanagement-System?

HS Mitarbeiter Aljoscha Kuhr

Wir beantworten gern Ihre Fragen rund um unser DMS

Aljoscha Kuhr, Produktmanager

040 63297-333

Mo. - Do. 08:30 h–17:30 h; Fr. 08:30 h - 16:30 h

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