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SEPA-Lastschriftmandate versenden und verwalten

Ab dem 1. Februar 2014 dürfen Banken das in Deutschland verbreitete Lastschriftverfahren per Einzugsermächtigung nicht mehr anbieten. Stattdessen müssen Zahlungsempfänger von den Zahlern ein SEPA-Lastschriftmandat einholen. Hierfür gelten strengere Regeln als bisher. Neben zusätzlichen Informationen gehört dazu die stärkere Nachweispflicht der Mandatierung.

De-Mail ermöglicht Unternehmen und Organisationen die rechtssichere elektronische Übermittlung von SEPA-Lastschriftmandaten und sogenannten Pre-Notifications (SEPA-Vorabinformationen). Weitere Anwendungsmöglichkeiten für De-Mail bestehen im Bereich von Mahnungen und Avis, da solche Dokumente oft eine gesteigerte rechtliche Relevanz haben.

Beispiele für die Notwendigkeit von SEPA-Lastschriftmandaten:

  • Verlagswesen – Abonnements
  • Telekommunikation – monatliche Abrechnung
  • Wohlfahrtsverbände – wiederkehrende Spendensammlung
  • Vereinswesen – monatliche Mitgliedergebühr
  • Versicherungen – Beitragszahlung per Lastschrifteinzug

Die Lösung von HS: De-Mail und Fibu verknüpfen

De-Mail bietet die Voraussetzungen für eine rechtssichere, nachweisbare Kommunikation im Zusammenhang mit der Einholung von SEPA-Mandaten – ohne dabei den klassischen Papierbrief oder komplizierte Signaturverfahren einsetzen zu müssen. Die Teilnehmer werden eindeutig identifiziert. Somit ist die unverfälschte Zustellung der Nachrichten vollständig nachweisbar. Damit Sie diese Vorteile nutzen können, verknüpfen wir unsere Programme zur Finanzbuchhaltung mit der De-Mail der Deutschen Telekom.

Vorteile

  • Geringerer Verwaltungsaufwand bei der Einholung von SEPA-Lastschriftmandaten
  • Telekommunikation – monatliche Abrechnung
  • Effiziente und übersichtliche Verwaltung der eingegangenen Mandats-Einwilligungen
  • Leichte Nachweisführung der Mandatierung
  • 1-Klick-Mandatierung der Kunden durch eindeutige Identifizierung von De-Mail-Versender und -Empfänger
  • Automatische Vorgangsbearbeitung ohne Medienbruch
  • Sichere digitale Zustellung mit eindeutiger Dokumentation der Unverfälschtheit einer Nachricht

De-Mail als Lösung für SEPA-Lastschriftmandate

Schaubild SEPA-Lastschriftmandate per De-Mail

Archivierung und Verschlagwortung der Dokumente

Die HS Anwendungen erstellen auf Wunsch ein Dokument mit der Bezeichnung „SEPA-Mandat“ und füllen darin fallbezogen bestimmte Eingabefelder aus. Diese vorbesetzten SEPA-Mandate können z.B. mit dem Erweiterungsmodul Archiv-Anbindung im HS Dokumentenmanagement (HS DMS) archiviert werden. Um den Versand der Dokumente mittels De-Mail sicherzustellen, werden relevante Dokumente bereits bei der Archivierung einmalig entsprechend markiert. Hier findet auch die automatische Verschlagwortung De-Mail-spezifischer Begriffe statt. Die Werte für die Schlagworte brauchen in den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung lediglich einmal in den Einstellungen zur Archivierung und für den Versand von De- Mails eingegeben werden.

Versand als De-Mail

Die Erstellung und der Versand der De-Mails erfolgen automatisch durch das HS DMS im Zusammenspiel mit dem De-Mail Gateway der Deutschen Telekom. Das System erzeugt die Mails und sendet sie an das De-Mail Gateway. Anschließend wechselt der De-Mail-Status des Archivdokuments zu „gesendet“, und das Versanddokument wird in den gleichnamigen Ordner verschoben. Die zu versendenden SEPA-Mandate werden automatisch identifiziert und als Kopien der archivierten Dokumente in einem De-Mail-Ausgangsordner im HS DMS archiviert. Der De-Mail-Status des Archiv-Dokuments lautet dann z.B. „in Arbeit“ .

Verarbeitung von Rückmeldungen aus dem Versand

Rückantworten werden automatisch verarbeitet. Falls der Versand – beispielsweise aufgrund einer falschen De-Mail-Adresse – fehlgeschlagen ist, weist das System Sie darauf hin. Plausibiltätsprüfungen schützen Sie zudem vor formalen Fehlern, etwa aufgrund einer Verletzung von syntaktischen Regeln.

Interesse an De-Mail geweckt?

Sie möchten künftig auch SEPA-Lastschriftmandate per De-Mail versenden und verwalten? Dann kontaktieren Sie uns!

Kontakt

Foto von HS Mitarbeiterin Ulrike Koch
Ulrike KochTel. (040) 63297-333

Zahlen und Fakten

  • Gründung

    1979

  • Mitarbeiter

    170 Mitarbeiter in Hamburg

  • Partner

    150 Vertriebspartner in D/A/CH