Archiv & Dokumentenmanagement Produktmanagerin und Leiter Projekte & Consulting Projekte Personalmanagement und Digitale Personalakte BeratunsgteamHS FinanzwesenProduktmanagerin Archiv & Dokumentenmanagement
HS Finanzwesen

Dokumentenmanagementlösung:
Dokumente und Informationen schnell archivieren und finden

Ebenso wie mit der Archivlösung reduzieren Sie auch mit der Dokumentenmanagementlösung Ihre Papierberge und Ablagearbeiten im Umfeld des HS Finanzwesens. Zusätzlich können Sie mit der Dokumentenmanagementlösung auch Dokumente und Informationen verarbeiten, die Sie z.B. von Ihren Kunden und Lieferanten erhalten haben oder die aus Fremdapplikationen stammen.

Wie viele Ordner füllen Ihre Journale, Mahnungen, OP-Listen, Kontoblätter etc. jährlich bei Ihnen? Je nach Unternehmensgröße sind es leicht 20 bis 50 Ordner, um die das Papierarchiv jährlich wächst. Bereits bei 20 Ordnern à ca. 500 Blatt kommen rund 10.000 Blatt Papier zusammen, die es zu bedrucken und richtig abzulegen gilt.

Mithilfe der Dokumentenmanagementlösung werden Ihre wichtigen Dokumente, die Sie mit dem HS Finanzwesen erzeugen, beim Drucken oder e-mail- Versand automatisch verschlagwortet und sicher im HS Dokumentenmanagement archiviert. Sie sparen somit Material und wertvolle Arbeitszeit. Für die Archivierung von 500 Blatt Journalen benötigen Sie künftig weniger als zweieinhalb Minuten. Darüber hinaus minimieren Sie Ihre Lagerkosten.

Nutzen & Vorteile

Einfach effizient
Sie definieren einmalig, ob und wann Ihre Journale, OP-Listen, Berichte etc. automatisch beim Drucken bzw. e-mail-Versand archiviert werden sollen. Alle weiteren notwendigen Angaben zur elektronischen Archivierung im integrierten HS Dokumentenmanagement werden als Vorbesetzung mitgeliefert, die Sie bei Bedarf anpassen können.

Ebenso definieren Sie über das HS Finanzwesen die Vorbesetzungen für die Ablage Ihrer extern erzeugten Dokumente und Informationen im HS Dokumentenmanagement (Ablagestruktur, Vergabe von Zugriffsrechten etc.).

Mahnungen, Kontoblätter etc. per e-mail versenden
Reduzieren Sie Ihre Kosten für Porto, Papier, Druckerverbrauchsmaterial etc. und versenden Ihre Mahnungen, Kontoblätter Zahlungsbelege etc. per e-mail. Mithilfe der Dokumentenmanagementlösung können Sie diese Dokumente beim Versand komfortabel per Mausklick im HS Dokumentenmanagement archivieren.

Zeitgewinn
Wie viel Zeit verbringen Sie mit dem Druck und der Ablage der aufbewahrungspflichtigen Dokumente in der Finanzbuchhaltung? Zeit, die Ihnen fehlt, um wichtigere Themen anzugehen (z.B. Mahnwesen, Liquiditätsplanung). Die Dokumentenmanagementlösung übernimmt für Sie die lästige Ablagetätigkeit und ermöglicht Ihnen die revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente.

Wie häufig suchen Sie nach alten Rechnungen Ihrer Lieferanten oder Mahnungen an Ihre Kunden? Dank der Dokumentenmanagementlösung haben Sie per Mausklick im HS Finanzwesen Zugriff auf die im HS Dokumentenmanagement abgelegten Dokumente und können gezielt danach suchen.

Rückfragen von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern beantworten Sie somit in Sekundenschnelle.

Synergieeffekte
Wenn Sie die die Archiv- oder Dokumentenmanagementlösung zur HS Auftragsbearbeitung einsetzen, profitieren Sie doppelt. Selbst ohne Buchungsübergabe haben Sie die Möglichkeit, sich die archivierten Belege aus der HS Auftragsbearbeitung (z.B. Lieferscheine, Ausgangsrechnungen) im HS Finanzwesen anzeigen zu lassen. Nach dem Buchungsabschluss steht Ihnen darüber hinaus das Belegbild der Ausgangsrechnung beim Buchen zur Verfügung.

Selbstverständlich können die Mitarbeiter aus der HS Auftragsbearbeitung auch auf extern erzeugte Dokumente zugreifen, die Sie über das HS Finanzwesen im HS Dokumentenmanagement abgelegt haben (z.B. Eingangsrechnungen). Umgekehrt sehen Ihre Kollegen in der HS Auftragsbearbeitung auch die Mahnungen, die Sie beispielsweise per e-mail verschickt haben.
Mehr Informationen zur Dokumentenmanagementlösung für die HS Auftragsbearbeitung.

Optionen

Sie wollen auch weiteren Mitarbeitern, die nicht direkt mit dem HS Finanzwesen arbeiten, den Zugriff auf die im HS Dokumentenmanagement abgelegten Dokumente und Informationen ermöglichen? Dann informieren Sie sich im Bereich Archiv & DMS, wie Sie z.B. Ihren Führungskräften Ihre archivierten Eingangsrechnungen digital zur Verfügung stellen.
Mehr Details zum HS Dokumentenmanagement.

Broschüre zum HS Dokumentenmanagement

Service bei HS

Viele glauben, die Basis der digitalen Welt seien 0 und 1. Bei HS wissen wir: Die Basis der digitalen Welt sind Menschen - 0 und 1 bzw. die Software sind nur Werkzeuge.

Software ...

Es geht um Menschen, die Aufgaben erledigen wollen. Dabei soll es besonders schnell, einfach, sicher, komfortabel, zuverlässig oder verständlich zugehen. Software ist nur ein Mittel für diesen Zweck. Gute Software wird von Menschen gemacht, die sich in die Nutzer hineinversetzen. Sie fragen sich, welche Aufgaben und Wünsche die Nutzer haben und programmieren dann eine Software dafür. Dazu braucht es Praxiswissen, Fachkompetenz, Empathie und Erfahrung.

... & Service

Doch selbst gute Software ist nur der eine Teil: So verschieden wie Menschen sind, so verschieden sind ihre Anforderungen, wenn es um die Unterstützung beim Einsatz der Software geht. HS bietet daher ein breites Spektrum an Serviceleistungen an, die sich zum passgenauen Paket für die individuellen Anforderungen zusammenstellen lassen. Dabei schöpfen wir aus den Erfahrungen unserer langjährigen Firmengeschichte sowie aus dem reichen Schatz an Erfahrungen und Fähigkeiten der Menschen bei HS.

  • HS Akademie - macht Sie fit für die Praxis
  • Unsere Anwenderhotline - immer kompetent, erreichbar und verständlich
  • Online-Support direkt an Ihrem Rechner - schnell, nah und individuell
  • Unsere Support-Datenbank - jederzeit verfügbar, immer aktuell
  • Die HS Programmwartung - zuverlässig, aktuell und gesetzeskonform
  • Regelmäßige Informationen - früher wissen, was kommt
Schaubild Software & Service bei HS

Interesse an der Dokumentenmanagementlösung?

Sie haben Interesse, die Dokumentenmanagementlösung zum HS Finanzwesen näher kennenzulernen? Dann melden Sie sich gerne bei uns. Wir rufen Sie schnellstmöglich zurück.