Immobilien Planung
Feb 24, 2015 // AUS-DER-PRAXIS

Big Business

Die b.i.g.-Gruppe ist Spezialist für das Beraten, Planen und Betreiben von Immobilien. Seine kaufmännischen Prozesse organisiert das Unternehmen mithilfe der ERP-Software von HS.

HS Digitale Personalakte

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HS Finanzwesen

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Von der Münchner „Allianz Arena“ über die „O2 World“ in Berlin und verschiedene WM-Stadien in Brasilien bis zum Frankfurter Flughafen: Die Liste der Referenzprojekte, bei denen die b.i.g.-Gruppe an der Entstehung beteiligt war oder Leistungen im laufenden Betrieb erbringt, ist lang. Anfang der 1980er-Jahre in Karlsruhe als b.i.g. bechtold INGENIEURGESELLSCHAFT MBH gegründet, hat sich das Unternehmen zu einem international tätigen Dienstleister mit rund 3.000 Beschäftigten entwickelt. Die heutige b.i.g.-Gruppe belegt die Geschäftsfelder Ingenieurplanung, Facility- Management, Projektsteuerung, Gebäudeservice, Sicherheitsdienstleistungen, Akademie sowie komplexe Dienstleistungen.

Hohe Anforderungen an die kaufmännische Steuerung

Ein derart breites Angebot erfordert effiziente Prozesse und eine professionelle kaufmännische Steuerung. „Wir führen hier in Halle unter anderem die Finanzbuchhaltung und die Lohnabrechnung für 14 der 27 b.i.g.-Gesellschaften durch“, erläutert Kerstin Kühne, zuständige Geschäftsführerin für den Standort Halle. Seit Mitte der 1990er-Jahre nutzt das Unternehmen für diese Aufgaben Software von HS.

Zeitersparnis durch Automatisierung von Routinearbeiten

„Ein sehr wichtiger Punkt ist für uns, die Arbeitszeit und die Fähigkeiten unserer Mitarbeiter optimal einzusetzen“, sagt Kühne. Ihr besonderes Augenmerk gilt daher der Entlastung von aufwendigen Routinetätigkeiten: „Mit den Lösungen von HS sparen wir immens Zeit ein. Zum Beispiel mit dem Modul „Kontierung“. Wir haben täglich rund 35 bis 40 Seiten an Kontoauszügen zu bearbeiten. Diese wurden früher alle manuell kontiert und erfasst. Heute werden die Daten eingelesen. Bei den automatischen Kontierungsvorschlägen müssen wir nur noch dort eingreifen, wo bei der Zahlung Informationen fehlen.“ Doch auch in anderen Bereichen nutzt das Unternehmen das Zeitsparpotenzial der Lösungen von HS, etwa bei der Ablage der Personaldokumente.

Effiziente Personalverwaltung mit digitaler Personalakte

Angesichts von rund 3.000 Mitarbeitern ist leicht nachvollziehbar, mit welch hohem Aufwand allein die händische Ablage der Verdienstabrechnungskopien verbunden ist. Die b.i.g.-Gruppe nutzt daher – im ersten Schritt am Standort Halle – die digitale Personalakte von HS. Mit der Software lassen sich alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente aus der Lohnabrechnung automatisch archivieren. „Wir haben das System im März dieses Jahres mit Unterstützung des Herstellers eingeführt. Dabei haben wir die vorbesetzte Aktenstruktur nahezu vollständig übernehmen können. Das Programm läuft bestens, und wir sparen auch hier eine Menge Zeit“, so Geschäftsführerin Kühne.

Kerstin Kühne
"Dank der ausgeklügelten Rechteverwaltung können wir den Führungskräften gezielten Zugriff auf die Personalakten ihrer Mitarbeiter einräumen."
Kerstin Kühne

b.i.g. Gruppe Management GmbH

Wurden bisher nur die neu hinzukommenden Dokumente mit der digitalen Personalakte archiviert, hat die Personalabteilung nun damit begonnen, bereichsweise die Papierakten der aktuell beschäftigten Mitarbeiter zu digitalisieren. „Am Ende werden wir nur noch die Vertrags- und Vereinbarungsdokumente in Papierform aufbewahren, alles andere gibt es dann nur noch digital“, sagt Kerstin Kühne. Durch die elektronische Ablage spart das Unternehmen zum einen Archivstellfläche und zum anderen wertvolle Arbeitszeit ein. „Die ausgeklügelte Rechteverwaltung in den HS Anwendungen ermöglicht es uns in Kombination mit dem breiten Angebot an verschiedenen Lizenzen für das HS Dokumentenmanagement, den Führungskräften über VPN gezielten Zugriff auf die Personalunterlagen ihrer Mitarbeiter einzuräumen“, so die Geschäftsführerin. Sobald die Erfahrungen mit der Nutzung der digitalen Personalakte in Halle ausgewertet sind, soll das System auch am Standort Karlsruhe eingeführt werden.

Weitere Potenziale ausschöpfen

Bei aller Freude über den erzielten Effizienz- und Transparenzgewinn: Kerstin Kühne ist sich darüber im Klaren, dass das Unternehmen bislang lediglich einen Bruchteil der funktionellen Möglichkeiten der HS Lösungen nutzt. Sie hat sich daher zum Ziel gesetzt, durch weitere Prozessoptimierungen auch künftig Freiräume zu erschließen und Kapazitäten noch besser einzusetzen. Dass dies anfangs oft mit vermehrten Anstrengungen einhergeht, bereite ihr keine Sorge, sagt sie. Schließlich wisse sie den Hersteller hinter sich: „Die Unterstützung durch HS ist spitze – kundennah, hilfsbereit, kompetent.“

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zum Unternehmen: www.big-gruppe.com

Bildnachweis:Maxx-Studio/Shutterstock.com, b.i.g. Gruppe Management GmbH (unten)