BRAUN Möbel-Center Gebäude
Jul 4, 2014 // AUS-DER-PRAXIS

Personalverwaltung ohne Papierflut

Effizienter arbeiten und Platz sparen: Die BRAUN Möbel-Center GmbH & Co. KG möchte Aktenordner und Papierberge aus der Personalabteilung verbannen. Hierzu überführt der Möbelhändler die Akten seiner mehr als 1.000 Mitarbeiter in die Digitale Personalakte von HS.

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Aktenordner, Hängemappen, Ausdrucke: Im Büro von Thomas Kittelberger, Personalsachbearbeiter beim BRAUN Möbel-Center, ist Papier noch allgegenwärtig. „Es wird langsam eng“, sagt er. Im Archiv sehe es ähnlich aus. Pro Jahr kommen in der Personalverwaltung des Unternehmens rund 60 Aktenordner mit aufbewahrungspflichtigen Dokumenten dazu. „Viele Personalakten sind außerdem mittlerweile so dick, dass ich lange blättern muss, bis ich die gesuchte Information finde“, berichtet Kittelberger. Ein anderes Problem: „Wir haben zehn Standorte, und natürlich müssen auch die Filialen auf die Personalakten zugreifen können. Aus Gründen der Praktikabilität und der Datensicherheit möchten wir die Akten jedoch nicht aus der Hand geben“, so der Personalsachbearbeiter.

Digitale Personalakte von HS eingeführt

Um die Situation zu verbessern, entschieden sich Geschäftsführer Matthias Bader und Personalleiter Christoph Bürker vor geraumer Zeit für die Einführung einer elektronischen Aktenverwaltung. Von einer Werkstudentin ließ man sich ein Anforderungsprofil erstellen. Anschließend schaute sich Personalprofi Kittelberger verschiedene Systeme an. Nach eingehender Prüfung entschied sich die Unternehmensleitung für die Digitale Personalakte von HS. „Ausschlaggebend war zum einen, dass die Software funktionell unseren Vorstellungen entspricht und leicht bedienbar ist. Zum anderen machen wir mit der Lohnsoftware und dem Support dieses Herstellers bereits seit Jahren positive Erfahrungen“, sagt Thomas Kittelberger. Zur Installation und Einrichtung der digitalen Personalakte kam ein Mitarbeiter von HS an vier Tagen ins Haus. Insgesamt dauerte der Einführungsprozess knapp 14 Tage. „Die Beratung und Betreuung waren sehr gut, zügig und kompakt“, erinnert sich der Personalsachbearbeiter.

Bislang ein Drittel der Bestandsakten digitalisiert

Unmittelbar nach der Installation begann Thomas Kittelberger damit, neue Dokumente mit der Digitalen Personalakte zu archivieren. Von den circa 1.000 bestehenden Akten in Papierform hat er bislang etwas mehr als ein Drittel digitalisiert. „Wir scannen selbst, weil jede Akte gelesen und dabei Unwichtiges entfernt werden muss. Das mache ich lieber eigenhändig“, sagt er. Nachdem er die Unterlagen von Eisen befreit und vorsortiert hat, scannt Kittelberger sie mit einem Multifunktionsgerät von Lexmark. Mit Unterstützung durch HS wurde das Gerät so programmiert, dass die Scan-Dateien automatisch in den vorher festgelegten Dokumentenordnern gespeichert werden. Bei den ersten 350 Personalakten hatte ihn die Werkstudentin unterstützt, inzwischen erledigt er den Job alleine. „Für das Scannen der restlichen 650 Akten rechne ich mit drei Monaten. Zu zweit würde sich die Zeit halbieren“, so Kittelberger. Die Papieroriginale bewahrt die Personalabteilung vorerst auf. „Nachdem alles gescannt worden ist, wollen wir zunächst drei Monate lang digital arbeiten, um sicherzugehen, dass wir keine Dokumente vergessen haben“, erläutert der Personaler.

Thomas Kittelberger
"Mit der digitalen Personalakte findet man immer schnell, was man sucht."
Thomas Kittelberger

BRAUN Möbel-Center GmbH & Co. KG

Ressourcenschonung und Zeitersparnis

Auch wenn ein großer Teil der Personalakten noch gescannt werden muss – die Vorzüge der digitalen Lösung gegenüber dem Papierarchiv zeichnen sich bereits ab. „Ich schätze, dass wir jährlich rund 25.000 Blatt Papier plus entsprechendes Druckermaterial einsparen“, sagt Kittelberger. Noch wichtiger ist ihm und der Unternehmensleitung allerdings der Aspekt Prozessoptimierung. Ohne Medienbruch kann das Unternehmen nun die Dokumente aus der Lohnsoftware HS Personalwesen automatisiert archivieren. Des Weiteren beschleunigt sich der Informationszugriff erheblich. „Mit der Digitalen Personalakte weiß man immer sofort, wo man nachschauen muss. Die Dokumente werden zudem übersichtlicher dargestellt, als das in einem Aktenordner möglich ist“, so der Personaler. Weiterer Vorteil: Es können mehrere Nutzer gleichzeitig und von verschiedenen Stand-orten aus auf die Akten zugreifen. Derzeit besteht der Nutzerkreis aus drei Anwendern in der Personalabteilung sowie aus Geschäftsführer Bader und Personalleiter Bürker. Wenn alles gescannt worden ist, werden künftig auch die Filialgeschäftsführer die Akten ihrer Mitarbeiter im System sehen können.

In Vorbereitung: Bewerbermanagementsystem

Mit der Digitalen Personalakte will das BRAUN Möbel- Center im personalwirtschaftlichen Bereich aber nicht nur den Status quo verbessern, sondern auch die Grundlagen für weiteres Wachstum schaffen. Bis 2015 soll in Offenburg ein neues Wohnkaufhaus entstehen, für das der Möbelhändler 250 Mitarbeiter einstellen will. Die elektronische Aktenverwaltung ist eine wichtige Voraussetzung, um den erwarteten Mehraufwand bewältigen zu können. Darüber hinaus beabsichtigt das Unternehmen, auf die Digitale Personalakte ein Bewerbermanagementsystem von HS aufzusetzen. Dieses soll die Anlage der Mitarbeiterstammdaten und die Korrespondenz mit Bewerbern erleichtern. Thomas Kittelberger: „Ich gehe davon aus, dass uns HS auch hier eine optimal konfigurierte Lösung zur Verfügung stellen wird.“

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zum Unternehmen: www.braun-moebel.de

Bildnachweis:BRAUN Möbel-Center